浅析档案管理人员的素质建设

文/阿拉善职业技术学院 李海霞

大学生信息存储是高校档案管理工作的主要内容，为高校大学生毕业求职应聘以及企业招聘人才等提供最全面的参考依据。然而，在现实生活中，由于高校档案管理系统比较落后，档案保管方式比较传统，档案管理人员专业素质和工作效率偏低等各种原因，高校大学生档案损坏严重、档案信息不全以及档案丢失等情况偶有发生，给大学生就业增添了很多不必要的麻烦，因而，加快高校档案管理模式的改革创新，加强高校档案管理人员素质建设迫在眉睫。高校相关部门可以通过对档案管理人员进行专业素质、政治素养以及职业道德等方面的培训，彻底消除档案管理人员对档案管理工作的轻视心理，转变档案管理人员以往消极应付的工作态度，提升档案管理人员的服务意识以及创新意识，邀请档案管理领域的专家学者以及互联网专家研发新型的档案管理系统，进一步优化档案管理工作流程，促进高校档案管理水平的提高。

一、档案管理人员素质对档案管理工作的影响

档案管理人员专业素质是决定高校档案管理人员工作能力水平的关键性因素，间接影响档案管理水平和档案管理效率，一般而言，档案管理人员的专业素质越高，档案管理工作能力越强；反之，档案管理人员的素质越低，档案管理工作能力也会随之下降。此外，档案管理人员的综合素质，比如服务意识、工作状态等也会影响高校档案管理水平，部分档案管理人员经常因粗心大意出现各种各样的工作失误，比如档案丢失、档案损坏等，给档案管理工作造成无法挽回的损失。还有一些档案管理人员工作比较细心，很少出现工作失误，具有很强的服务意识，能耐心回答档案查询人员的各种问题，帮助高校大学生解决各种关于档案的难题，提升了大学生对档案管理部门的信任度和好评度，有利于增强档案管理人员的工作荣誉感和责任感。

二、提升高校档案管理人员素质的策略

（一）培养档案管理人员的责任意识。责任意识是提升档案管理人员工作能力的基础。档案管理工作不同于其他的工作，工作比较繁琐和复杂，对档案管理人员的耐心和细心要求较高。档案管理人员只有端正工作态度，才能不断提高对自己的要求，才能主动学习先进的档案管理知识，并在工作过程中，严格要求自己，以积极乐观的心态面对工作中的困难，主动向经验丰富的档案管理人员学习档案管理技巧和经验，熟悉档案管理流程，保证每一项工作都落实到处，准确和清晰地记录每一个档案信息，完善档案信息登记表，让档案管理工作更加简单方便。加强档案管理人员的职业道德素质的培养，档案管理人员要坚守职业道德，不随便出卖档案持有人的信息，在未经档案管理人员同意的前提下，对档案持有人的基本信息进行保密；引导档案管理人员养成主动学习、终身学习的好习惯，主动利用业余时间学习档案管理知识，提升档案管理的实践能力和工作能力，不断寻找出效果更佳、效率更高的档案管理方式，不断研究和学习最新的档案管理系统，以最快的速度掌握档案管理系统的使用技巧，积极顺应档案管理行业发展的趋势，强化档案管理人员的使命感和责任感，为档案管理事业的发展贡献自己的力量。

（二）对档案管理人员进行专业技能方面的培训。只有不断学习才能紧跟时代发展的步伐，才能在日趋激烈的市场竞争和人才竞争中不断发展壮大。高校相关部门对档案管理人员进行档案管理领域的培训，帮助档案管理人员构建完整的档案理论知识框架和提升档案管理专业技术水平，同时，通过档案专业领域的培训和学习，可以让档案管理人员掌握更多的档案管理理念和管理架桥，简化档案管理流程，实现档案管理人员终身发展与高校档案管理事业的共同发展。创新高校档案管理模式，引进功能更加强大的档案管理系统，促进档案管理模式信息化和科学化的发展，增加了档案存储以及查询的方式，满足了高校大学生对档案管理工作高效率、高服务水平的基本需求，符合档案管理行业的未来发展趋势；组织档案管理人员进行互联网技术等方面的培训，对档案管理人员的基本信息进行统计汇总，以档案管理水平为基础进行分组培训和学习，提高档案管理培训的针对性，从而达到事半功倍的培训效果。对档案管理人员进行专业技能培训，也为档案管理人员提供交流的平台，通过调查问卷、座谈会等方式，真正了解高校大学生对档案管理工作的认知以及建议，鼓励档案管理人员及时发现档案管理工作中的弊端和问题，促进档案管理系统的完善，充分发挥档案管理系统的作用。然而，在实际工作中，很多档案管理人员对档案管理专业技能培训抱有错误的认知，认为档案管理专业技能培训是浪费时间和精力的事情，于是，从内心深处拒绝学习档案管理知识，让档案管理专业技能培训的效果大打折扣。在加强档案管理专业技能培训的同时，也要制定和完善档案管理技能培训考核机制，比如培训结束后可以组织参加培训的档案管理人员进行闭卷考试，对于考试不合格的档案管理人员重新进行培训和学习，直到考试合格为止，迫使档案管理人员学习最先进的档案管理知识。高校要转变档案管理人员招聘制度和招聘模式，多聘请那些档案管理专业毕业、具有档案管理实践经验的大学生，在充实档案管理队伍的同时，为档案管理队伍注入新的活力和动力。高校要加强与其他高校档案管理部门的交流和学习，相互借鉴彼此在档案管理方面取得的成功经验，吸取档案管理失败的教训，促进本校档案管理人员专业能力的提升。

（三）提升档案管理人员的综合素质。档案管理人员除了具有扎实的档案管理理论知识和档案管理专业技巧外，还需要具有良好的沟通能力、写作能力、逻辑思维能力等等。原有的档案管理模式中，以纸质档案为主，电子档案的数量有限，对档案管理人员的互联网操作水平要求较低，但是，现代化的档案管理模式中以电子档案为主，纸质档案的数量不断减少。与纸质档案相比，电子档案的安全系数更高，保存成本更低，保存年代更加长久，这促进了电子档案的发展，因此，档案管理人员必须掌握基本的计算机使用技巧，比如减少病毒入侵等。档案管理工作并非单纯的保存档案信息，还需要对档案内容进行检查和补充，这就需要档案管理人员具有一定的发现问题和解决问题的能力，促进档案信息的全面性和准确性。此外，档案管理人员还应具有一定的写作能力，避免因语言表达错误等原因出现档案信息混乱，有利于提升档案信息的准确性。

（四）培养档案管理人员的创新意识，提高档案管理人员的创新能力。对档案管理人员进行创新领域的教育和培训，激发档案管理人员的创新意识，在完成本职工作的同时，对档案管理工作方式以及工作手段进行创新，提高档案管理人员的判断力和决策力，对于在工作过程中发现的已经过时的档案信息进行删除，对于信息不全面的档案要主动联系档案持有人，及时补充档案内容，提升档案的全面性。

三、小结

坚持以人为本的基本原则，不断提升高校档案管理人员的专业素质以及综合能力，符合高校档案管理行业发展的基本要求。对高校档案管理人员进行专业技能、职业道德以及互联网技术等领域的培训，引导档案管理人员学习最先进的档案管理知识以及档案管理技术，熟练操作新研发的功能更加强大的档案管理系统，实现传统档案管理模式到现代化、科学化档案管理模式的转变，提升档案信息查询的速度和准确率，降低因人为因素造成档案损失的几率，最后，还应帮助档案管理人员端正工作态度，积极主动地消除档案保管过程中存在的潜在危险因素，提升档案管理的安全性和科学性。