中小型电视台声像档案管理中存在的问题及对策

文/山东省烟台市牟平区广播电视台 都霞

据有关部门统计数据显示，截至2007年1月，我国有296座无线电视台，1300余家有线电视台，1000多家教育电视台。从这些电视台的规模来看，大部分属于中型电视台，少部分属于小型的电视台。从其运营管理来看，受人才、技术、资金等客观因素影响，这些电视台无论在规范化运作，还是制度化管理都存在不少缺陷和不足。而作为比较重要的视频音像档案管理，更是这些电视台的薄弱环节。

众所周知，音视频档案是广播电视台资料档案中最为重要的组成部分。作为记录着生动、形象、具有史料保存价值的音像和文字档案资料，是记录广播电视事业发展最为客观、最直接、最具说服力的档案资料，它不仅对当地经济社会发展具有重要参考和保存价值，更是对所在电视台在今后的运行和发展起到积极的促进作用。笔者根据多年声像档案管理经验，浅谈音像档案管理存在的问题及改善的对策。

一、中小型规模电视台在声像档案管理中存在的问题

（一）声像档案管理意识不强。具体表现为，所在台主要领导、分管领导及部门主要负责人，甚至具体负责的档案管理人员，对声像档案归档和管理的重要性认识不足。1.台主要领导对声像档案管理重要性认识不足，造成档案管理规章制度不健全，即便制定了相关制度也是为了应付上级检查，具体工作中也没有严格执行相关规章制度；对档案保管设施投入不够；档案专业管理人员配备不足等问题普遍存在。2.一方面，部门主要负责人和具体负责声像档案归档的工作人员对声像档案及时归案意识缺乏，造成很多本应及时归档的声像档案资料被毁弃或者因工作拖沓而流失。另一方面，个别工作人员对在工作中形成的一些记载历史的重要影像、照片等资料只重采编，不重存档，导致重要资料的流失。还有一些采编人员将播完的声像资料滞留手中，不按时交给档案部门归档，一些专题类节目及活动照片等声像资料，制作人员将作品视作自己辛勤劳作的成果，不舍得移交，或考虑以后用时方便，不想移交，而一旦这些人员工作岗位变动或调离单位时，就将这些声像资料据为己有，随人带走，造成一些有价值的声像资料流失。

（二）缺少专业的管理人员。广播电视新闻宣传档案，主要就是播出的声像资料以及前期采访素材，其独特的性质要求所在台负责声像档案管理的工作人员必须掌握声像档案收集、保管等必要的专业知识，同时，还要掌握广播电视宣传知识，只有这样才能准确快速地为记者和编辑提供所需的声像资料，真正发挥出声像档案应发挥的重要作用。据笔者了解，不少规模较小的电视台没有设立专门的声像档案管理专业人员，而是由其他工种的没有经过声像档案专业知识培训人员兼职代为负责，因其自身并不具备这方面的从业资质，由此导致所在电视台在声像档案的收集、保管、使用等一系列环节问题不少。

（三）声像档案保管条件差。很多规模较小的电视台都是将声像档案与文书档案存放一起，或者于其他档案混存，没有配备具有达到恒湿、恒温、防磁保存的声像档案室或声像档案专柜，致使不少照片变黄褪色，磁盘、影碟、碟片受损等，不利于声像档案的长久保存和利用。

（四）声像档案资源综合利用落后。由于从领导到具体负责人员认识不足，长期以来中小型电视台声像档案存在着“只管不用”或仅共本单位使用的现象，最大限度地限制外部群体使用，很少考虑这些声像档案信息的开发利用，致使电视台所在地最基础的信息资源，开发利用非常有限，声像档案的综合利用严重落后，为当地经济发展服务的功能还没有得到很好的发挥。

二、中小型电视台改善声像档案管理的对策

（一）强化档案意识，明确工作职责。1.增强对声像档案收集、管理、使用重要性的认识。这是改变目前中小规模电视台在声像档案管理使用方面存在问题的关键。要做好声像档案管理工作，不仅要依靠声像档案管理部门及人员的力量，更要依靠全单位人员的力量。而单位主要领导的重视则是做好本单位档案工作的重要保证。单位主要领导要把声像档案管理纳入议事日程，确定分管领导，定期组织单位人员对一些声像档案形成重点部门进行监督检查，并帮助解决工作中的实际问题。要加大对《档案法》的学习宣传力度，使全体人员认识到保护档案是法定义务，要抓住工作中发生的生动典型事例，发挥档案自身的宣传教育作用，强化全单位对档案重要性的认识。2.制定完善的规章制度，落实责任到人。广播电视声像档案对所在单位工作开展发挥着十分重要的作用，只有充分运用科学有效的管理机制和行之有效的规章制度以及严格的责任追究措施，才能将本单位的声像档案管理和使用抓实抓好，才能适应新时期对广播电视声像档案管理的新要求。具体工作中，还要紧密结合本单位的实际情况，制定出符合自身档案管理需求的管理制度、操作流程、工作规范。要根据所在台工作特点，制定相应的配套措施，落实人员编制、明确工作责任、依章管理、一以贯之，使之成为全体人员的自觉行动，以确保本台声像档案的归档质量以及声像档案的系统性和完整性，努力延长声像档案的寿命，为后期的保存、开发、利用打好坚实基础。

（二）努力打造过硬的声像档案管理队伍。声像档案作为一种特殊载体的档案资料，在日常的收集、归类、保存等方面都要求具有较高的专业性。因此，我们必须努力打造过硬的声像档案管理队伍，使从业人员全面掌握声像档案综合管理技能。并根据新时期声像档案的新技术、新要求、新设备、新规范以及特殊要求，有计划、有组织地采取请进来和走出去的办法，对从业人员进行专业技能培训，例如，如何利用大数据整理程序以及利用办公网络采集档案技术培训、声像档案的编辑技能培训、磁盘保存技术培训等，使从业人员全面掌握声像档案管理技能和基础知识，并能自觉地坚持学习利用新知识和新措施。

（三）加大资金投入，打牢硬件基础。声像档案与纸质档案的稳定性相比，由于其载体的稳定性较差，因此，很容易随着周围环境因素的变化而损坏。从技术角度来看，声像档案的保管条件及环境要求比纸质档案要求要高，并且保存环境要恒湿、恒温、防磁、防震、防火、防光。因此，要想提升本单位声像档案保管环境和技术要求，就必须争取单位主要领导的重视，加大资金投入，从硬件建设入手打牢基础，尽可能配全配齐必要的设备和设施，全面改善声像档案保管的环境和条件。按照技术要求，声像档案在整理时要尽可能独立成卷，录音、录像带、磁盘、光盘库温应保持在摄氏18—24度之间，相对湿度应保持40%—60%之间，音像档案库应尽量避开30奥斯特以上的磁场，主要音像档案资料要使用防磁柜，并严格控制好库房的温度、湿度，使之远离光线、磁场，并按照上述要求定期进行检查，努力延长声像档案的使用寿命。

（四）发挥广电档案资源优势，努力提升服务效能。作为社会信息资源重要组成部分的广播电视声像档案，其包含着专业性与社会性相统一的属性，不仅能为广播电视台自身发展提供服务，还能为当地经济社会发展提供具有广电行业特色的专业服务。在中国特色社会主义经济社会进入新时代的大潮流下，广播电视档案工作者必须主动适应时代要求，面对互联网及信息化快速发展的大趋势，及时转变传统的广播电视档案管理观念，围绕服务大局和服务社会发展来调整广电档案管理方向，突出服务意识，努力探索新时期广电档案服务方式和方法，大力挖掘内部潜力，积极向社会各阶层开放，全方位扩大服务面和服务层次。一是在为本部门服务上，要主动征求台领导、各部门、编辑、记者等人员的意见和建议，加强内部信息沟通和交流，努力满足全台对各类档案资料的需求，为台领导决策和部门工作开展提供优质服务。二是要与所在地党委、政府、档案馆、政府网及其他本地公共信息网联网，借力互联信息网加强与政府和部门的沟通和交流，用最快捷的方式实现信息交流和传递，让广播电视档案更好地服务当地经济社会发展。三是要加快建立以自身档案室（部）为牵头部门，辐射周边兄弟广播电视台的声像档案信息共享信息体系，统一技术格式和标准，实现信息资源共享，尽快形成区域性的广电档案信息资源体系。

三、总结

综上所述，加强中小型广播电视台声像档案的科学规范化管理，不仅能够提升广电声像档案管理的专业和社会价值，同时还能更好地服务所在地党委政府工作及本地经济社会发展。只要我们思想重视，严格管理，勇于创新，积极探索，相信中小型电视台的声像档案管理工作一定会迈上新的台阶。