大数据时代高职院校档案信息化建设思考

文/娄底职业技术学院 吴晖

随着信息化与数字化技术的不断发展，社会发展逐渐进入大数据时代，信息技术逐渐成为我们学习与生活的重要手段。高职院校作为我国主要的教育机构，想要获得更好的发展，就应当利用信息化技术来武装自己，重视档案管理在校园文化建设工作中的重要性，确保海量数据能够得到有效的运用。

一、大数据时代档案管理相关内容综述

（一）大数据概念。所谓大数据，就是指海量的数据资料，是IT行业的流行词语。随着互联网在人类生活中的不断普及，信息数据的结构也越来越复杂，想要实现对海量数据的有效运用，就需要加强对网络数据平台的科学规划与管理，这便是产生大数据的由来。

（二）大数据时代档案管理的特点。1.智能化。在新时代背景下，高职院校的管理工作也发生了巨大的变化，传统的管理手段无法满足现代社会的实际发展需求，高职院校想要实现更好的发展，就应当加强对信息化技术的科学利用，采取高效的采集与检索方法，提升档案管理效率。与传统的纸质档案不同，大数据时代的档案以电子形式存在，通过互联网进行传递与共享，是一种智能化的管理与服务方法。2.无纸化。互联网为档案管理提供存储空间，为构建资源节约型与环境友好型社会奠定了良好的基础，减少了纸质档案管理的繁琐，同时也使得信息化与数字化技术得到了良好的使用，引领高职教育进入无纸化管理时代。

（三）大数据时代档案管理的意义。传统的纸质档案不仅不易于保存，且占据了大量的空间，档案一旦处理不当也可能造成一些不必要的污染和后果，种种因素都使得档案管理长期得不到相关重视。随着互联网技术的发展，人们为档案管理赋予了全新的定义，纸质档案逐渐由电子档案代替，这为档案的查询与查阅等工作带来了巨大的便利，同时也为高职院校未来的迅速发展奠定了良好的基础。在传统的档案管理中，档案的使用周期较长，且不便于管理，更存在丢失、损坏等问题。在大数据时代背景下，人们可以通过网络进行信息资源的共享，极大地满足了社会节奏的需求，同时也使得信息资源能够得到充分的利用。

二、当前高职档案管理中存在的问题分析

（一）纸质档案存储带来的局限性。在新时代背景下，高职院校以培养综合素质人才为主要目标，学校除了要存储学生的学习资料外，还要记录学生的日常行为习惯以及心理状况等相关内容，因此高职的学生档案的内容越来越繁琐，信息量也越来越大，档案管理的难度也随之增大。但目前，我国大部分高职的信息化建设进度缓慢，档案的管理也始终停留在纸质阶段。虽然高职在网上录取、毕业等环节已经进入到数字化管理时代，但这些工作的开展都需要以档案管理为核心，由此可见，高职档案管理信息化建设已经成为我国教育事业发展的必然趋势。

（二）管理基础遭遇瓶颈。高职院校对于经费的分配不合理，将重心放在校园建设上，致使信息化设备常年无法更换，系统陈旧，收集数据需要花费大量的时间，致使管理基础存在劣根性。高职档案管理的内容存在多样化与复杂性特征，单单依靠传统的方法无法实现对档案的动态化管理，致使档案内容缺乏真实性，无法对校园建设起到借鉴性作用，档案管理也最终失去了现实意义。

（三）管理人员素质有待提高。在大数据时代背景下，档案管理人员不仅要具备专业的管理知识，还要学会熟练地操作计算机，但目前，档案工作人员始终将重心放在档案收集、整理等传统工作上，不注重对计算机技术的开发与利用，致使自身管理体系逐渐与社会脱节。部分档案管理人员的素质水平不高，只依赖计算机绘制表格与存储数据，一些相关的数据分析软件都没有得到良好的运用，致使计算机信息冗余问题严重，为学校带来一定的经济损失。高职院校并没有为管理人员提供外出学习与调研的机会，致使管理人员的服务水平低，无法发挥档案信息的作用。

（四）制度上存在缺陷。纸质档案管理包括收集、整理、归档、保管等一系列内容，而电子档案管理还包括数据交换、共享等方面的新内容，因此，高职院校想要提升电子档案管理水平，就应当结合自身的实际情况，制定更加科学的管理制度。但目前，高职院校对于档案管理的重视程度明显不足，也没有将档案管理信息化建设工作纳入重点项目当中，致使档案优化管理始终无法取得良好的进展。

三、大数据时代高职院校档案信息化建设的策略分析

（一）构建档案管理信息化体系。从目前社会大环境角度来看，我国档案仍以纸质管理为主，与发达国家相比，我国电子档案管理仍处于起步阶段。高职院校作为培养技术型人才的主要教育机构，应当紧跟时代步伐，了解社会发展趋势，加强对信息化技术的使用，进而为档案信息化建设迎来新的突破。高职院校应当树立起大数据管理理念，设立独立部门，对档案进行集中管理，学校可在网络上建立起信息系统，一方面加强网络宣传，另一方面也便于收集学生信息，进而实现对大数据的有效利用，提升档案管理的服务水平。

（二）制定科学的档案管理目标。制定目标是走向成功的最关键一步，高职院校应当结合自身的管理状况，制定科学的档案管理目标，确保后续工作的良好开展。目前，高职院校在对学生进行评估的过程中都没有树立起统一的标准，致使档案管理的内容缺乏实用性。互联网可以为管理人员提供多样性的档案分析方法，对学生的各项数据进行科学对比，使档案管理的内容能够真正地反映出学生心理上的发展与变化。高职院校应当突破传统管理方法的局限性，与大数据开发公司建立起合作关系，充分挖掘网络资源，扩充档案管理体系，使档案管理能够满足学生个性化发展需求，进一步提升管理效果。

（三）强化档案制度管理。为了实现对档案管理工作的科学引导，高职院校还需要建立起系统的管理制度，明确每一个岗位的职责，并做好年度考核工作，确保档案管理部门能够与其他部门建立起良好的合作关系，加强各部门间的沟通与交流，确保档案信息的真实性与有效性。学校应当加大对档案管理的资金与技术支持，采购数据光盘、信息安全硬件以及磁带机等信息化设备，满足大数据背景下档案信息的输入与输出要求。搞好网络建设工作，将档案管理与校园建设工作进行有效的融合，加大对档案管理的重视力度，重视网络安全问题，安装防病毒软件、系统加密设置等等，将内网与外网相分离，保障数据的安全性，在此基础上做好计算机库房的安全监控工作，将监控记录内容也作为档案管理中的一部分进行妥善管理。

（四）加强对工作人员的教育培训。管理人员想要提高自身的管理水平，就应当制定长远的发展计划，一方面要加强专业知识的学习，另一方面也要提升自身的计算机操作水平。高职院校应当加强对激励机制的运用，鼓励档案管理人员积极地参与到校园建设活动当中，并为其提供更多的进修与学习机会，使管理人员的经验更加丰富，此外，学校也应当不断提升管理人员的安全意识，使每一个岗位的工作人员都能够按照规定标准进行科学操作，使档案管理工作的安全得到良好的保障。

四、结语

综上所述，档案管理在高职院校中扮演着十分重要的角色，为了进一步提升档案管理工作的有效性，学校应当加强对信息化技术的使用，不断优化档案信息化管理内容，建立起学生档案信息化管理平台，为高职院校的发展奠定良好的基础。