公园档案管理中电子档案的价值探究

文/广西南宁市人民公园 覃芸芸

公园档案属于国家档案中非常重要的一部分，档案中详细记载了相关工作人员工作情况以及公园建设情况和管理情况。现阶段，公园档案管理过程中还存在很多的问题，缺少社会支持及相应管理人才。随着电子档案的逐渐应用，可以有效改善我国公园档案管理的现状，从而提升档案管理效率，提升公园服务质量。相关管理人员需有效应用电子档案优势，发挥其作用，加强公园管理工作。

一、公园档案管理中存在的问题分析

（一）缺少高素质的公园档案管理人才。公园档案管理相关工作具有一定的针对性，且管理范围较广。档案中部分资料具有机密性，需要严格保密。因此，要求相关档案管理人员须具有较强责任感以及较强专业水平。现阶段，我国公园档案管理工作缺少高素质管理人才，大部分院校未设置公园档案管理课程，导致专业性管理人才稀缺。

（二）缺少社会及公园各方面的全力支持。在公园管理过程中，人们将注意力放在园林景观或行政业务上，对档案管理的认识度较低。公园档案管理属于一项隐性的工作，很多群众文件归档意识不强，档案管理缺少群众支持，导致档案收集不全，进而缺少社会资源和发展动力，公园档案管理工作久滞不前。另外，公园领导因为工作侧重点的不同，是否高度重视档案工作，也是档案管理面临的重要问题。

（三）缺乏较高的档案服务意识。上级档案管理新规更新较快，同时部分公园档案工作人员流动较大，工作交接有间隙，导致部分新接手的档案人员跟不上上级机关档案培训学习的补充更新。

（四）缺少档案硬件设施的有力保障。档案管理工作需要完善的硬件条件，并配备专业化的工作人员。部分公园办公场所偏少，档案库房偏小，库房面积达不到逐年增加的档案存档需求，容纳不下文件消毒柜、防磁柜等，导致档案管理工作人员心有余而力不足，档案室更新升级新面貌面临硬件瓶颈。

二、在公园档案管理中电子档案价值研究

（一）电子档案具有较高的保密性。部分公园档案需严格保密管理，具有私密性，需相关工作人员加强管理力度。电子档案的应用可以加强档案管理的保密性。在传统档案管理中，一般采用纸质方式，在需要查阅文档时，需要工作人员翻阅档案资料夹，工作量较大，所需人工成本较高，且在查阅资料过程中，需要其他工作人员的配合，导致部分保密性文件信息出现泄漏情况。电子档案能够有效解决这一问题，在查阅公园档案时，只需要进入公园电子档案管理平台中，输入工作人员的用户名及登录密码，即可在网上查询到信息，极大地减少了工作人员的工作量，且无须他人协助，只有有管理权限的人员才能够查阅，有效提升了公园档案相关信息的保密性。

（二）电子档案可以有效提升档案管理水平。传统纸质版档案，在信息录入和查询过程中耗费了大量的人力物力，特别是信息录入，很多信息需管理人员手动操作，难免会出现一些问题。而电子档案可以将信息整体性录入到系统中，且系统具有规范性的标准，并分类管理，从而提升公园档案管理的科学性和有效性。电子档案能够全面提升档案管理工作效率，利用现代信息技术在档案系统中使用软件管理，有效节省人力物力财力，保障档案信息的准确性。除此之外，随着公园建设的不断发展，公园档案信息也会发生一定的变化，需要修改档案信息或者增添新的信息，传统管理模式需要人工查找资料并手动修改，电子档案则无须这些步骤，只需要在系统中查找档案信息，在相应的文本框中输入修改内容，系统会自动记录修改时间，并会及时更新信息，其操作性更强，十分方便，可以有效查缺补漏，充分发挥电子档案优势。

（三）电子档案可以有效提升公园档案管理服务水平。在公园档案管理中应用电子档案具有十分重要的意义。近些年，我国针对公园管理制定了相应的法律法规，为档案管理工作提供保障。电子档案能够为档案管理工作提供很大的方便，将信息电子化，保障信息数据的准确性。在计算机系统中，大量信息被分类存储，在需要时可以快速查询，有效实现资源共享和资源地域性移动。在海量信息中，相关档案管理人员可以输入信息找到所需要的资源，大幅度提升公园档案管理服务水平。如在某地区旅游中，通过信息共享，游客可以利用互联网快速查找公园的游览路线以及公园历史信息。

（四）电子档案可以有效弥补档案库房硬件设施的不足。电子档案可以尽可能减少实体档案的库存面积，逐步以档案光盘存储档案信息，节约档案存储空间，进一步促进公园档案工作的规范、有序管理。

三、总结

综上所述，随着我国信息技术的不断发展，电子档案在公园档案管理中发挥着重要的作用。在管理工作中，相关工作人员需提升专业能力，充分发挥电子档案优势，提升公园档案管理水平和工作效率，保障信息数据的准确性和保密性，促进我国公园建设不断发展。