大数据时代社保档案管理电子化分析

文/山东省潍坊市坊子区社会保险事业管理中心 房素萍

一、社保档案的存管问题

（一）对社保档案不够重视，人力物力匮乏。领导层对档案的管理工作缺少关注，觉得这对单位考核的作用较小，基层员工面临着繁重的业务，缺少足够的时间去存放各种形式的数据资料；档案室条件简陋，面积狭小，欠缺计算机、扫描仪等电子工具，存管电子化寸步难行；对社保档案相关规定以及ISO9001等管理规范视若无睹，尚未建立完备的管理体制；欠缺长期留任、工作能力达标的专业管理人员，兼职员工的专业水平又往往不佳。

（二）数据影像化水平低，管理工作易出错。科室普遍独自存录数据资料，基本都实行纸质版人工存管方式，数据显示上不够直观迅速，处理效率低还常会出现纰漏；纸质档案基本不会有备份，这样便不够可靠稳妥，时间越长越可能损失，出现损失后导致业务失去凭据，假如工作失误并且档案损坏，事务办理流程就会因根本凭据缺损而不能回溯挽救，破坏社保存管的流程性、准确性，社保事业将因此无法继续进步。

（三）人事档案全纸质化，员工退休的审核材料同社保网络相隔离。人事档案是员工退休与享受养老保险的根本凭据，在社保档案中属于数量较大的构成部分，影响职员的退休期、工龄时长、养老金额；因其存续期间长远，包含各地各部门，并且数目庞大、情况芜杂、流动频繁，转变其管理方式十分困难。

（四）社保管理中的扫描工作潦草，没和档案库实现数据联通。尽管目前的体系化社保档案管理规范规定了对人事档案必须要进行扫描，而现实工作中对材料的扫描依旧很少甚至跳过；事务处理系统没有建设信息互联的人事档案管理体系，是导致人事档案与社保信息网络不能衔接的主因；业务中心就缺乏档案录入及远程输送功能，各单位人员退休时都要现场检查材料，因此费力费时。

二、社保档案存管方式电子化措施探究

（一）高度重视电子化管理，建立相关制度。加深领导层对档案管理的重要意义的认识，使社保管理机构看到电子化存管的优越性，为存管方式电子化铺平道路；《电子文件归档与管理规范》中要求，建设并完善社保管理中各类型档案的存管、取用等制度；雇佣专业的档案存管职员，优先录用与该工作相关专业的人员，统一辑录、备份各种电子化数据材料，内部组织需要设立1个档案管理兼职岗位；加强对数据存管人员的培养训练，促进社保档案存管模式的电子化、体系化以及严谨化。

（二）重视对基础数据的辑录管理，实现业务档案存储的影像化。根据“办理者负责收录，收录者负责影像化”的原则，原始纸质资料应随时收录，及时影像化处理，以各种规定数量的资料作为一个呈递单元，呈递给对应的档案存管科，下一年年初把存管科前一年遗留的资料呈交事务全部完成；在档案库目录内收录的各份纸质档案，设立和每份档案一一对应的档号，这些档号被用于命名那些扫描相应文档后而获得的影像资料；此外应构建材料收录审核制度、事后检查制度，由存管科的专职人员提取电子档案，监督者对初审收录的资料进行检查，成立风险管控点，直至达成资料收录环节的透明化。

（三）严格管理人事档案，设计推行共享式联网数据库软件。采取分类法整理数据档案，建设网络搜索系统及资料借阅管理系统，逐渐提升管理工作效率；借鉴业务档案收录影像化的经验，统一调集相关管理人士，在规定时段内扫描数据库中的所有人事档案，构建完善、规范、灵敏的人事资料管理数据库；加强事后数据管理，新员工入职必须通过审核，平时应及时辑录数据，每年整理校订所有的人事档案，做到查漏补缺；建设档案网络检阅系统，升级信息搜索技术，使目前的脱机搜索、联机搜索，进化为智能搜索、在线搜索，实现档案系统及社保业务办理平台的信息互联互通。

（四）维护好业务办理平台的软件，提升管理服务水平。

严格管理社保信息系统，对所有的档案资料都要进行规范化扫描，不能潦草对待扫描事务；将档案影像化之后，应用管理软件，将电子管理系统和社保业务系统连接起来，办理社保事务时便于从人事资料库中检阅所需资料，录取纸质档案后存入电子数据库实行共享，可以提升业务办理效率，减少纰漏的产生；入保组织能随时呈交电子档案，社保部门对此进行初步审核，降低信息收录的难度，及时又准确地收录信息，公司员工申请退休时在网络上就能上传电子档案，无须到现场审核，网络平台能全程显示业务进度，申请者可以随时了解相关信息。

（五）建立电子数据备案及追责机制，防止档案出现损坏风险或数据泄露。管理人员需要认真备份档案数据，妥善维护存放媒介，定时检查数据完整性并备份，特殊情况下可进行异地多次备份，管理人员如果在工作中因失误导致档案损坏或数据泄露，依法对其进行处分；各社保主管部门、政府相关机构及企事业单位可按照各自的现实需要，选择合适的时间开通查询接口，既要最大限度地为企业、员工提供便利，又要在数据管理部门的查询端口维护中实施专人负责制，以保障公司及其员工的合法利益。