企业智慧档案馆建设存在的问题及对策探析

文/郑州航空港兴港投资集团有限公司 周云云

一、企业智慧档案馆概念

企业档案馆担当着承载企业历史、服务企业运营的职责，作为其发展的高级形态，企业智慧档案馆是企业为了创新、提升档案馆管理和运作方式，采用大数据、物联网、云计算等多种技术手段，对本企业档案物理管理和信息管理两方面进行感知、存储、联通、辨别、分析、决策、创造等功能处理的开放式、联动式的档案馆形态。

二、企业智慧档案馆建设现状和形势

2008年，IBM最早正式提出“智慧”理念，并引发起国内智慧建设的大浪潮。在此背景下，“智慧档案馆”应运而生，国内掀起“智慧档案馆”理论研究的热潮，并迅速地从一种单纯的学术期待，转入如火如荼的实践推行，譬如，青岛市智慧档案馆一期项目已于2015年5月正式投入运行；浙江省丽水市在智慧丽水建设的同时开始了智慧档案馆建设，试行全市档案资源统筹建设等。

企业方面，中国移动广州公司、国家电网公司、中航工业集团、中海油公司、中国商飞集团等都在智慧档案馆建设和升级方面进行了有益的探索和实践。这些企业着眼于电子文件流生命周期控制与利用研究、档案馆库物理信息与数字档案虚拟信息集成管理与自助式利用等，实现了档案工作不同层次的创新和提升。譬如，中国移动广州公司开展《“五全”实时智慧档案管理系统研究与实践》项目，为实现“全数字、全流程、全系统、全覆盖、全智能”的实时智慧档案管理开展研究，并在2011年获得国家档案局优秀科技成果。

与企业综合经营实力、管理理念相匹配，各类企业智慧档案馆建设差异较大。一是物理区域分布不均匀，中部及东部地区建设数量高于西部等欠发达地区。二是起步时间悬殊较大，中部及东部地区企业智慧档案馆起步时间较早。三是建设重点不同，由于不同企业主体业务不同，相应的智慧档案馆建设重点也有所区别。四是内部建设结构性失衡，如企业总部、标杆单位或机构的智慧档案馆建设明显优于分支机构及其他机构。五是建设质量参差不齐，不同企业智慧档案馆建设效果差别较大，甚至不乏失败案例。

三、企业智慧档案馆建设存在的问题

尽管企业智慧档案馆建设都本着“沟通感知智慧化、资源管理智慧化、利用服务智慧化”的初衷，但在落地执行中，由于主客观原因而出现了与初衷的偏差甚至背离，这里从以下几个方面进行分析：

（一）与智慧城市建设主旨脱节。作为继数字城市之后信息化城市发展的高级形态，智慧城市的主旨在于感测、分析与整合城市核心系统的各项关键信息，对包括民生、城市服务、商业活动、工业活动等在内的需求进行智能响应。智慧城市各项系统、活动的终端输出产品，均与档案相关联，故智慧档案馆是智慧城市的重要组成部分。现阶段企业智慧档案馆的建设，很大程度上还需借助技术市场各类供应商。目前，在对档案这类城市关键信息的处理方面，供应商提供的解决方案主要是采用射频识别技术，对实体档案存、查、借、还、防等流通环节进行全面可视化查询和管理，偏重于解决档案“管”的问题，并未实现智慧城市对关键信息感测、分析、整合的要求，存在脱节现象。

（二）缺乏整体规划和顶层设计，与建设实施脱节。智慧档案馆建设是一个系统工程，顶层设计对其具有全局性、系统性的指导意义。智慧档案馆顶层设计是将顶层设计的方法和理念运用到智慧档案馆领域，进行需求分析，运用系统集成，统筹考虑和协调各要素，从而对智慧档案馆的基本架构及要素进行有效组合。目前，企业智慧档案馆建设在顶层设计方面主要存在以下两个问题：其一，国家层面的智慧档案馆顶层设计指导框架尚未明确，导致企业智慧档案馆建设缺乏相应参考。其二，各类企业智慧档案馆顶层设计框架在建设实施过程中，因其自身的不合理性及其他因素，存在脱节现象，导致企业智慧档案馆的建设出现偏差。

（三）供应商质量良莠不齐，存在恶性竞争。企业智慧档案馆在很大程度上依赖于智慧档案馆建设供应商的设计、生产、建设、安装、调试等系列活动，且一般建设费用偏高，需根据招投标法规定进行公开招投标活动。对招投标工作把控如何，在很大程度上影响着企业智慧档案馆建设质量。从国内智慧档案馆建设供应商的情况来看，部分企业最初是作为密集架生产商，加强研发获得信息系统集成资质，并集成其他硬件生产、服务企业，继而发展成综合性智慧馆库建设供应商，部分企业以智慧化建筑设计、建设起家，集成档案馆其他硬件设备生产和服务厂商，通过研发获得信息系统集成资质，对外提供智慧档案馆建设服务，也有部分企业是以研发档案信息管理软件起步，通过与档案馆其他硬件生产和服务企业的合作，对外提供智慧档案馆建设服务。集成厂商较多，质量参差不齐，自主研发能力较弱，且部分供应商在企业智慧档案馆建设活动中存在恶性竞争现象，如诋毁、恶性质疑、打价格战等，影响招投标活动的公平性，误导企业智慧档案馆建设方向。

（四）管理理念偏差，存在“两重两轻”现象。作为一种全新的档案馆建设模式，企业智慧档案馆的建设需要正确的管理理念作为引导，如用户服务优先和效益优先理念。智慧档案馆虽然是档案馆的高级发展形态，但仍不能背离提供更完善的档案利用的初衷，同时避免盲目投资倾向和先进性导向，注重档案馆建设效益。然而，从企业智慧档案馆的建设过程来看，部分企业管理理念出现偏差，存在“两重两轻”现象，即重视库房及设备的物理管理，轻视档案信息利用和服务，重视设备和系统的先进性，轻视投资效益，盲目投资、盲目建设，如不及时纠正，将会影响智慧档案馆建设对提升和创新企业档案工作的实现程度。

四、企业智慧档案馆建设对策探析

（一）面向智慧城市推进企业智慧档案馆建设。如前所述，企业智慧档案馆是智慧城市的重要组成部分，当前企业智慧档案馆发展瓶颈之一是尚不能有效地实现智慧城市对关键信息感测、分析、整合的要求。解决这一问题，需要借助两大技术手段，一是云计算、物联网和大数据技术的综合运用。二是智慧档案馆各信息系统的集成服务。前者当中，与物联网的融合除了运用物联网射频识别技术外，还可借助传感器等先进技术，获取对档案实体的感知。云计算、大数据运用方面，可搭建“档案云”打造互联互通的档案网络，将各自分散且独立的档案资源整合进云存储系统，利用数据挖掘和可视化技术进行抽取、整合、分析，实现数据的自动调控、智能处理与多元化呈现。后者，面向智慧城市的档案信息集成服务，是建立在网络和信息技术基础之上的系统化工程，主要包括集成检索服务、“一站式”集成服务和信息安全服务。所谓“一站式”集成服务，即将经过有效组织的档案信息借助网络技术和应用软件支持，使利用者“一步到位”得到整合好的、满足不同层次和范围的档案利用需求。

（二）完善顶层设计，加强整体规划。企业智慧档案馆建设顶层设计是一个系统架构，主要从核心价值、制度、资源、业务管理、技术和安全等几个维度组织。核心价值方面，可把“创新、协同、开放、共享、绿色”作为基本理念，以“绿色”发展为基础，实现企业智慧档案馆安全防范系统、消防系统、智能存储系统、环境保护系统的自动检测与控制；制度方面，与国家标准相统一，确立本企业智慧档案馆建设和管理的标准规范体系，尤其是数据标准、技术标准、应用标准、平台标准、运维标准和管理标准等；资源方面，以信息资源、技术资源、人力资源等为基本要素，尤其注重企业信息资源共享体系的建设；管理方面，研究与本企业智慧档案馆建设相匹配的信息化管理体制，加强组织领导和协调；技术方面，搭建基于物联网、云计算和大数据、移动互联技术为核心的技术体系，促进各应用服务系统的互联互通；安全方面，构建以信息安全组织为核心、安全管理机制为保障、信息安全制度为指导、信息安全技术为支撑的闭环式安全体系。

（三）研究供应商筛选、管控机制，加强项目实施控制。智慧档案馆建设供应商作为企业外部力量，管控难度较大，作为企业智慧档案馆项目实施的主体力量，企业须研究其筛选、管控的体制机制，加强招投标活动管理，强化项目实施控制。筛选方面，可以发动企业之间的联合协作，建立供应商目录，确定筛选比较指标，同时配合权威机构审查工作，提高项目建设准入标准；管控方面，可与本企业招标采购部门、法务审计部门协作，制定项目实施各环节把控流程，严格资格审查，严格项目验收标准，组织联合验收；项目实施控制方面，可在招投标文件中拟定明确的项目控制条款，要求供应商进行响应，加强项目实施期间检查工作，严格整改标准。

（四）基于服务用户和投资效益化，理顺管理理念。基于服务用户和投资效益化，解决的是企业智慧档案馆建设中心和导向的问题。企业智慧档案馆以谁为中心，以何为导向，反映了企业智慧档案馆的建设目标与其核心价值理念的匹配程度。企业智慧档案馆建设应面向用户体验，研究用户利用需求，借助智慧档案信息资源整合、抽取技术实现用户需求的一站式、自助式满足，建设档案信息资源共享和服务中心。同时，企业智慧档案馆建设，还应结合本企业实际，切忌盲目追求先进性，制定适合本单位的智慧档案建设板块和实施策略，严格投资审批和意见征求制度，加强投资项目效益预测和评估，理性投资，理性建设。

五、结语

企业智慧档案馆建设是一个长期、复杂、循序渐进的过程，企业档案部门应充分认识这一形势，理性看待其发展、成长过程中面临的诸多问题，厘清本企业智慧档案馆建设症结所在，考虑从技术层面、顶层设计、管理体系、风险管控、项目实施控制、档案基础工作等几方面改善突破，解决落实，推进智慧档案馆建设，创新、提升企业档案管理模式。