办公自动化环境下医院档案管理的必要性及可行性分析

文/山东省滨州市邹平县中医院 李颖

档案是医院重要组成部分之一，不仅记录了医院发展进程，还存储大量医疗技术资源，为医院科研工作提供科学依据及相关信息，对促进医院医疗技术发展有重要意义。当前医疗卫生体制不断改进并呈现信息化管理趋势，医院档案管理也趋于自动化、信息化。改变传统管理模式，使用现代科学技术对医院档案进行管理是现代医学发展的需求。

一、当前档案管理办公自动化出现的问题

（一）缺乏信息化档案管理体制。目前大部分医院缺乏成熟的档案管理信息化技术，软件、硬件设施配备不齐全，使办公自动化档案管理工作难以开展。虽然医院逐渐意识到自动化档案管理的重要性，并投入大量人力、物力、财力，但缺乏科学管理体制使档案管理接不上科学轨道，无法建立档案自动化管理平台，大量付出却得不到相应回报，浪费医院的人力、财力资源。

（二）缺乏健全的办公自动化系统。当前办公自动化系统主要问题有软硬件设施不全、信息化水平低下等，导致办公自动化系统水平难以实质性提升，由于办公自动化系统水平存在差异，大部分软件无法满足医院档案管理实际需求，并缺少实现电子文档传输与归档结合的自动化办公系统。

（三）缺乏自动化管理专业人员。虽然医院在设备引进上投入大量财力，但对于档案管理投入较少，缺少专业人员是阻碍医院档案管理办公自动化的主要原因，档案管理人员缺乏办公自动化相关专业知识，综合素质较低，医院对于这个问题不够重视，缺乏对管理人员进行相关技能的补充与培训，使医院档案管理办公自动化程度低，自动化管理工作无实质性进展。

二、档案管理办公自动化的必要性

（一）加强医院档案管理的安全性。随着医疗体制的不断改进，医疗技术不断提升，医院档案管理工作涉及面广且内容复杂，实行办公自动化档案管理尤为重要且必要。实施办公自动化可加强医院档案管理的安全性。传统档案采取纸质档案形式，其对保存环境要求较高，容易在人为、自然因素影响下造成损坏。如空气湿度、自然灾害、长时间保存等都可导致其受到损坏，破坏档案完整性。相对传统纸质档案而言，电子档案安全性更高，且保存方式简便，保存期限更久，并且可在备份情况下进行修改或分享。通过实行电子档案可有效提升档案储存的安全性，采用办公自动化技术还可实现档案传输、分享，操作简便，还能防止档案遗失。

（二）提高医院档案管理工作效率。医院档案与计算机技术两者结合，可有效协调档案管理与文书处理间的关系，实现档案管理及文书处理一体化进程。档案整理人员对当天纸质文件进行归纳，并将其整理为电子文档，可科学、安全地保存档案，避免丢失，保证档案的完整性，为临床检索资料提供有效支持。特别对于病患病历，需对其进行长期、完整的保存及记录，病历内容能使医生全面、直观地了解患者病情，并根据病理资料制定相关治疗方案，对临床治疗提供有效支持，对患者生活质量进行充分保障。加强办公自动化档案管理可为临床医疗实践快速检索到相关资料，节省时间，操作简便，有效提高档案管理工作效率。

三、档案管理办公自动化的可行性

随着办公自动化科学技术的不断改进与成熟，档案管理的安全性得到保障，管理工作效率逐步提升。医院对档案管理人员进行定期办公自动化专业知识与技能补充培训，提升档案管理人员综合素质及计算机技术操作水平，提升档案管理信息化、自动化整体管理的水平及质量。同时制定健全完善的办公自动化管理体系，选择适合医院的办公自动化软件系统，实现档案管理与自动化技术相结合，逐渐实现医院档案管理办公自动化。

四、结束语

综上所述，随着信息化技术逐渐应用于各个领域，加强医院档案管理办公自动化极为必要，且有可行性，是实现医院现代化档案管理的重要途径。医院应意识到档案管理办公自动化的意义及作用，并应结合自身发展需求制定相对完善的办公自动化管理体系，加强档案管理人员专业技能与管理水平，实现档案管理与信息化技术两者的有效结合，发挥档案管理办公自动化实质性作用，才能提高档案管理工作效率，增强医院档案资料安全性及科学性，为临床医疗实践提供精准的资料，为患者提供更加优质的信息资料服务，提升医院医疗水平及整体管理服务质量。