现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策

文/山东省文登整骨医院 王海英；威海市文登技师学院 刘山菁

人事档案管理主要在人事活动中形成，是对于一个人工作能力、经历以及道德品质等方面的记录，可以为个人资历以及学历提供证明。此外，人事档案与个人组织关系、社会福利以及工资等内容存在紧密联系，其具有法律效用。由此可见，做好现代人事档案管理工作具有重要意义，尤其是收集、整理和保管工作。

一、现代人事档案管理存在的问题

（一）管理制度缺乏完善性。当前多数企事业单位还是以传统模式展开人事档案管理工作，受传统模式呆板性以及员工未接受专业培训等因素的影响，出现管理人员岗位职责不清、岗位内容不明等情况。由于上岗人员未接受专业的档案管理知识培训，存在人事档案管理方面的业务尚不清楚、收集和整理档案的专业意识不足等现象，此类现象严重制约着档案管理的水平。

（二）管理人员不足。目前，多数企业以及事业单位均以国家规定为要求选配档案管理人员，其存在一人分管数千卷档案或者征用临时工管理档案的现象。此类人员缺乏专业的档案管理知识，且未接受专业技能以及基本知识等方面的培训，工作过程中不清楚自身工作职责，进而导致档案材料未能够及时整理归档、分类不清等情况出现，在一定程度上对人事档案管理水平造成影响。

（三）档案管理落后。伴随市场经济的发展，新市场经济体制以及新人力资源配置方式均产生了重大变化，呈现出单位人向社会人转变的趋势，即人才流动性频繁。在档案管理工作中，多存在擅自扣档、重新建档、擅自带档、档案丢失等现象。此外，近年来高校毕业生喜欢在非公有单位或者外企中就业，此类型单位在选拔聘用人才时对于个人档案的要求不严，进一步弱化了人事档案管理的社会功能。

（四）档案管理意识淡薄。人事档案管理工作不同于其他管理工作，其与企事业单位的业绩以及发展之间存在紧密的联系；档案管理工作不同于技术部门的工作，其作为一个纯文书工作，在企业的发展过程中未能够提供技术支持，故容易被企事业单位所忽视。受到不泄露档案就行、保证档案不丢失等思想的影响，在档案管理工作中多存在应付的心理，其严重制约着档案管理工作的发展。

二、现代人事档案管理问题的解决对策

（一）完善档案管理工作制度。人事档案管理工作具有复杂性和繁琐性的特点，为解决人事档案管理工作的混乱现象，需要一定的规章制度予以规范和约束。首先，可以加强《档案法》的宣传力度，一方面可以增加群众关于档案基本法律的认知和了解，另一方面可以引导档案管理人员知法、懂法、自觉守法。其次，政府机关抓紧落实《人事档案管理法》在促进人事档案管理工作法制化、正规化的同时，朝着标准化和程序化方向发展。此外，在收集档案信息的过程中，需要严格遵照档案材料归档、转入、调出等程序，进而防止出现档案造假、涂改等管理漏洞。

（二）提高档案管理人员素质。人事档案管理人员需要与工作紧密结合，不断提升和充实自己。伴随计算机网络技术的发展，人事档案管理人员需要学习计算机操作知识，并熟悉多媒体技术以及网络技术的操作和应用，积极参与到多种业务培训工作中，其主要目的在于提升人事档案管理人员的现代技术应用能力以及人事档案管理技术。此外，需要不断地学习和借鉴成功的先进管理经验，不断提升自身实际操作能力以及管理能力，为更好地参与到人事档案管理工作中做好充足的准备。

（三）建立现代化人事档案管理系统。伴随科学技术的发展，现代企事业单位可以建立一套完善、人性化且符合自身发展的人事档案管理系统，为使单位内部人事档案管理工作更为便捷，可将先进的科学技术以及网络信息技术融入工作中。不断提高人事档案管理的连续性以及可查阅性，进而拓宽人事档案管理的使用范围，以科学化、信息化档案管理模式为基准，建立一套现代化人事档案管理系统，以满足进一步提升人事档案管理实效性的要求。

（四）增强流动人员档案管理。人事档案管理工作中的一大难题便是流动人员档案管理，为妥善解决上述问题，单位应不断完善相关规章制度并提出明确的要求，建立并健全流动人员信息收集的方式和途径，以保障流动人员信息资料的归档和更新。充分尊重流动人员的个人隐私，不得拖延收集和整理流动人员信息，并充分利用人事档案信息挖掘不同类型的人才，利用此类型人才为单位的良好发展服务。

三、结束语

伴随社会的进步以及人们意识的解放，人们关于人事档案管理的认识在形式上和方法上均与现代发展呈现不相符合的趋势，面对现代人事档案管理工作中存在的问题，从提高人员素质、完善工作制度、建立现代化人事档案管理系统以及增强流动人员档案管理四方面出发，促使现代人事档案管理制度朝着科学化、信息化方向发展，进而为单位长远发展提供帮助。