档案管理信息化建设存在的问题与对策

文/连云港市赣榆区人民检察院 刘波

一、前言

随着时代进步和科技发展，信息化程度日益显著。传统的人工形式存档管理模式已经不适应如今的档案管理形势，各行各业开始借用互联网时代优势开展大数据分析，进行信息评估和预测。如今信息化建设作为档案建设的重要环节，对当今社会发展进程有着举足轻重的作用。

二、档案管理信息化建设相关概念

（一）档案管理。档案就是单位日常工作的相关工作内容的管理和记录，检察院档案管理部门需要进行信息存档和整理分类，可以保证档案信息的完备性，获取即时性，一套完备的单位档案管理系统，可以使单位人员和日常事务管理井井有条，为单位重大决策、会议记录、人事变动工作提供后期数据支持和信息保障，对于单位发展而言至关重要。

（二）信息化建设。是顺应时代潮流和当今信息化管理而兴起的一种管理模式，借用大数据时代特色，进行分类统计和分析，借助互联网信息技术等时代产物，将信息进行汇总，加入相应的算法和应用程序等，将所需要的信息进行筛选，将单位运营中遇到的问题，合理地转化为数据型问题。档案管理信息化建设也是如此，针对单位人员、行政、财务等日常工作内容和流程建立档案信息化管理流程，提高档案管理效率。

三、档案管理信息化建设存在的主要问题

（一）不重视档案管理信息化建设工作。如今单位中高层管理者的思想观念较为落后，对于档案信息化管理模式持一种观望态度，觉得信息化建设较为繁琐。另一方面，不论从资金支持还是政府政策法律条文方面，都没有提供充分支持，导致档案管理工作漏洞百出，不规范。人员认识不足，认为档案管理工作就是日常事务性工作，忽略了管理的作用，不会使用信息化管理系统，缺乏与时俱进的思想。

（二）操作流程不规范。单位没有建立完善的信息化管理系统，对于档案信息化管理的具体流程没有进行规范，出现信息化建设较为混乱，档案管理信息化内容不完整、不全面，档案管理信息化起不到实质性的作用，档案查找和档案分类没有明确的管理办法，档案归档不到位，更不利于信息化建设工作正常落实。

（三）技术环节较为薄弱。档案信息化建设如今由于缺乏资金支持和政策支持，导致信息技术较为落后，网站维护较为薄弱，出现信息被盗等情况；档案信息化建设是一个长期的持续的过程，需要结合本单位的实际情况，在保障信息化系统的安全性前提下，根据检察院的实际工作情况进行专项研究，研发切实有效的信息化管理系统，但是单位目前缺乏先进的信息技术支持和信息化系统的建设。

（四）缺乏专业的技术团队。大多数档案管理人员是单位中退休人员，由于年龄和精力原因，大多认为档案管理是一个闲职，没有了学习和更新管理模式的激情和热忱，缺乏档案信息化管理基础。单位内档案管理人员整体素质普遍偏低，不足以应对复杂多变的档案信息化管理环境，不利于单位档案管理信息化建设进程。

四、完善档案管理信息化的建议

（一）提高管理者的重视程度。首先领导者们应该意识到当今社会档案管理信息化的必要性，学会借助大数据时代特色进行档案管理工作，行政管理部门要意识到信息化管理的重要性，成立专门的档案管理部，且档案部门明确自身定位，懂得争取足够的经费和技术投入；以中高层管理者为代表，提高档案管理信息化管理意识，将事务性工作与管理实践相结合，突破传统登记壁垒，学习先进的管理模式和思想理念，利用信息技术和互联网科技提高档案管理的信息化程度。

（二）实行标准化管理。政府和单位出台有关政策，推进单位档案管理信息化建设实现标准化。通过有关管理办法规定建档工作的前期准备、中期录入和后期分析存储工作等。从整体层面上形成一种规范化管理模式，响应政策要求，一方面学习国外优秀的管理模式，另一方面，结合单位自身发展情况，制定具有针对性和实用性的信息化管理系统。

（三）提高档案管理信息化建设程度。一方面，单位需要加大资金投入力度，完善档案管理信息化系统建设和设备建设。另一方面，提高信息技术水平，及时更新档案管理系统，净化网络环境，提高信息系统的安全性；综合考虑档案信息的保密性和安全性，需要提高软件的防盗功能，避免系统漏洞，引进先进的数据分析软件和登记软件，提高单位存储机构的信息保密度。

（四）加强信息化管理人才建设。提高单位内档案管理信息化建设的人才梯队建设程度，可以通过针对学历、专业等指标进行选拔，提高档案管理人员门槛，提高档案管理人员的综合素质；同时对于档案管理人员组织开展培训等方式提升管理技能；设定科学的考核指标，促进团队内人员进行合理竞争，带动全员的工作积极性。