关于提高基层科研单位档案工作水平的思考

文/中国水产科学研究院珠江水产研究所 陈羽翀

基层科研单位的档案记载着科研活动的整个过程，是一线科研人员和管理人员智慧的结晶、劳动的成果；是科技发展重要的信息资源和基础数据。做好档案管理工作也是每个基层科研单位可持续发展的需要和根基。随着现代化信息化的快速发展，大数据时代的来临，凸显出传统的档案管理手段和方法中存在着的各种问题。应该根据单位实际状况进行调整，坚定档案发展方向、认真部署档案工作方案，使基层科研单位的档案工作更加科学、高效、健康。

一、基层科研单位档案工作现状分析

（一）档案意识薄弱，专业化水平低。档案的价值和作用并没有在基层科研单位中获得足够的认同，整体档案意识薄弱。由于档案工作并不能带给单位直接的收益，也不直接产生成果，所以档案工作往往容易被领导所忽视，不视为重点工作，不列入议事日程。一般科技人员对档案工作的重要性也认识不足。平日不注意材料积累，没有形成预立卷习惯，缺乏归档的积极性和自觉性，使档案遗失、缺漏、损坏等现象时有发生。基层科研单位档案工作者专业化程度低，一般为非档案相关专业出身，只接受过短期培训，对自身能力本来就缺乏自信；又大多为兼职，日常工作繁忙，对待档案工作常常处于被动状态，极易造成工作滞后、突击应付、执行不到位、缺乏创新等情况。

（二）收集手段单一，归档规范性差。基层科研单位所产生和管理的档案类型比较广泛，包括文书档案、科技档案、干部人事档案、会计档案、基建档案、设备档案和特殊载体档案等。但收集档案的手段确比较单一，一般由单位内部产生，由各部门、各课题组移交。科技项目材料方面，最常见的问题是课题组或课题人员会为了使用方便等原因，不情愿归档原始数据记录；也会因工作不重视，只收集项目申请、合同、验收、报奖获奖等重大材料，科研活动的实验数据、调研报告、分析材料等严重缺失，大大影响了档案材料的完整性，削弱了档案价值。文书材料方面，还停留在以文字、纸质、实物等材料为主，光盘、电子照片、影像等极少数电子材料作为有限补充的阶段上，与信息化数据化的发展趋势存在脱节；各机构档案岗位人员也因对收集整理的理解各有不同，把握尺度不均，导致所移交的档案材料重复度高、质量良莠不齐，缺乏应有的规范性。使得档案鉴定工作复杂繁琐、事倍功半，大大拖延了后续工作的进展速度。

（三）多数设施设备陈旧，信息化程度低。基层科研单位的档案工作设施简陋，因经费、场地等原因，达不到防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体等档案保管基本要求。同时缺乏现代化的信息管理设备，未进行数字化管理或者数字化模式落后，档案检索受到极大的限制，利用效率低下。缺少专门的存储设备，录音、录像、光盘等磁化性记录资料等不到保护，影响档案资料寿命。

（四）管理观念落后，开发利用力弱。基层科研单位对于档案工作自我要求不高，大部分基层科研单位还停留在“重收集、严保管、轻利用、懒开发”的落后意识中，没有把握住档案资源的发展趋势，忽略了档案信息开发和利用的重要性，使档案无法发挥其应有的价值。档案编研还停留在浅层次的数据罗列和简单汇总上，未能深层次地挖掘和整合本单位档案资源，单位特色、行业特点、历史价值等在档案开发上得不到体现。一是源于档案工作者自身的能力水平有限，缺少专业的学习培训。二是因为档案资料缺失不完整，影响深度的数据分析和利用。

二、提高基层科研单位档案工作水平的对策和建议

（一）提高全体人员档案意识。单位内全体人员的档案意识的提高，是做好档案工作的根本，影响着档案管理的最终成效。只有提高全体人员对档案的认识和认同，建立正确的档案观，提高对档案工作的重视，才能真正做好档案工作。要增强档案意识，首先需要进行广泛有效的档案知识宣传。周期性制作有关档案意义和作用的海报、小册子进行张贴发放；在内网上设立档案专栏，及时发布最新标准和规章信息，制作演示文稿、视频进行演示。其次是举办有针对意义的专题培训班，宣传单位档案管理制度。组织全体人员学习档案法律法规；组织各部门档案负责人学习归档细则和预立卷工作法；组织科研人员学习科技档案管理和整理规定；适时要求专家学者举办专题讲座，了解国际国内的最新的档案动向。再次是每年召开一次档案工作会议，要求领导和各部门机构参加，总结通报一年以来档案工作的情况和成效，及时总结问题、提出建议，并布置此后一年的档案工作计划，确保档案管理工作可以高效有序地开展。然后是必须做好档案的提供利用工作，将档案的作用渗透至单位日常工作中，引起全体人员对档案工作的重视和支持，这是对档案工作最为实际有效的宣传。

（二）培养专业型档案人才。基层科研单位的档案工作者要往专业化的道路迈进。在认识上需要加强自我引导，提高自我身份的认同，树立身份自信、建立使命感和责任感。在学习上，要自主主动，不断更新知识，积累经验，提高专业素养。从实际工作出发，参加具有针对性的专业知识培训，进行专业训练，关心档案事业最新动向，关注最新问题，吸收最新经验。还要加强研讨和交流，可以通过参加协作会议、研讨班或利用网络，向专家学者多学习多咨询，与基层档案工作者交流经验，互相学习。秉承“大学习”和“深调研”的精神，将档案工作纳入调研计划，到经验丰富的单位进行访问交流和现场观摩，切磋研讨。

（三）加强制度化现代化建设。严格档案管理制度化，责任到人，是确保档案工作有序进行、往好处发展的重要前提。认真贯彻落实《档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《科学技术档案工作条例》等法律法规和规范性文件。结合基层科研单位的实际情况，制定档案管理办法和各类档案归档细则。实行课题和部门负责人立卷归档责任制，规定文件材料应经过系统整理，质量优良并经过初步鉴定，手续完备后才进行移交归档，确保档案质量。并将档案工作纳入单位年度工作计划，相关指标纳入绩效考核体系，明确机构与个人的具体责任。与时俱进，紧跟社会发展的步伐，为档案工作引入新技术、新方法、新理论，不断提升档案管理现代化水平。给予档案硬件设施设备应有的经济投入，保证档案安全和利用效率。利用计算机和网络技术，实现档案管理无纸化、数字化和微缩化。在单位内部建立适当的局域网模式，实现迅速高效的智能化搜索，有效保护了档案实体，提升了服务质量，又大大减少了档案工作人员的负担。

（四）开发利用档案资源。尽可能利用好自身档案，强化档案服务功能，把“死”资料转化为“活”资源。一是编制各类检索工作，档案辞典和利用指南等。建立目录信息检索系统，加强利用便利。二是积极开展编研，对档案资源进行整理和编辑，做项目汇编、成果汇编、制度汇编、历史梳理和学科概括等材料，为科研人员和管理人员提供多方位多范畴的参考资料。三是组织承担单位宣传工作，特别从历史沿革出发，制作画册、宣传材料、大事年鉴等，提升单位影响力同时提升档案影响力。做好利用开发工作，既能为科研创新、行政管理、科普教育和文化宣传出谋划策、提升效果，同时也侧面推进了归档工作的有效进行。