简析如何做好建设工程声像档案收集归档工作

文/海口市城建档案馆（海口市建设信息中心） 黄航星

在城市建设活动中不断产生声像档案。声像档案是指国家机构、社会组织或者个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、磁带、光盘等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案具有客观、形象和真实的特点，能生动具体地再现城市建设管理、规划等各方面的工作，真实记录项目建设及城市建设各个时期发展的面貌。声像档案忠实地记载着建设过程中的真实情景。如工程开工前的原址、原貌；施工过程的一系列活动，施工采用的新工艺；领导视察、关注等。这些影像记录都是不可重现的历史画面，错过就没有。一份完整的城建档案，除了文字记载外，声像档案也是必不可少的一部分。

一、目前在建设工程声像档案收集归档工作中存在的问题

（一）建设工程声像档案没有受到重视，声像档案很少，甚至没有。建设工程竣工后，大部分建设工程竣工验收后移交的声像档案很少，甚至是没有。造成这种原因主要是由于建设单位对声像档案不重视，觉得声像档案可有可无，收集城建档案的侧重点不同。建设单位一般都侧重于工程竣工文件材料的收集工作，不重视声像档案的收集，而声像档案和纸质档案一样，在工程开工时就可以形成，如果不注重声像档案的收集，甚至不产生声像档案，那么有些工程原貌或施工过程中的情景就永远无法记录了。虽然也有纸质档案记录，但是文件材料毕竟不能很直观形象地反映出当时的情景。

（二）收集到的声像档案反映的信息不全，或不能准确地反映声像档案的内容。声像档案必须有相应的文字说明材料信息，应该有时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等相关文字说明。有些单位声像档案是收集了，但是没有相应完整的说明，以至不能明确所拍的相片或录像的内容和主题。如有些施工过程的相片只是大概写“隐蔽工程施工”，其他有关日期、施工部位等重要信息没有详细的文字说明。结果“隐蔽工程施工”的相片很多，但是无法确切知道是哪部位的“隐蔽工程施工”，要利用这样的相片非常不方便。而甚至有些声像档案只是大概写了工程名称，缺乏必要的文字说明材料。如果缺少文字说明材料，不但会降低声像档案的使用价值，而且还会严重影响声像档案作用的发挥。

（三）收集的声像档案质量参差不齐，有些相片或录像画面不太清晰。一些声像档案产生在施工过程，但是拍摄者不一定是很专业的摄像人员，如在拍摄相片或录像时机器不够稳定，即使是轻微的见动，所拍的影像画面质量就会受到影响。有时是拍摄工具有些毛病，而拍摄者并不知道，抓起机器就拍摄，使拍摄的效果受到影响，会产生录像有声音没影像，有影像没声音的现象，只要加强摄影摄像专业知识的培训和学习，平时注意维护、检查声像设备，就能避免以上情况的产生。

（四）收集的声像材料没有经过筛选。只要是声像材料就收集，并不是所有的书写、声像材料都能作为声像档案保存，只有经过挑选，对国家和社会有保存价值的声像档案才能归档保存。

二、做好建设工程声像档案收集归档工作的对策

（一）依法归档，监督声像档案的收集归档工作。《中华人民共和国档案法》中的档案就是这么定义的：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。《城市建设档案管理规定》中所说的城建档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。既然《中华人民共和国档案法》和《城市建设档案管理规定》中明确规定了声像档案属档案收集的范畴，所以城市建设所产生的声像档案就应该及时归档。各个相关部门、单位，及时把收集的城建声像档案移交给城建档案馆归档。避免产生各个相关单位声像档案形成了，由于没有及时移交城建档案馆归档因自身保管不善而容易遗失的现象。

（二）明确建设工程声像档案的收集范围。要做好建设工程声像档案的收集工作，必须明确声像档案的收集范围。建设工程声像档案的收集范围为：1.开工前的原址原貌及周边状况。2.基础工程。3.主体工工程。4.其他方面。开工仪式及施工中重要活动、重大事件、省市领导视察情况；工程质量检查情况；正式竣工验收情况；工程整体面貌及室内功能装饰等。一般建设工程声像档案的形成、收集、整理工作由建设单位负责。

（三）制订和完善地方声像档案管理法规、规范。完善声像档案管理法规、规范，采取制约手段，保证声像档案的收集归档工作。声像档案的收集不能仅靠建设单位的自觉收集，应该建立相应的档案制约措施保证声像档案的收集工作。相关部门要制订有关声像档案管理办法，在建设工程报建时，要求建设单位在报送建设工程竣工档案时还包括声像档案的报送，把声像档案报送纳入建设工程竣工档案报送范围中。

（四）加强建设工程声像档案的业务指导工作，保证归档的声像档案质量。城建档案馆对有能力拍摄、建立声像档案的单位加强业务指导，定期到工地督促指导他们做好声像档案的收集、拍摄等管理工作，使移交的声像档案符合归档要求。对一些没有能力拍摄而委托城建档案馆拍摄声像档案的建设工程，城建档案馆要与建设、施工单位等相配合，明确工程的进展情况，组织跟踪拍摄。

（五）利用归档的声像档案资源为社会服务。现在城市建设日新月异，每条道路的建设、变化等等都是通过文字、相片或录像记录下来的。如有些道路新建了，有些道路消失了，消失的事物不可能重现，这些景象城建声像档案都能够记录。城市的重大工程在建设过程中的情景、城市的名胜古迹这些有关城市建设活动等都是由反映城市变化最直观的声像档案记录下来。城建档案馆具有丰富的声像档案资源，城市的修建、改建都可以利用馆藏声像档案。城建档案馆也可以利用馆藏声像档案，出版有关城市建设成就的相关画册，举办城市建设图片展，制作相关的专题片来为城市宣传服务。这样，声像档案的作用大了，对在城市建设的影响被人们所认识，声像档案受到更多的关注，声像档案的收集工作也更容易展开。

（六）城建档案馆要树立参与意识，积极参与各类城市建设的重大活动，及时掌握城市建设动态。在建设工程声像档案收集工作中，既要保证在建工程的跟踪拍摄又要及时跟踪新建工程及城市重要活动，围绕城市建设，抓重点，尽可能多地收集声像档案，服务城市建设。声像档案具有现实的查证和利用作用，对历史研究具有重要的参考利用价值，声像档案归档后能成为历史的见证永久保存。随着城市建设步伐的加快，声像档案工作也在不断地发展。虽然建设工程声像档案的收集归档工作与整个城建档案工作相比还是一个薄弱环节，但是只要认真、翔实、细致地做好声像档案的收集工作，就能为城市的发展、研究，留下生动、形象的历史档案。