高校综合档案管理的现代化建设方法研究

文/德州学院 刘健美

正所谓少年强则中国强，在综合国力逐步加强的现代，国民对现代青少年综合素质的教育工作也越发重视，高校的综合档案，不仅记录着高校的发展历史，在学校建设、教学、科研方面的作用也不容小觑，尤其是在网络信息高速发展的现代，高校想要得到更大的进步，必须加强档案的综合管理，在高校发展历史中寻找突破口，从而达到促进高校教育、科研、管理同步发展的目的。本文旨在对我国高校档案管理现状及档案现代化建设方法进行简要探讨，以期能为高校的档案管理现代化建设提供一定参考价值。

一、高校综合档案管理现代化建设现状

（一）对档案管理的重要性认识不够。从高校的发展历程来看，高校发展关注的重点一直在学生的学业情况、升学率以及学院的教学任务上，对学校日常发展中所形成的文件资料等档案的管理并没有投入较多的人力和物力，档案管理和建设直接是一盘散沙。其次，在高校的发展中，不少教师觉得档案的作用仅限于偶尔查询资料、调取文件，实际用处并不大，因而听之任之，以至于学院档案的管理一直处于被忽视状态，所以目前的档案管理上是非常不到位的。总而言之，学院的教师认为档案管理不重要，在日常工作中不会对档案进行综合管理，档案的价值自然不能得到有效利用，如此就形成恶性循环，这也是现如今不少高校的综合档案管理都处于一团糟状态的主要原因。

（二）档案管理制度混乱。在对档案管理不够重视的情况下，相应的档案管理机制自然无法完善，以至现代不少高校在档案的管理上，缺乏相对应的管理标准，有些高校甚至将学生的档案交由系部、学生会、图书馆等地方自行处理，致使学生在毕业之时，常因档案管理的混乱出现档案丢失、霉烂，档案滞留等情况。其次，因学校的不重视，档案不仅在管理方面遭受严重挫折，在处理方面，也常常出现不及时、不严谨、漏洞百出等情况，处理的档案质量更是参差不齐，严重影响学院管理及信誉度。

（三）档案管理方式落后。随着科技的进步，互联网技术得到飞速发展，在此背景下，不少高校的档案管理工作依然采用传统的整理方式，资料的收集、档案的整理、分卷、归档，都全部由人工手动完成，不仅效率低，所收集的资料准确度也有待商榷，资料的查询调取也因全是人为手工管理方式，想要一份资料，时间耗费极长，档案管理资料的重要性完全不能得到体现，所以在档案的管理建设方面，落后的档案管理方式，成了目前高校档案现代化建设的主要障碍。

（四）档案管理人员缺乏专业技能和素养。据数据资料显示，现代高校的档案管理工作中，绝大多数管理人员都不具备系统、完善的档案管理知识，甚至有些高校还聘用退休的干部、文凭不高的社会人、刚出校园的毕业生以及关系户对档案进行整理，没有从业资格不说，经验少、素质低，对档案的分类、整理、保存、立卷等知识完全没有概念，工作难度大、效率低，根本没有办法按照规定完成工作，以至出现档案管理混乱、期限不明确、收集处理资料不及时等诸多问题。

二、高校综合档案管理现代化建设方法分析

（一）强化档案管理现代化建设的重要性。高校的档案管理，记录着高校的发展历史，是高校学生们的重要资料，合理系统化的档案管理建设，不仅有助于促进学院发展，对学校的信誉也有着不可忽视的重要性。目前高校的档案管理建设工作，因教师、高层领导等的不重视，常常处于管理混乱状态，档案处理不及时、数据信息收集效率低、管理存储的不到位等问题成了目前档案管理最常见的现象，档案霉烂丢失等现象更是屡见不鲜，为促进学院发展，强化内部管理工作，应加强学院对档案管理现代化建设重要性的认知，定期开展宣传工作，同时国家也应制定相应的制度和措施，不断加强创新管理建设理念，通过改变传统教育模式，让高校不再局限于传统的重教学、轻档案的管理模式，保证现代高校在强化教学，完成教学任务之余，档案的现代化管理建设也能一同进步。

（二）完善高校档案管理现代化建设制度。想要加速完成高校档案管理现代化的建设，在增强档案重要性认知的同时，相应的档案管理制度也必须完善。在档案的收集方面，要做到信息准确、完善；在档案的处理方面，要做到及时、高效；在档案的立卷、归档方面，要做到细致、无漏洞；档案的存储环境应挑选干燥、通风、保密性强的地方，借阅档案应建立相应借阅制度，确保档案资料每一次查阅都有迹可循，同时管理人员之间的分工也应当明确，赏罚分明，最大化确保高校的档案管理能随着时代的进步而进步，以达到强化学院内部管理、完善学院制度、促进学院发展的目的。在完善高校档案管理制度之时，其计划目标应一步一步进行，制定相应的长期短期计划，从短期目标开始，逐渐对高校档案管理制度进行完善，最大化避免因计划不到位，目标不清楚而浪费人力、物力，从而高效降低高校档案管理现代化建设中的成本。

（三）引入先进的档案管理设备，加强档案的现代化建设。传统的档案管理方式，是制约高校档案现代化建设的主要障碍，现代高校想要进一步完成档案管理的日常建设，除了加强对档案管理重要性宣传和完善档案管理制度外，还得打破传统的人工收集资料，分卷立档的管理方式，引入更高效、更系统、更准确的档案管理方法，尤其是在大数据背景下，引入新技术来完善加强对档案的管理势在必行。现代高校应加速建立网络技术，充分利用网络技术共享性以及强大的数据处理优势，优化档案数据，加速数字化档案管理建设，同时利用计算机网络技术的可共享特性，让公共型文档资料能处于共享状态，便于师生查阅，在数字化信息建设中，管理人员应谨记，任何人不得以任何名义将档案资料占为己有，档案资料必须交由档案管理部门统一管理，借阅的档案管理资料，也必须在期限内归还，为避免档案资料外泄现象的发生，各个部门应对此高度重视，在必要的情况下，可建立一系列惩罚措施。

（四）提升档案管理人员的专业技能和职业素养。档案管理人员专业技能和素养的不合格，也是造成档案处理不及时、质量参差不齐、保管不到位的主要原因，是进一步制约高校档案管理现代化建设的主要障碍，想要完成档案现代化的建设，应当同时加强档案管理人员专业技能和职业素养的培养，通过专业培训或重新招聘经验丰富有从业资格的管理人员，都是切实可行的方法。这里着重介绍人员培训方面需注意的问题，第一，在人员的培训过程中，除了要加强职业技能和素养的培训外，还要树立更为健康、积极的思想理念，以保证档案管理的现代化建设能在一个正常高效的环境中进行。第二，除了培训专门的档案管理人员外，还应当定期对档案管理的在职员工进行岗位调配，充分挖掘档案管理员工的优势，调动员工积极性，同时不同的岗位调换，有助于培养全能型档案管理人才，即使后期遇到人才流失问题，也不至于因找不到合适的任职人员而让档案长期处于滞留状态，最大化完善档案管理现代化建设工作。

三、结语

总而言之，高校的档案管理现代化建设已成为高校发展的必由之路，加强档案管理重要性的认识，完善档案管理制度，引入计算机网络技术以及专业人员的培训，都是加快档案建设的重要手段，确保高校档案管理能以最快速度进入规范、合理、科学的状态。当然，档案管理的现代化建设是一项漫长而艰辛的任务，并不能一蹴而就，在档案的建设过程中也容易出现各种各样的问题，各大高校应提前调整心态，做好应对措施，以保证在出现问题之时能积极应对。相应的，国家相关部门也应当制定相对应的政策和措施，站在宏观的角度上，对高校的档案管理现代化建设进行调控和督促，让各大高校都能加快实现现代化档案管理。