基于大数据时代背景下的电子档案管理研究

文/广东电网有限责任公司河源供电局 郭慧妮

档案管理工作绝不是一项简单的管理工作，档案和每一个人的切身利益都有着非常紧密的关系，其重要性不言而喻。以下是笔者结合自己多年的相关工作经验，就大数据时代下电子档案管理工作提出自己的几点看法和建议。

一、大数据时代电子档案管理工作的价值分析

其实，在之前非常漫长的一段时期当中，现代人对档案管理工作的重要性认知是不到位的。但是，随着大数据时代的到来，科学技术发展越来越快，数据化管理融入了现代人的工作与生活当中，人们才开始真正关注到电子档案管理的重要性。

关于大数据时代的电子档案管理，其不仅仅是当今时代的必然要求，也是社会向前发展的一种必然趋势。在这样的大背景下，负责档案管理工作的人员必然需要面临全新的工作需求，其工作内容需要在采集和收录档案信息的基础上，进一步增加更加多元化的任务，这对于档案管理工作人员来说会是一项非常大的挑战与考验。在实际工作中，如果档案管理人员不能够及时将档案准确记载到大数据信息当中，必然会在不同程度上对社会造成负面伤害和影响，也可能间接影响到广大人民群众的经济利益，进而对社会的发展与进步造成一定影响。

我们都知道，在之前传统的档案管理工作当中，相关工作人员是不会设立电子档案的，这就使得工作人员的工作量与日俱增，每一天都要应对各种变化和增添的档案内容。而伴随着电子档案的推广与使用，能够将诸多的信息综合在一起，方便查询和使用，这就在很大程度上有效提高了档案管理工作的实际效率，解放了大量的劳动力，成功缓解了电子档案积压而造成的压力。

二、关于当前电子档案管理的实际操作研究

（一）云储存。云储存是当前最受大众喜爱和青睐的一种储存方式，云储存能够在最大程度上确保社会大众信息的完整性和准确性。云储存和一般储存方式最显著的区别就在于其需要以建立完善的数据平台和相应基础设施作为重要前提，只有这个数据平台以及相应基础设施足够健全和完善，才能够在最大程度上确保档案相关信息都能够进入到系统当中。而不同部门便可以根据自己的不同需求来顺利调取和使用档案，进而制定出最适合用户的服务方案。

（二）云服务工作。云服务工作和云储存都是为电子档案管理工作进行服务的，但是，二者也都拥有着各自的特点。云服务工作最大的优势便是通过档案信息可以对用户进行针对性分析，进而全面提高了档案的有效价值和使用效率。有了云平台这一服务项目，我国各个地区的档案管理工作人员都可以根据需要适时适当地调用和查阅相关资料，并且根据其所提出的具体要求提供全方位的服务。此外，各个地区的档案管理单位还可以建立起专属于自己的门户网站，让当地居民足不出户便可以有效查询到自己想要了解的档案信息，如果发现档案资料有错误或者存在滞后现象，也可以在第一时间内通知档案管理人员进行针对性的调整和修改。

（三）档案馆数字化建设。在大数据时代背景之下，档案馆的数字化建设成为当今社会大众关注度最高的一个焦点问题。档案馆的数字化建设直接关系到广大用户的实际利益，因此，必须要对其表示出高度的重视。目前在档案馆数字化建设实际工作中，相关工作人员会以不同用户的不同需求作为分类标准，竭尽全力确保使用的方便性和快捷性。除此之外，不同地区的档案馆也对数字化建设提出一些特定的规章制度和特殊要求，以此来确保广大用户的私密信息，全面提升档案的使用效率。

（四）档案馆之间建立合作关系。在近些年的发展过程中，伴随着网络技术的飞速发展，现代人已经逐渐习惯通过网络来获得有效信息。现代人的这一习惯虽然在一定程度上对档案馆的发展起到了一定的制约和阻碍作用，但是从另一层面来分析，其更是一项全新的挑战和动力。各地档案馆开始逐渐意识到这个问题，开始寻求和其他地区的档案馆建立起良好的合作关系，实现资源优势的互补，通过信息共享的方式来全面提升用户的信赖度，同时为用户提供更好的体验服务。

三、结束语

综上所述，大数据时代在给我国电子档案管理工作带来良好发展机遇的同时，也使得电子档案管理工作面临着更多严峻的考验和挑战。以上是笔者就大数据时代的电子档案管理工作的相关问题提出的几点意见，相信伴随着各项管理措施的优化与完善，我国的电子档案管理工作必然会步入一个全新的发展阶段。