医院声像档案管理的问题及对策

文/哈励逊国际和平医院 张秀荣

医院声像档案主要指的是医院在运行过程中，通过记录手段形成的具有保存价值的声像、照片、录音、幻灯片等各种形式的载体，通常情况下由两大类构成：其中一类是在医院管理活动之中所形成的。而另一类则是在医疗科研工作之中所形成的。医院声像档案直接记录了医院发展历史，是十分珍贵的资料，可是在社会不断发展的过程中，电子技术广泛应用，这个时候医院声像档案管理工作也存在越来越多的问题，严重降低了医院声像档案管理工作质量。

一、医院声像档案管理存在的问题

（一）收集不够全面。在社会不断发展的过程中，数码技术以及设备也在不断地普及，这也促使医院工作过程中所产生的影像资料以及照片数量在不断地增加，可是这些资料却大多是存放在个人手里，并没有形成公共的档案资源。就目前很多医院部门科室发展情况来看，大多拥有相应的音像数码设备，而且不仅仅是专注于声像档案这一方面，在进行部门宣传、各种会议、大型手术等方面都会应用到，在这种自行录像摄影情况普遍的现象下，医院声像档案收集也就变得越发的难以控制，不能全面对其进行收集，在这种情况下也就很容易出现医院声像档案收集不够全面、经常会出现失控以及流失等问题。

（二）记录的档案不够完整。就医院声像档案管理问题来看，记录的档案不够完整也是较为显著的一个问题。很多医院在发展过程中对各种会议、大型手术等多方面进行了记录，可是因为在记录过程中使用了各种载体形式，这也促使医院声像档案制作变得越发的不完整，而这对于医院档案管理工作的开展也会造成不良影响。

（三）归档管理不够规范。就医院声像档案管理问题来看，除了上述两点之外，归档管理工作也不够规范，没有真正将归档制度落到实处。现如今很多医院在进行医院声像档案管理的过程中，其档案大多是散放在声像制作部门、宣传部门等科室之中，并没有对所有的医院声像档案进行集中管理，很多声像档案都不能及时地进行归档，长时间下去也就很难理清那一堆医院声像档案是什么，有时候甚至还会出现损坏、丢失等现象，进而也就严重降低了医院声像档案管理工作质量。

二、医院声像档案管理完善的措施

（一）做好医院声像档案收集工作。要想真正做好医院声像档案管理工作，首先一定要做好收集工作，对档案收集范围进行明确，具体而言，在进行档案收集的过程中，可以将所有档案进行分类，像是公务照片、珍贵历史照片、医疗业务照片，与医疗教学或者是科研成果有关的照片、重大活动类、工会组织的各类活动等等，通过这种分类的方式来对医院声像档案收集进行规范和明确，这样就能促进这一项工作的有序实施，真正解决医院声像档案收集不够全面这一问题。

（二）对医院声像档案整理、编目进行规范。要想真正做好医院声像档案管理工作，还需要有效地保证医院声像档案制作齐全性，对医院声像档案整理、编目等工作进行规范。首先，医院可以安排专门负责拍照的技术人员担任医院声像档案管理工作，让其在日常工作过程中经常进出科室，及时掌握不同科室情况，做好拍摄存档工作。其次，在对大型重要活动进行存档的过程中，工作人员一定要在之前做好详细的摄影计划，在结束活动之后还应该要及时将所收集到的录像、照片等声像资料移交给专门的档案管理人员。最后，档案管理人员需要确保医院声像档案管理的规范性，做好分类、编目等工作，而且在管理过程中还需要留有底片、正片以及文字说明，以此来发挥出档案的价值。

（三）对医院声像档案进行统一集中管理。要想真正做好医院声像档案管理工作，医院在发展过程中还需要就这一工作加强制度规章建设，通过有效的规章制度来促进医院声像档案管理工作质量，然后再制定出统一集中管理方案，通过这一方式来避免出现档案分散流失现象。在进行集中管理的过程中，管理人员需要对档案借阅、日常管理等多方面进行规定，最好是借助于信息技术构建出统一的管理数据库，这样就能更好地应用这些资料。除此之外，在管理过程中还需要在规章制度中指出，不允许任何人将医院声像档案据为己有，如果医院声像档案管理人员发生移交或者是岗位变动的时候，也需要按照相关制度来做好办理移交手续，这样才能避免医院声像档案出现流失等问题。

（四）加强各部门之间的合作管理。要想真正做好医院声像档案管理工作，除了上述几点之外，医院声像档案管理工作人员还需要加强和各个部门之间的合作交流，通过不同部门之间的配合来进一步促进医院声像档案管理工作质量的提升。具体而言，不管医院任何部门或者是科室举行重大活动或者是会议，档案管理人员一定要全程参与其中，做好拍照、摄影、存档，这样才能真正确保医院声像档案的完整性。

三、结语

综上所述，医院声像档案可以说是医院发展的见证，通过声像档案我们不仅能够回顾医院发展历史，还能由此而得到反馈信息，以此来进一步促进医院发展与进步。为此，医院在运行过程中，一定要加强对医院声像档案的管理。