提高办公室档案管理工作效率的路径

文/山东省滨州市滨城区油区工作办公室 孙爱民

办公室档案管理与办公室工作紧密相连，高效率的档案管理可以在很大程度上促进单位或者企业各项工作的顺利进行。21世纪以来，信息技术得到了飞速的发展，传统的办公室档案管理模式已经难以满足当前的社会要求，因此，必须对办公室档案管理模式进行改革。传统的办公室档案管理模式在信息网络化的社会背景下面临着前所未有的压力与挑战，网络化的信息技术也为办公室档案管理工作提供了新的发展方向和发展领域，以往的办公室档案管理系统比较注重对档案的管理而轻视对档案的利用，查阅方式也是一种相对落后的被动式查阅方式，尽管办公室档案管理者做了很大的努力，但是档案管理事业依然没有取得较好的发展。新时期的办公室档案需要保持完整性，便于使用者检索，进而实现办公室档案的高效利用和管理。

一、办公室档案管理存在的问题

办公室档案管理是为了保持档案的完整性，以方便人们查找，使其实现最大的利用价值。但是，目前我国档案管理存在着一些问题，具体表现在以下几个方面：

（一）管理意识淡薄，管理方式落后。我国办公室档案管理人员的管理意识淡薄，大多数管理人员不具备专业的管理水平，很多单位的档案是兼职人员进行管理，对档案管理的重要性认识不够，所以致使档案管理工作的管理方式落后。大多数管理工作只是表面工作，对日常资料的保存和搜集相对欠缺，管理的方法采用传统的管理模式，落后于时代发展的步伐，因此，为了适应社会的发展，档案管理工作应该引进现代网络信息技术，提高管理工作效率。

（二）管理人员的管理素质较低，有待提高。现在培养出来的专业档案管理人员不能适应社会的发展，管理人员的专业知识欠缺，所以提高管理人员的专业知识和工作技能是首要解决的问题。其次，这是一个信息化的时代，办公室档案管理工作也要紧随时代的发展步伐，运用现代科技网络信息技术进行管理，提高管理工作效率，所以管理人员必须具备一定的办公软件的操作技能，提高管理专业水平和管理操作技能，从而提高办公室档案管理效率。

二、提高办公室档案管理工作效率的方法

（一）建立完善的办公室档案管理制度。企业的办公室领导要协助档案管理人员建立完善的档案管理制度，使办公室档案管理工作向统一化、规范化和有序化发展。要设置单独的档案管理室，要将档案按照不同时期和不同的类别进行存放，把档案文件进行统一编号，以便于使用者快速查阅，如果是企业的重要信息则应该单独存放，并做好相关的记录，完善的办公室档案管理制度要求至少有两名工作人员，以便在工作中相互监督和约束，进而促进办公室档案管理工作的顺利进行。

（二）加强档案管理工作意识。长期以来，由于受到传统观念的影响，多数企业将经济效益放在最为显著的位置，缺乏对办公室档案管理工作必要的投入和研究，因此，档案管理工作中所具备的时代信息难以得到管理者的重视。在今后的工作中，办公室档案管理工作者必须以档案管理理论为基础，提高自己对管理工作的认识，要积极主动地去了解企业当前的发展和经营现状，并注意在平时的工作中做好档案的收集和整理，完成相关工作之后要将管理的成果汇报给办公室领导。这样做的目的是为了改变档案管理工作者独立的局面，在做到优势互补的同时，也可以有效避免档案管理工作者的盲目性和随意性，确保办公室管理的信息成果能够应用于企业的发展和经营当中，在提高档案管理工作效率和报质量的同时，也为企业的发展贡献了自己的力量。

（三）建立办公室档案管理数据库。当前信息化技术已经成熟，而且企业的档案信息量也有了很大的提升，传统的管理工作方式以手工抄写和转录加工为主，已经难以适应企业的发展要求，这就需要档案管理工作者与时俱进，借助信息技术的优势，着手档案管理的信息化建设，将各项新技术和新策略付诸实践，从而推动档案管理工作的良性发展，因此，建设完善的档案信息资源管理库势在必行。办公室档案数据库的建设能够让信息技术对档案资源发挥科学而系统的管理作用，进而使得档案管理工作与计算机信息技术紧密结合并良性运作，从而促进数据库和档案目录库的有效结合，形成网络化开放式的数据库，真正地提高办公室档案管理工作的效率。

三、结束语

办公室档案管理工作对于单位其他工作的完善具有辅助性作用，所以加强管理人员的管理意识，完善管理制度，实现信息化管理等，在提高档案管理效率及单位工作效率中变得非常重要，也逐渐成为现代化档案管理的一个必然趋势。而这种模式也必然会随着社会的发展而改变。信息网络化就是一种改变，它会使办公室档案工作更加有秩序，更加准确，同时也可以提高企业相关员工的工作效率。