关于提高高速公路工程技术档案管理水平的探索

文/云南省公路科学技术研究院 王琼芬

工程技术档案包含了工程从开始到结束的全部过程记录，是日后工程养护和扩建的重要决策依据，所以工程技术档案的存在具有极其重要的意义，应加强对其的重视，以确保工程技术档案的真实性与准确性。在高速公路施工建设中，工程技术档案的种类复杂且多样，对这些档案进行科学的管理及分类，是公路档案管理人员首要面临的问题。只有规范化高速公路档案的管理，才能使工程技术档案得以科学合理地使用，充分发挥其社会效益，更好地服务于大众。

一、高速公路工程技术档案特点

（一）资料所涉及的单位众多。高速公路的建设工作由于其规模巨大、工程种类、投入资金大等特点，其工程技术档案资料所涉及的单位众多。一个完整的高速公路建设工程涉及了政府、建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位和材料设备供应单位等等，少则几家，多则几十家单位协同，项目施工过程中又分为若干个标段在合同形式中表现出来，错一不可，因此，参建单位数量众多是其最显著特征。

（二）资料形成的周期性较长。由于高速公路的建设工作工程任务量巨大，从可行性研究、征地拆迁、项目立项和设计等前期的工作，到工程结束后的工程竣工验收以及试运营阶段的质量保证工作，才能最终投入使用，因此，其另一明显特征就是资料文件形成周期性较长。

（三）专业技术性强。高速公路的工程属于一个系统庞大的综合工程，包含了路基、桥梁、隧道、机电、绿化等工程项目，这些专业项目都有着自己独特的技术要求及技术标准。这些工作内容主要从工程技术档案的内容中完整地体现出来，并且要完全符合有关的技术要求及标准。为了保证其建设工程质量，若想做好高速公路工程技术档案的管理工作，仅仅有档案方面的知识是不够的，还要有了解关于工程建设方面的相关知识，这就要求工作人员的专业性要强。

（四）施工队伍换动频繁。随着工程的不断推进，施工单位经常会对人员进行调配，而整体的施工地点也会随着工程进的变化而迁移，当工程建设中的某个施工环节完工后，相应的施工人员就会撤离施工现场，接下来的施工单位也会直接进场施工。工程技术档案的相关文件资料若不及时整理归档，一旦信息遗漏或缺失，会为后续交工验收工作带来许多不必要的麻烦，也无法为后续工作的开展提供有力的数据支持。

（五）信息载体多样化。高速公路工程技术档案中包含了从工程初期的设计到工程竣工的验收等各个阶段产生的所有数据及信息资料，贯穿于高速公路建设工程的始末，产生的档案数量巨大，且涉及的内容种类繁多。因其特有的档案形式，这就出现了许多信息载体，如施工图纸、现场照片、施工录像等。

（六）信息化水平较高。随着信息化时代的到来，高速公路的建设工作中融入了一部分信息技术的应用，在不同阶段的建设工作和管理环节，形成的不同档案都对高速公路工程技术档案的管理工作提出了更高的要求。搭建信息资源共享平台，已经成为对工程技术档案建设的新要求和新挑战。

二、高速公路工程技术档案管理中存在的问题

（一）档案管理制度的不完善。管理制度是决定档案管理的根本要求，管理制度的不完善造成了档案管理工作中的许多漏洞。一部分工程技术档案管理制度没有与工程内部的审核进行有效的沟通，造成了工程验收工作缺乏指导性和实际操作性，导致公路档案的管理难以实现精细化管理，只能停留在管理表面而无法将管理工作深入。这也在一定程度上影响了对于工程项目的记录，影响了档案记录的真实性与准确性，因此，相关部门应制定科学合理的工程技术档案管理制度，完善其职能规范。

（二）档案管理模式陈旧。随着信息化时代的到来，档案管理模式信息化已经成为档案管理工作发展的必然趋势，但我国的高速公路工程技术档案还未与信息化技术充分融合，现代化的管理模式与先进的管理理念还没有被采用。管理人员还要注意信息化的管理与经营理念之间是相互融合创新的关系，而不只局限于简单的结合，这也在一定程度上阻碍了信息化管理模式的发展，这种传统的档案管理模式，不仅降低了档案管理的质量，同时还增加了档案管理的成本。

（三）管理水平低下。一方面，工程技术档案的管理工作没有设立专门的档案部门，这就影响了档案的集中整合与分类，大多数高速公路项目建设部门，在工作中缺乏相互之间的沟通，各自为政，导致档案管理的信息不同步、记录资料不完整等情况的发生，对档案缺乏统筹管理的观念，影响了工程技术档案的建立。另一方面，缺乏相关的专业管理人员，大部分档案管理工作没有配备专职的档案管理人员，一人多岗的现象时有发生，而兼职的档案管理人员专业技术知识较薄弱，且管理素质不高，加之对档案管理工作经验的缺乏，因此无法完全掌握对档案的管理，造成了档案质量的低下。

三、高速公路工程技术档案管理实施对策

（一）健全工程技术档案的管理机制。健全的制度是工作顺利开展的基础保证，建立健全工程技术档案的管理机制，将档案管理工作与档案的运动过程进行有机结合。在高速公路建设项目开展初期，项目单位应根据相关工程技术档案要求，制定工程技术档案的编制要求，详细规定具体的实施细节以及档案的编制与管理办法等相关档案管理内容。建立相应的档案管理责任制度，通过专职的档案管理人员进行一系列工作的管理，并严格依照相关规定贯彻落实。为了实现档案管理的高效率，还要制定管理档案的相应考核制度和相关奖惩机制。在高速公路的建设施工中，相关人员应不断结合建设工程的实际情况，对档案管理的制度进行完善，制定科学可行的工作计划，为更好地开展档案管理工作夯实基础。

（二）提高公路档案管理的信息化程度。信息化已经走进了人们的日常生活，电子档案已经成为潮流发展的必然趋势。因此，工程技术档案的管理也应该做到与时俱进，不断创新发展，以便适应信息化时代的发展。提高工程技术档案管理的信息化程度，一是建立档案管理信息库。要加速档案管理的技术化和网络化，必须要建立和完善档案管理信息数据库，这样可在很大程度上拓宽信息渠道，快速提供信息服务，从而实现国家对档案管理的宏观调控。二是建立网络互联，实现资源共享。三是充分运用激光扫描等先进技术。在公路档案管理过程中，还应充分运用激光扫描等先进技术，对于纸质档案中较大的信息项可运用激光扫描技术，有效将纸质档案转化为电子档案，以有效保证重要档案的安全，减少因档案原件频繁使用而造成的磨损，真正实现档案管理的现代化。

（三）规范工程技术档案管理流程。高速公路的工程技术档案信息的真实性和全面性会对工程技术档案管理工作的质量造成直接的影响，因此要对档案的记录秉持着公正、全面的原则，对高速公路建设的各个环节要根据实际情况进行记载，并对所记录的数据信息进行分类归档保存，最大限度地确保公路档案资料的真实与完整，以便日后能够对详细情况进行真实反馈，为今后工程管理工作的开展提供便利。

（四）提高档案管理人员的专业素质。提高公路档案人员的素质。培养新型的公路档案管理人才，要切实提高公路档案管理人员素质，必须适应档案专业人才培养规律的多层次性，进一步完善公路档案教育体系，加强学科建设，建设与公路档案事业相适应的档案专业人才培养体系；建立人才开发的激励机制；建立健全用人制度，就是从根本出发，保证工程技术档案的整体水平。

四、总结

高速公路工程技术档案真实地记录了高速公路建设各个环节工作的开展情况，清晰地反映了高速公路建设中所遇到的问题，具有极大的参考价值。因此在工程技术档案建设中，要不断吸收先进的管理理念和专业的科学技术手段，将科技信息融入其中，积极运用现代化资源，为今后的工程技术档案管理工作提供技术支持，推进高速公路建设工作健康稳定地发展。