浅议图书馆档案数字化建设——基于第六次全国县级以上公共图书馆评估定级工作

文/重庆市少年儿童图书馆 李沁娟

第六次全国县级以上公共图书馆评估定级工作于2017年开展，此次评估首次采用信息化手段完成，在建立公共图书馆评估信息化平台的基础上，由参评单位将各项评估材料上传到评估的网络平台上，专家组在网络平台上进行直接打分，再接合实地考察，进行一系列工作完成评估，由此可见各公共图书馆建立数字档案的重要意义。

一、评估定级凸显图书馆档案数字化建设的重要性

（一）实现评估档案数字化以满足评估信息化的需求。随着2017年全国县以上公共图书馆评估定级工作的展开，虽然在整个评估中档案管理一项只占5分，但整个评估中所有指标的相关资料都需要通过档案管理实现，这也体现了档案管理工作的重要作用。本次评估定级工作首次将纸质档案的评估定级更改为数字化档案信息化平台，这对公共图书馆的建设提出了要加快档案数字化建设的要求，不仅有助于全面提高档案工作的质量和效率，更重要的是适应和满足评估的需求、时代的需求。

（二）档案数字化有利于提高评估的效率。此次评估首次采取数字信息化平台，通过网络进行评估，档案评审专家组通过网络终端登录平台进行打分，再结合实地考察，进行综合评分，这样的方式大大地节约了人力、物力、财力，工作效率得到了大大的提升。参加评估的公共图书馆，在已有保存的纸质档案基础之上，将纸质、照片及录音录像档案等数字化，由此建立档案数据库，大大地提升工作效率，确保评估工作的顺利完成。

（三）实现档案数字化有利于图书馆工作深化的实现。在数字信息化的大潮中，档案随之进入电脑，实现了方便灵活的档案管理方式，使得人们在查阅时不受时间、地区的限制进行检索，大大减轻了传统档案查阅时的繁琐，改变了以往“翻箱倒柜”的查找方式。只需要常规的关键词检索，伴随着的是搜索范围的缩小，就可以及时有效地获得相应的档案资料，这样的数字化工作实现资源的共享，避免了资源浪费。

二、图书馆档案数字化建设存在的问题

（一）档案信息化人才队伍不足。在信息化发展中，信息化人才队伍起着非常重要的作用，而通过此次评估很多图书馆的突显出的现实情况是信息化人才甚至是档案管理专业人员不足，缺乏档案管理和档案数字化建设的相关的专业人才，导致在档案数字化建设方面发展不足。

（二）推进档案数字化建设的认识不足。各公共图书馆认识到了要建设数字化档案，并采取措施进行档案数字化建设，但是在建设中对于档案数字化没有全面的认识，很多图书馆仅仅是实现了档案目录信息的数字化，建立了档案目录信息管理数据库，但是对载体档案的数字化、档案专题信息的采集与建库的建设还缺少，要真正实现档案数字化还有一段路要走，一定程度上也会影响评估等各项工作的开展。

（三）信息技术研发应用不足。档案创新发展，如档案数字化建设速度缓慢，很多图书馆缺少加强信息化建设的顶层设计，在信息技术使用方面没有形成统一标准的高级别管理系统软件，有的图书馆使用的软件只能实现档案目录的数字化，而档案内容的数字化还没实现，同时还存在档案资源网络数字化服务不够完善的问题，这都导致档案信息化步伐落后。

三、图书馆档案管理与数字化建设的措施

（一）加强人才队伍建设，要有意识地培养观念先进、业务精干的复合型信息化人才，有效提升服务效能。加强数字化管理人才建设，关键技术的掌握，精熟的业务能力，组织、管控大局和协调能力，是做好档案数字化管理人才建设的重中之重。档案数字化建设关键在有效提升服务效能，不能仅仅是将各种档案资料实现数字化，而是在图书馆的各项工作中应用信息化技术，体现数字化建设的成效。

（二）加强数字化建设顶层设计，建立共建共享信息平台，自上而下形成统一标准。加强数字化建设要从全局出发，层层递进，要有效地解决各个方面的问题，要有目的、有顺序、逐渐地落实和推进，要通过全面且缜密的思考，全面有效地制定建立共建共享信息平台的发展规划。同时，加强数字化建设要强调执行力，注重细节，要体现精细化、精准化管理，要建立并实现全面系统化的质量管理体系，要注重衔接与互动，自上而下形成统一标准化的管理系统。

（三）运用大数据分析群众需求，不断升级档案使用服务，为读者提供更精准的服务。随着大数据技术的开发、运行，图书馆可以利用大数据分析对接读者需求，升级档案利用服务。了解档案业务流程转变，应当加快创新，不断更新档案数据，探索多种方式加强数据查询功能，让读者能够轻松查找到自己想要的信息，有效提升档案服务水平。多渠道加强数据挖掘分析的辨识手段，将信息论与相应概率论整合，快速提取重要的信息，以达到更精准的服务。从第六次全国县级以上公共图书馆评估定级工作中可以看出图书馆档案数字化建设起着十分重要的作用，因此，未来各图书馆应以评估工作为契机，高度重视档案数字化工作，更好地促推图书馆事业快速发展，做好为读者服务的工作。