试论公路工程档案管理的“提档升级”

文/泰州市市区公路工程建设指挥部 苗锦凤

公路工程档案人员应是档案工作的行家里手，又要是公路工程管理的能手。公路工程档案人员要认真完成各工程项目的档案资料归纳，并对公路工程档案管理积累一定的实践经验，对公路工程档案管理提档升级的作用、途径等都要有充足的认识。这就是本文所要论述的主题。

一、公路工程档案提档升级的作用

公路工程档案管理工作是一项科学、复杂的系统性工作，也是公路工程管理的重要组成部分。公路工程档案涉及面广，信息量大，包括整理工程前期招标、收文、发文、会议纪要、档案资料，还包括环境评价、工程监理等诸多种类。收集管理、开发利用好公路工程档案资料，对于加强公路工程建设和提升公路工程建设质量，推进管理出效益等都具有重要的现实意义和深远的历史意义。

公路工程档案工作是公路工程建设指挥部工作业务的重要一环。江苏省泰州市市区公路工程建设指挥部（简称“指挥部”）主要负责泰州市区范围内国省干线公路、城市快速路现场建设管理。近年来，指挥部完成了泰州东环高架、永定路西段快速化改造工程等一批重点工程项目，2017年指挥部陆续组织实施站前路快速化、S231省道（海姜大道至启扬高速）快速化改造等多项公路重点工程项目。笔者参与了各项工程的施工管理工作并认识到：随着公路工程项目的增加，规范并提升工程档案管理工作显得尤其迫切，而规范的工程档案管理也是提高交通工程管理工作效率的重要“增长极”。

二、公路工程档案提档升级的途径

提高认识、完善设施、抓好培训和探索创新的做法，促进了指挥部抓好公路工程建设质量、进度，提高了对公路工程建设项目档案管理水平。

（一）提高认识，加强管理，完善档案管理机制。领导重视是首要条件，也是加强有效管理的良策。可以从形成“主要领导全面抓，分管领导亲自抓，各个部门具体抓”的工作格局上做文章，真正地让坚持档案工作“为领导决策服务、为项目建设服务、为工程建设服务”的工作理念，成为公路工程建设指挥部管理者及全体人员都注重抓实抓好档案管理工作的共识。健全档案管理制度，完善档案管理机制。可通过进一步从完善档案管理机制入手，建立健全立卷归档、借阅、鉴定、销毁、岗位责任等制度。将档案工作列入单位管理的重要议事日程，与岗位职责挂钩考核。指挥部还制定了《市区指文件材料立卷归档范围和保管期限表》，并按归档范围和保管期限表的内容收集整理本单位的人事、财务、工程等业务部门文书档案，确保档案的齐全完整和集中统一的管理。

（二）加大投入，完善设施，推动公路工程档案提档。加强档案基础设施建设。为确保公路工程档案工作的规范化，指挥部投入资金，购置档案柜、档案盒、配置了防火、防盗等设施，使档案工作做到了铁柜装具、档案卷盒、整理方法、集中保管、规定制定五统一，实现了档案安全保管、查阅简洁方便。普及计算机应用设备。这是提高公路工程档案工作效率、降低劳动强度和档案管理成本，提升档案工作档次的“助推器”，也是用新技术的标准来规定工作任务，让新技术普及每个工程项目的“催化剂”。因为利用现代化的计算机与网络技术，能够充分认识对各种档案进行信息化管理的过程，能够加快公路工程档案管理的信息化进程。

（三）抓好培训，提升素质，激发“第一资源”活力。学习提升素质激发第一资源。人是档案事业发展的“第一资源”。公路工程档案管理人员除强化档案意识并积极学习和钻研公路工程方面的专业技术外，还要不断提高自己的业务和管理水平，在确保工作不出现任何错误的前提下，结合本单位的工作实际，就本单位的档案管理工作提出适应时代要求的指导意见。指导本单位的文书档案、人事档案、会计档案、工程档案的整理归档工作。抓好人员培训也是重要的一环节。老档案人员积极参加史志档案部门的各类继续教育培训，完成继续教育规定的学时；新入档案管理人员还要通过专业技术人员继续教育网络平台，按规定完成专业技术人员继续教育所需科目的培训学习，经考试五门科目全部合格后上岗。随着办公自动化电子文档的推广应用，必须加强计算机管理档案的培训，熟练操作多媒体文件，掌握公路工程电子文件归档方法。

（四）探索创新，加强监管，确保管理升级成功“入轨”。

探索创新促进档案提档升级。创新是永恒的主题，也是创新是公路工程档案管理工作的第一动力。随着“互联网+”、大数据等广泛应用，作为历史留存的记录、质量查考的凭证、科学决策的依据，公路工程档案管理工作的地位和作用更加突出。探索创新管理模式，是促进公路工程建设项目档案管理更好地服务于交通建设的重要路径。加强对档案管理的监督。抓好公路工程质量监督，积极做好工程档案管理的监督工作。提高监管质量，重点做好三方面的监督：资料收集工作监督，在进行任务安排时明确规定资料编辑范围，以免多余的资料进入工程编辑中，导致工作量过大；做好工作交接监督，公路工程档案编辑工作量大，在进行工作交接时一定要确保已经完成的工作；档案整理工作的监督，在进行档案整理时应将资料进行细分，方便以后查找，并且定期进行资料检查，防止档案丢失。