科技档案管理的创新路径探究

文/长江南京航道局 马琰

科技档案不同于其他的档案，具有一定的特殊性，主要保存的是在科学研究和生产过程中的形成的具有一定价值的图纸、材料以及声像资料等等，是一项复杂、繁琐、难度大的工作，在信息技术发展迅猛的今天，我们更要重视科技档案的管理工作，以使这些珍贵的资料更好地为社会进步作出贡献。

一、科技档案管理工作存在的问题

（一）重视程度不够，利用率低。因为科技档案不能直接带来经济效益，导致有的单位在思想上存在偏见，对档案的作用未形成充分的认识，在资金、人力等方面投入较少，造成档案管理硬件设施不足，影响管理工作的开展。再者领导层的不重视无形中也使得管理人员的意识淡薄，工作中消极懈怠。其次，科技档案的信息资源没有得到有效的利用和开发，无法满足新形势的需要。在传统的管理模式中，比较重视收藏，其价值没能真正发挥出来，档案管理的意义不大，如同虚设，这样不利于科技档案管理的深入发展。

（二）管理制度不完善，工作不规范。在当前的档案管理工作中，由于制度的不完善，使得档案管理存在盲目性大、随意性强的问题，很多有价值的档案资料收集、归档不及时，或者少归、错归、漏归现象突出，甚至课题还没有验收、成果还没有鉴定就匆忙归档，影响了档案的利用率，资源被浪费。其次，档案内容不够全面，形式也比较单一，纸质材料居多，影像资料较少，使得档案的真实性大打折扣，同时破坏了档案工作的完整性。另外，档案管理工作人员职责不明确，导致工作中积极性、主动性较差，对科技档案的收集、移交、归档工作不及时，工作效率不如人意，还有一些人为原因造成档案破损，比如相关人员借阅后不能尽快归还，严重时造成资料的遗失，这是一笔不小的损失，造成档案资料丧失了应有的价值及功能。

（三）现代化管理水平低。现在信息时代，信息技术在各行各业得到了广泛的应用，在这样的背景下，科技档案的管理在查询与对接等方面存在技术与手段相对落后的现象，处于尴尬的境地，设备陈旧、手段落后，几台电脑就是档案管理工作的全部，软件得不到及时的升级、设备得不到及时的更新，制约了科技档案管理工作的发展。比较明显的是在对档案进行收集、编辑、检索等环节中，依然采用手工的方式，不仅影响了工作效率，还出现了资料不完整、归档不及时等问题，使档案的开发和利用难度进一步加大了，根本就适应不了新形势的发展趋势。

（四）档案管理的人员素质有待提高。现阶段，从事档案管理工作的一般是单位年龄比较大、快退休的人员，也有年轻的工作人员，他们的共同点是均非档案专业毕业，并且很多人没有接受过系统培训，很难适应新形势下科技档案管理的新要求，不能开展完整的归档工作，充其量也就是一个资料保管员。其次，还有一种情况就是从事档案管理工作的人员属于兼职，人员流动性较大，不能专心从事档案管理工作，另外档案人员工作压力大，科技档案的管理繁琐复杂，可是人员不足，现有的工作人员只能增加工作量，同时作为服务岗位，往往因为一件小事没做好，就会被否定。以上种种情况都不利于科技档案管理工作。

二、科技档案管理的创新路径

（一）转变观念、提高认识。档案管理工作要想取得实效，充分发挥出应有的作用，就要从思想上转变观念，改变过去可有可无的错误认知，科技档案的重要性不言而喻，首先这些科技档案信息为以后科技活动的开展提供了依据，使科技活动更具计划性，通过客观、深入的分析，研究原有的档案资料，找到问题，并采取有效措施加以解决，活动的成功率、正确率大大提高，应用效率尽显。其次培训作用突出，因为这些资料真实性强，能够将研究情况进行直观的展示，在教学中也好，在培训中也罢，效果较好。因此，从领导到工作人员都要高度重视，积极对待，形成重视、支持、发展档案管理工作的意识，为提高档案管理水平、发挥档案的价值打下坚实的思想基础。

（二）健全、完善管理制度。管理工作制度的不完善是制约档案管理工作发展的一大因素，所以积极完善、健全档案管理制度，使档案管理更加规范、更加科学。不仅包括档案的利用、保管制度，还包括对工作人员的考核、奖惩制度等等，切实可行的管理制度与规范的管理模式双管齐下，使档案管理有章可循，以保证档案资料的完整性、连续性，为档案服务功能和利用率的提高打下基础。具体来说，档案的借阅时间、档案的查阅情况、档案的下载方式等，多个方面都需要进行全面的管理，以此提高档案管理的质量。另外，科技档案部门还需要落实企业的科研成果的鉴定、工程的验收、重要的仪器设备的开箱验收、新产品的开发等等具体的工作制度。

（三）尽快实现档案管理的现代化。科技档案管理实现现代化是现在发展的必然趋势，它能够有效改变传统纸质档案管理的一些弊端，比如纸质载体在时间一长的情况下，极易受到损伤：发霉、受潮、虫咬等等，将会造成科技信息的丢失，影响研究工作的开展，同时科技档案信息量大，而利用信息技术不仅能够有效防止档案的遗失，同时大大减少档案的储存空间，易于保存，还可以使操作更加简便快捷，使工作效率大幅度提升。所以应该加大资金投入力度，一方面积极引进先进的技术，另一方面设备更新换代要及时。实现档案管理的现代化，可以从提高档案的查找效率入手，通过索引或分类目录完成查询工作，也可以将图像和文字等信息进行信息化处理，实现信息资源的整合，档案管理方式更加多元化。

（四）提升档案管理工作人员的整体素质。高素质的档案管理人员能够促进科技档案管理工作的顺利开展。需要不断对管理人员进行培训，既要提高业务能力，又要提高他们的整体素质。一方面进行计算机技术的培训，这是管理工作开展的支撑点，包括操作、数据库、网络安全等，还要强化档案管理能力，做到档案的大致内容、编号、信息等心中有数，按照准确的档案管理方式进行档案的管理工作。另外，通过培训，使档案工作人员了解档案工作的需求形势，使档案管理工作适应形势发展的需要，促进档案资源的开发和利用，为社会、为人民大众更好地服务。

（五）构建科技档案多样化服务。对科技档案进行多元化服务，比如改变过去科技档案归档繁琐的服务过程，化繁琐为简易，方便档案下载，加强服务化管理的质量化。再如在借阅档案的时候，借阅人、时间、用途、归还日期、档案编号等都要如实详细地填写，并要求在填写的借阅日期之前要及时归还，如果途中有转借的行为，也要有转借的详细表格，在经过领导允许的情况下进行转借，如果并没有按照规定进行借阅等相关服务，同样要给予相应的惩罚，以提高多元化服务的质量和效果。

三、结语

科技档案这一种主要的信息资源，其作用、地位的重要性都在不断地提升，也逐渐受到了重视，在信息时代对科技档案管理进行创新，以提高科技档案管理工作的质量。更加充分地利用起档案信息，将其效能最大限度地发挥出来，为了企业的发展提供强而有力的支持。因此要积极探索、创新管理模式，促使科技档案管理工作实现新突破。