浅析如何实现基层党建档案管理的信息化

文/江苏龙环环境科技有限公司 王莉娜

档案信息化是指在国家总体规划和系统组织之下，采用现代信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化，档案管理模式从以面向档案实体保管为重点、向以档案数字信息管理利用为重点的转变，最大限度地满足社会档案需求的建设过程。档案信息化的实质是档案工作目标与信息网络手段的结合，是传统档案业务向网络环境的迁移。2009年出台的《中共中央关于加强和改进新形势下党的建设若干重大问题的决定》中明确规定，要“推进基层党组织工作信息化”。如今，基层党务工作基本实现电子化办公，但作为党建信息专门载体的档案管理工作，大多还停留在比较粗浅的信息化水平阶段。日常工作中，常出现档案难查找、档案丢失甚至过度依赖“翻箱倒柜”找档案的方式，不仅降低了党建档案管理的工作效率，而且影响党建工作的信息化进程。

一、实现基层党建档案管理信息化的必要性

在新形势下，在基层党建工作中，强化档案信息化建设是大势所趋，这不仅利于基层单位将党建工作、现代化办公有机融合，促进两方面处于统一的网络结构体系中，不断优化档案管理方法、手段，而且还可促使档案信息数据更加准确、完整，充分展现档案信息数据多重价值，使其更好地服务到日常开展的党建工作中，提供具有全面的参考价值，同时加强档案管理利于改变日常党建工作开展现状，确保日常党建工作顺利开展，提升工作实效，加快新时期基层党建步伐，为创建文明有序的和谐社会提供有力支撑。

基层党建档案管理的信息化，科学规范地加强党建档案管理，对于全面掌握党员队伍情况、规范党员教育管理、总结和规划党组织发展、增强基层党组织创造力、凝聚力和战斗力具有至关重要的作用。

二、 实现基层党建档案管理信息化的基本要素

党建档案管理信息化的基本要素归纳为以下三个方面，这些要素相互作用、互为支撑，共同构成档案信息化的有机整体：

（一）建立档案信息网络，实现党建档案管理信息化。档案信息网络建设是数字档案信息传输、交流的平台，是档案管理信息化最基本的设施，基层党组织工作中的党组织关系转接、党组织活动管理、党员和党组织数据统计分析等工作皆可通过信息网络系统进行，基层党建档案管理工作充分利用其便利性，尤其是搭建起符合组织特征的内部档案管理信息平台，将党员个人信息及组织生活会等信息分门别类地录入平台，统一进行电子化归档，变传统的纸质档案为电子档案，形成较为细化的基层党建工作数据库，为未来及时调取、分析等打下基础。

（二）提高档案管理人员信息化专业能力与素养。党建档案管理人员必须与时俱进，提高信息化专业能力与素养，成为具备档案管理能力和信息技术应用能力的高素质、多技能的复合型人才。在日常运行过程中，基层单位要以党建档案管理工作为出发点，准确研判档案管理人员已有的信息化能力，针对不同岗位不同专长的人员制定的富有针对性的培训方案、培训目标，引导档案管理人员学习最新档案管理知识，提高档案管理人员信息化水平，优化档案管理知识体系，不断学习相关法律法规，强化责任意识、服务意识，促进档案管理人员具备较高的职业道德素养。

（三）注重档案信息日常维护，制定党建档案信息化法规和标准。档案管理信息化的一大亮点便是让档案“活”起来。通过数据清理、分析等，了解掌握党组织日常工作的现状、进展及成效。推进档案管理信息化，最终目的就是服务党建、发展党建，因此要注重日常的档案分析、整理、更新，改变过去“重收藏、轻利用”的现象。保证党建档案信息化安全，必须以直接相配套的法规、标准，以法规、法律为准绳，规范电子文件归档和数字档案管理、使用的各环节。

三、实现党建档案管理信息化必须做到五点“保证”

（一）保证基层党建文件的真实性。基层党建文件的真实性是指基层党建工作过程中形成的大量文字、图片及音像资料等文件内容，逻辑结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。确保基层党建文件的真实性是基层党建文件反映和证实党建各项活动的真实面貌，真实性表现在两个方面：一是基层党建文件产生过程中真实，即党建活动中形成的文件必须真实地反映活动的原貌。二是文件产生之后真实，保证第一手文件内容一致。

（二）保证基层党建文件的完整性。完整性是实现基层党建文件证据价值、情报价值和长期可读的重要保障。基层党建文件的完整性包括三个方面的含义：一是每一份基层党建文件记载的内容、背景信息完好无损。二是作为记录基层党建活动真实面貌的具有相互联系的文件数量齐全，文件之间的有机联系连贯无缺损。三是各类辅文件、补充性文件完备。

（三）保证基层党建文件的长期可读性。基层党建文件的长期可读性是指各类文件材料经过存储、传输、压缩、解压缩、加密、解密、载体转换、系统迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持内容的真实性。文件的可读性是其存在和价值的基础，保证基层党建文件可读性的措施应该贯穿于党建管理工作的始终。

（四）保证促进工作效率的提高。基层党建文件是为了加强和完善党建活动而产生的，其基本职能是记录党建活动，促进党建活动的开展。基层党建文件管理与文件的产生、应用相同，必须服务于基层党组织提高效率的目标。基层党建文件制作便捷，流转规范，可有效提高基层党组织文件制作和文件处理的质量和效率。科学的基层党建文件管理应该具有发挥其现行作用和保持其历史价值的双重功能，而这不可偏废，基层党建活动务必在二者间寻找平衡点，保持二者的高度统一。

（五）保证方便查询和利用。查询和利用的过程是实现基层党建文件信息价值的过程，因此，方便查询和利用是基层党建文件管理的重要目标。基层党建文件管理的任务之一就是要将党建信息占有的优势转化为开发利用方面的优势，为基层党组织决策和行使职能服务。