浅谈如何利用信息化技术提升建筑企业档案管理水平

徐秀香

随着普遍应用的电子信息技术水平的不断进步，我国建筑企业档案管理工作开始朝着科学管理的方向发展，逐步健全建筑企业的管理制度，为将来企业进步发展打好基础。档案管理工作贯穿在建筑企业的每一个阶段，与企业招投标、施工质量有着紧密联系。因此，需要进一步增强建筑企业档案信息化管理工作力度，探索新的发展途径，转变档案管理人员的观念，推动建筑企业档案管理工作更加良好地发展。

一、档案信息化建设的重要作用

（一）提高档案工作效率

档案管理不再耗费大量的人力以及时间，查询应用更加准确便捷。档案数据一次录入即可实现共享，打印多种检索工具和各种报表，十分便利，极大地提高了工作效率。进行检索以及查询的过程中，能够应用多种不同的查询方法，按照管理权限，利用网络自行对档案信息进行查询，针对过期不归还的借阅者可以实现催还行为，大大降低了工作人员的工作量。

（二）部门职能将保管变成服务

信息化技术应用到档案管理过程中，公司的各种文书、科技档案等都能够在网络上进行浏览（有权限制约），提供给公司领导以及设计部门良好的服务。如此一来，档案管理职能不再是档案的保管单位，而是公司内部信息共享服务中心。

（三）优化企业档案管理业务流程，提升管理水平

经过对企业档案实现网络化的建设，不但将档案管理工作者的管理观念不断改善，而且提高了管理人员的业务素养以及工作技能，保证档案管理人员充分掌握网络以及软件等的操作技巧，保证管理流程出现彻底的变化，保证档案管理工作更加规范，不断提高档案管理水平。

（四）企业发展的内在动力

建筑企业档案管理对象是企业的核心竞争信息，档案管理工作具有非常重要的作用。如何为企业发展进步带来保证，是所有档案管理工作人员所面对的重要任务。建筑企业档案管理需要将传统的档案管理以及服务模式进行改变，应用现代化的信息技术，充分对既有资源的潜在价值进行挖掘，为企业决策带来非常良好的参考依据，提高企业的竞争力。一成不变的档案管理模式会制约企业的健康发展，建筑企业应当高度重视档案信息化建设，真正将档案管理工作的作用发挥出来，切实推动企业的健康发展。

二、建筑企业档案管理信息化管理当中存在的问题

（一）认识不足

有些建筑单位一味地关注企业的短期利益，忽略了企业档案管理的信息化建设，导致档案管理人力资源不足、硬件配置滞后、管理系统落后等。档案管理给企业发展产生的影响见效慢这一特征，导致管理人员对档案管理视而不见，根本不关注解决阻碍企业发展的问题。认识不足对行政支持力度产生了影响，制约了档案工作的创新发展，所以造成我国建筑企业档案管理信息化水平低。

（二）不健全的企业档案信息化管理制度

正常的建筑企业运转过程中，企业当中档案信息化管理是不可或缺的一部分。档案信息化管理工作要想顺利运行下去，不能缺乏健全的企业档案信息化管理制度。但在实际中，建筑企业档案信息化建设受到很多因素的影响，而且管理时间较短，档案信息系统并不成熟。有的企业完全不了解企业信息化档案管理工作，也并未真正认识到企业档案信息化管理的作用，也没有综合多方意见，对档案信息化管理制度进行完善，导致和当前档案信息化管理的要求完全不符，不符合自身的发展趋势，无法顺利进行档案信息化管理，直接给信息化管理水平提高带来不利影响。

（三）发展不平衡

有的大型建筑企业开始档案管理信息化建设时间比较早，投入了比较大的人力、物力以及财力，档案管理水平已经实现较高的水平。可是有的中小型建筑企业还并未真正正确了解到企业档案信息化建设的重要意义，或者虽然已经起步但是较为缓慢，加上企业自身实力的约束，导致投入力度不足，导致信息化的档案管理工作进程慢。信息化建设差距大，直接导致我国建筑企业档案管理信息化建设发展不均衡，总体水平不高。

（四）建筑企业档案人员的业务水平参差不齐

我国的建筑企业当中，普遍存在着各级管理人员不够重视档案管理工作的问题，对档案管理工作的重要性认识不到位，认为档案管理工作就是对工程档案的收集、整理、归档以及保管等任务，无需专业知识，无需配置专业人员，导致档案工作人员来源杂乱、档案专业知识不足、业务水平低，给档案管理工作带来不良影响。

三、建筑企业档案信息化管理措施

（一）电子档案文件格式的标准化

经过分析档案信息化管理当中接收以及归档电子档案方式的优劣势，为了更好地实现建筑企业信息化管理，就必须统一电子档案的文件格式。具体统一文件格式的方式如下：第一，建筑工程项目在整个施工过程中要严格按照每一个环节的差异选择不一样的应用软件，统一文件格式就需要将其整合成为兼容多种格式的电子文件。第二，更加良好地确保电子档案信息的真实、有效以及原始性。第三，档案信息内容一定要清楚、文档格式要美观，方便进行检索查询应用。第四，节省信息化档案的成本，信息内容提供批注，方便进行存储以及管理。第五，可以对各种扫描文件进行接收，支出多种电子文件的获取方式。第六，应用知识产权对电子档案进行保护。

（二）确定纸质档案以及电子文件的应用制度

建筑企业当中，档案大部分是纸质档案，或者是基于磁介质的录像带、磁盘等。纸质档案在完成电子数字化之后，按照档案整理方式实现整理、组卷、装订；数字化的档案上传到档案信息化系统当中。有的单位将档案管理信息化单纯地理解为档案管理数字化，基础工作准备不充分的情况中产生了过分追求纸质档案数字化的效率、完成度。有的建筑单位单纯地以为数字化加上信息上网即为信息化，如此一来会产生很多隐患，最后大部分数字化成果也会因为格式、质量问题无法共享变成数据垃圾，造成浪费。应用纸质档案的过程中要按照应用对象，档案室的专业工作者按照档案利用制度填写应用者信息、填报应用内容；电子档案的借阅要利用档案信息化系统实现，应用者要使用专用的软件，只能进行打印不能下载，如需下载要办理特殊的手续，不能对档案原始信息进行更改；电子档案应用过程中，数据库利用软件识别应用者信息，自动记录以及统计应用者的操作行为。电子文件处理保存要符合我国的安全保密规定，对非法操作、病毒侵害等要利用有效的防范措施。

（三）加强档案信息安全建设力度

第一，将安全管理机制有效建立起来，确定相对应的网络、数据加密、口令守则等方面的制度；建立健全安全审计跟踪体系，有效提高总体信息安全防范意识。对安全等级比较高的系统，实现系统管理者对用户权限的分配管理，详细记录对系统维护内容以及维护前后情况等事项。第二，加强对病毒预防的安全手段，将反病毒扫描以及杀毒的监督管理系统建立起来，同时定期对文档实现备份，实现多处异地存放的目的。第三，将计算机网络安全预警中心建立健全，实现安全监督控制以及预警的功能，监视网络数据库的安全。

（四）加强管理工作者的培训与教育

要有效提升档案信息化管理人员的管理水平，才可以保证档案信息管理工作质量不断优化。因此，建筑企业要关注培养专业的档案信息管理人才，具体是利用增强有关人员培训教育工作力度来实现：第一，企业要主动开展讲座，对管理工作者的管理技术以及方法进行专门培养。第二，企业要从招聘人员开始，严格对管理人员的水平进行要求，引入高素质的人才。

总而言之，虽然我国建筑企业档案管理信息化建设水平不高，但是只要做好上下统一认识，为档案管理工作营造良好的发展氛围，将创新作为依托，实现我国建筑企业档案管理信息化建设的高水平目标将指日可待。

（作者单位：中国武夷实业股份有限公司）

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