电子档案管理研究

文/山西省阳泉市职业技能鉴定指导中心 赵欣

自动化办公已不陌生，随着网络信息技术的不断发展，电子档案也充斥到工作的各个环节。随着电子政务和电子商务的支持力度加大，推动了电子档案的发展和应用。而电子档案在应用过程中出现的保存和利用问题，需引起我们的高度重视。本文主要从电子档案的定义及特点，以及面临问题与对策分析等几方面加以论述，最终达到规范管理的目的。

一、电子档案的定义及特点

电子档案是按照档案管理规范有目的地保存起来的具有参考凭证价值的、包含背景信息的、采用一定的形式封装起来的电子文件。从它的定义可以看出，电子档案不同于一般的电子文件，它对于企业、事业单位的管理和社会的有序发展具有十分重要的意义。

电子档案虽然功能与传统的纸质档案基本相同，但由于它的载体设备是电子元器件，因此具有以下特点：

（一）电子档案是通过运用电子设备和电子技术等相关工具，把纸质版档案用数字信息的形式存储的档案。电子档案主要存储在某种电子信息存储介质上，它具有纸质档案的直观文字图形表现形式，还实现了纸质档案不能实现的将一定的语音视频信息存储的功能。电子档案存储以数字编码的形式存在，只有在读取、传输和保存时才进行解码并转化为相应的数字表现形式，这也决定了电子档案对于相关电子设备和软件的依赖性很强。

（二）电子档案信息与载体分离。纸质档案的数字信息和相关载体密不可分、同生共灭。但是电子档案的内容可以从一个载体传输到多个载体，保证内容信息不发生变化。这表明电子档案具有很方便的共享性，它可以摆脱时间和空间的限制，很方便地在网络上进行传输，这就给电子档案的安全保管带来了很大的难度。

（三）电子档案存储密集，操作高效、快捷。电子档案存储体积小、容量大，一张容量为700M的CD可以存储1—2万页A4幅面的图像文件，一张同样大小的DVD光盘容量大约是CD的7倍，容量更大的光盘也已经研制出来，这大大方便了档案的搬运与存储。此外，电子档案检索方便快捷，工作人员在查询内容时不需要翻阅大量的纸质档案，只需要在计算机上进行简单的操作就可以找到需要的信息。

二、电子档案存放管理面临的问题

由于开发自动化办公系统与档案管理人员不是同类人员，使得在系统软件开发和具体档案管理无法完全匹配，使得电子档案文件的生成到存放存在着一些问题，经过科学梳理，主要归纳如下：

（一）电子档案的原件易受到篡改。一般来说，纸质档案的原件大家很好确认，档案的原始性和真实性很容易得到识别，而电子文件档案则不然，文件档案的形成初期和之后的任意一个时期都一致，所以电子档案在形成存储过程中相关信息的修改、删除等操作就不易被发觉和发现，并且电子档案的载体和存储介质的可分离性，也使电子档案原始性和真实性容易遭到破坏。

（二）电子档案因技术进步不易长久保存。随着电子信息技术的不断进步，电子档案所用到的硬件设备、软件设备和服务系统也在不断更新，而电子档案的产生、传输和利用要受到技术系统和数字环境的制约，电子档案的存储载体也因环境变化，如出现病毒入侵、电压不稳、黑客攻击等情况，相应的电子档案信息数据也会不同程度的丢失或者损坏，因此，信息数据的难以保存。

（三）电子档案信息安全问题日益突出。自20世纪以来，因特网的迅猛发展，随之而来实现了信息的全球性、动态性、共享性发展，任何人可以在世界任何地方任何时间随时登录因特网，查看到对自己有用的信息。电子档案类信息的传输基本上都依赖于因特网，在整个过程中，很容易受到窃听、泄密、篡改和伪造，加上电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵，网络安全越来越显得重要。

三、电子档案管理存在问题对策

当电子档案问题不断暴露的同时，许多档案工作人员针对存在的现实问题展开了深入研究，从中找到了一些解决此类问题的方法和措施，尽可能避免了电子档案的原始性和真实性被破坏。

（一）建立规范统一的电子档案基本结构标准。随着现代信息网络技术的不断发展，电子档案成了档案存储的主导，作为档案管理部门，无形中增加了对电子档案信息内容的原始性和真实性的科学鉴定工作量。为方便工作，我们应借鉴国外的一些先进国家的档案管理经验，比如挪威等国的“NOARK文件登记簿标准”，并结合我们的实际情况，科学制定合理的电子文件档案基本结构标准，从电子文件档案的形成、收集、整理、归档、利用、统计等各个过程去规范电子文件档案。

（二）采取多种手段管理存储电子档案。1.保证电子档案的真实性和原始性。在电子档案形成初期，应对每份电子档案实行备份，至少存储媒介保存两份以上的电子文件档案。2.做到电子档案计算机专机专用，以保证电子档案的安全性和独立性。3.实行重要档案分布式双机备份，以保证电子档案的真实可靠性。

（三）进一步加强电子档案的立法工作。目前纸质档案已得到了大家的认可，而电子档案的使用还存在一些缺陷，还没有广泛地被大众所肯定，为此，强化电子档案的立法工作成为必要，确保电子文件档案的法律效力，使电子文件档案具有充分的证明力，在这条路上还需要下功夫，只有通过立法的形式，确立电子档案的法律效力，明确电子档案法律地位，实现电子档案的合法化、科学化、规范化。