新形势下加强高校档案管理工作的思考

文/广东工程职业技术学院 叶文玲

档案管理工作在国家经济、社会、民生建设方面占有重要位置。中共中央办公厅、国务院办公厅2014年颁布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称为中办国办的《意见》），对档案工作的地位和作用做出了新的科学概括，并提出了更高的标准和要求：“档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。”在《意见》中，将档案工作的职责从档案部门的责任上升到了地区和单位职责上，并且强调了是“重要”职责，这一提法将档案工作的地位和作用提高到新的历史高度，也为如何做好档案工作带来了新的课题。高校档案馆是非政府档案保管机构类型最大的档案管理机构。“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”高校档案工作是高校管理的重要基础，在新的历史条件下，如何准确地把握高校档案在高校管理中的作用和地位，提高高校档案管理工作质量，是档案工作者面临的新课题。

一、高校档案在学校管理中的作用

（一）高校档案是学校师生在以往活动中积累的宝贵财富，是学校和社会实践活动的原始记录。高校档案是校史来源的重要组成部分，记载了高校诞生和发展的历史，它的内容反映了高校教学、科研、行政管理的各项活动。高校档案能够作为证据说明高校的过去历史，使后人启智增慧；也能够激励人们继续创造辉煌。高校档案通过文字、图像、声像、实物等重现了昨日高校办学治教的辛酸与荣耀，时刻鼓动后人奋发图强。高校档案工作对传承学校文化、再现历史面貌具有突出贡献。高校档案的质量在一定程度上是一个高校发展水平的有力象征。

（二）高校档案工作是学校管理工作的重要组成部分。一所高校从建立到发展的完整历史记录体现在高校档案中，随着学校的发展不断充实，高校档案更是每一项学校管理工作从开始应用到执行过程的记录，为学校管理工作提供依据。高校档案工作与学校各项活动同步，收集资料、积极主动提供档案利用，为以后的学校管理活动提供借鉴。高校档案工作还包括档案的编研工作，高校档案的丰富信息资源被挖掘出来，让档案鲜活起来，有利于师生了解学校的各项规章制度制定的渊源，有利于学校管理工作。学校的主要功能是教育，教育可以分为两种：一种是专业知识的教育，一种是思想道德的教育。专业知识的教育成果可能通过科研成果、学生成绩册等档案记录下来；思想道德的教育则可借助于档案馆来发挥作用，档案馆是高校历史文化的重要载体，通过档案馆，学校师生能够感受到一种历史感和文化的熏陶，有利于同学建立催人奋进的精神，对学生产生潜移默化的影响。目前比较流行的诚信档案，其第一笔记录往往也是从高校档案开始的，学校对学生的管理不仅包括对学生传授知识，也是要为即将走上社会的同学塑造良好的人格，学生的高校档案也将成为大学生迈入社会的一张“通行证”。

（三）高校档案是提升学校品牌的有力保障。高校档案承载了几十年甚至几百年高校建设和发展的记忆，高校人才、科研档案体现了该校的师资和科研力量。高校档案馆通过编研、出版、举办展览等活动向学校师生和社会宣传有关学校辉煌历史的资料，有助于提升该校在社会的知名度和学校师生的爱校情结。高校档案是高校历史的真实记录，对于学校取得的成绩具有非常强的说服力；对学校评估、教学改革等与学校品牌相关的事项具有支撑保障作用。

二、高校档案管理工作面临的新形势

档案工作随着经济发展、政府职能转变也发生了变化，档案的收集模式、管理手段和服务机制需要进一步创新；档案工作的目标是要实现“档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系”的建设。在此背景下，高校档案工作面临的新形势主要表现在以下方面：

（一）高校档案资源来源的整合。高校档案资源不仅涵盖了传统意义上的教学档案、人事档案、科研档案、学校管理档案等，一些民生档案、特色档案如学校的名人档案、手稿、家书也逐渐成为高校档案的征集范围。随着高校数字化校园的建设，档案的载体形式也发生了变化，数字信息管理已经成为未来高校档案管理的重要工作。

（二）高校档案利用服务的多元化。长期以来，高校档案工作主要集中在收集、整理和归档环节，对档案的开发利用主要集中为校内教职工的人事档案和学籍档案。在强化档案服务和档案文化的背景下，高校档案资源已经成为社会信息资源的一部分，高校档案利用的群体也发生了变化，从学校教职工和学生发展到社会研究人员。互联网发展已从单向的Web 1.0向双向互动的Web 2.0转化，档案服务方式也从原来的现场办公方式逐渐向远程访问转化。

（三）高校档案安全的新要求。新形势下对于高校档案安全有两方面：一是实物的安全。近些年来自然灾害和战争在全球范围内频繁发生，给人类造成了极大的经济损失和文化的破坏，例如汶川地震、玉树地震等造成了大量档案实体的损坏，中东战争、阿富汗战争、叙利亚战争、利比亚战争、伊拉克战争等战争中档案损坏销毁的数量不计其数，对人类文明造成了极大的破坏。二是档案信息的安全。电子文件已经成为未来档案信息资源的主要来源，电子文件的不稳定性和易泄密性，已经成为高校档案管理未来一个需要长期关注的课题。

三、新形势下高校档案管理的发展方向

在“完善工作体制，健全三个体系，加大支持力度”的新形势下，高校档案工作的未来发展方向主要表现在以下4个方面：

（一）将高校档案作为学校信息资源整合的平台。高校档案来源广泛、内容丰富、门类繁多。高校档案包括在教学管理、实践和研究中形成的教学档案，党务管理、行政管理等活动中形成的党政管理档案，学校基础建设活动形成的基础建设档案，设备仪器购买、使用、维护过程中形成的仪器设备档案，编辑出版学报等学术刊物及其他出版物活动中形成的出版物档案，以及会计档案、外事档案等。高校档案还包括个人档案，如学校著名学者的论文、著作、手稿、照片、影像、证书、奖状等。这些档案为高校起草新的文件，制定新的规划起着重要的指导作用。学校各部门的人员在制定新的计划或者方案政策时，不能不全盘考虑计划、方案的可行性，就需要查考先前的记录，在原来方案的基础上做详细的规划。高校档案是学校各项活动的历史记录，详细记载了学校各个阶段、各项活动的发展变化情况，这些文件有助于帮助领导科学决策，为各项工作提供咨询材料和翔实准确的数据，避免决策的片面性。

（二）将高校档案的远程服务作为档案利用工作的一项重要任务。随着服务网络化程度的深化，各行各业都努力搭载网络的便捷快车，实现自己的转型。高校档案的服务对象除了在校的师生外，已经毕业的校友、社会研究人员占绝大部分。针对高校档案的利用对象分布比较广泛的特点，高校档案工作者应将实现档案利用的远程服务作为当前高校档案工作的一项重要工作。《意见》中也指出要“统筹安排档案服务……做到便民利民。”通过远程服务，为高校赢得好的声誉，也是高校档案提升学校品牌和影响的有效手段。

（三）将高校档案管理部门努力提升为学校管理工作的核心部门。高校档案在高校管理中具有重要作用，但是这些作用经常被学校低估。高校档案管理部门位置的提升对档案工作者在工作热情方面有很大的影响作用，档案管理部门可以与图书馆、学术机构（特别是历史研究机构）、校友办公室、公共关系部门、校长办公室等机构密切合作，在学校管理工作中多发出自己的声音，多体现高校档案在以上各方面的作用。这就需要高校档案管理部门付出更多的时间、精力和空间来处理好自己与其他部门之间的关系，特别是与原来直属部门的关系，争取获得更多部门的支持。但是，最终高校档案的核心任务，如支持学校行政工作、科学、教学，促进社会和高校师生对学校历史的了解，提高公众档案意识等不应发生变化。

（四）将高校档案工作与国家政策紧密结合。在外部环境中，对高校档案工作影响最大的就是机构所处的社会环境。政府规章制定对特定的高校档案的形成具有直接和重要的影响，对某些档案的保管期限具有直接的影响，并且对某些高校档案的开放获取也具有非常大的影响作用。高校档案工作者和其他档案管理人员应该密切关注国家有关政策对高校档案形成、保管和利用的影响，及时调整保管和开放政策，做好保管机构和利用者之间的协调工作。

（五）将高校档案的安全体系建设作为高校信息资源安全的保障。正如本文第二部分所论述的，高校档案的安全主要面临着两方面的威胁：一是实体的损坏，二是信息的安全。在高校档案安全体系建设中对档案物理实体的保护，要建立完善的档案安全应急管理制度，针对由各种自然灾害或者人为因素如火灾等危险时，制定应急预案，将档案的损失程度降到最低。同时，对重要的档案实行异地备份保管，确保高校档案载体的安全和完整。针对高校档案信息的安全，一方面要加强高校档案的保密管理，建立健全高校档案的保密规章制度，在制定保密规章制度时，既要考虑防止档案保密信息的泄露，又要考虑社会各界和高校教职工对档案的利用需求。另一方面要确保电子文件的长期可用，制定数字档案信息保管办法，及时防范新技术的应用对数字档案信息资源带来的新挑战。

四、总结

高校的档案是宝贵的历史真实记录，同时也是无形资产和财富，是高校事业的重要组成部分。2014年出台的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》提出了新形势下完善档案工作体制、健全三个体系和加大支持力度的具体措施，对完善高校档案管理工作具有推动作用。未来高校档案管理要在资源整合、远程利用服务、提升高校档案管理部门在学校的地位、密切关注国家政策及安全体系建设方面加大投入。当然，要做好档案管理工作，需要档案管理部门与学校各职能部门密切配合，相互支持，认真做好档案的收集整理工作，维护档案的真实性，保证档案的齐全和完整，档案管理部门进一步做好档案资源整合，为学校各项工作服务，这样才能真正达到管理的目的，并且充分发挥出学校档案的作用。