干部人事档案管理的现状及对策研究

文/烟台市莱阳中心医院 张杰

干部人事档案管理是组织人事部门的重要工作，这项工作具有政治性和服务性的特点。伴随当前经济集团化、全球化的发展趋势，传统的纸质档案管理模式已经无法满足企事业单位人才开发利用的需要，必须尽快实现向信息化管理模式的转变。本文对干部人事档案管理的意义、现状、对策研究三个部分进行阐述。从领导意识、管档水平、管档手段等方面入手，分析了干部人事档案管理工作目前亟待解决的问题。通过对新时代干部人事档案管理的发展趋势进行分析，从领导者、管档人员、制度法规、系统开发、部门合作等方面提出了对策建议，希望有助于提升干部人事档案的管理质量和工作效率。

一、干部人事档案管理的重要意义

对于我国大部分企事业单位而言，人才的开发利用是事关企事业发展的决定性因素，而干部人事档案是全面了解企事业单位人才的重要载体，直接为企事业单位人才的发掘和开发提供第一手资料，因此干部人事档案管理对企事业单位发展的作用也就尤为重要。随着科学技术水平的不断发展，尤其是信息化的迅速发展，使得传统干部人事档案管理模式的弊端日益显现，越来越不能适应企事业单位高速发展的需要，出现了许多亟待解决的问题。为了适应社会当前发展趋势，必须尽快改革干部人事档案管理模式，提高管档人员的综合素质和管理水平，加大对资金投入，为干部人事档案管理注入新的生机。

二、我国干部人事档案管理现状

（一）领导者对档案管理的重视程度不够。从目前企事业的领导者对档案管理的重视程度来看，普遍存在重视程度不够的问题，部分企事业单位的领导者认为干部人事档案管理仅仅是满足或者应付上级组织部门的要求，没有作为企事业单位人才战略来加以重视，管档人员和资金投入不足，管档人员老龄化问题突出，观念陈旧，缺乏信息管理的能力和意识，导致干部人事档案管理与人才的开发利用脱节，制约了干部人事档案管理在人才发掘和利用的应有作用，领导者必须引起高度的重视。

（二）档案收集归档的范围不够全面。目前，档案收集归档的范围还不够全面。比如第四类材料，目前收集归档的材料主要是学历学位、职称两类材料，技术档案类的材料如专业技术业绩、技术创新、发明创造类的材料没有列入干部人事档案的收集归档范围，没有形成规范的归档材料，造成有成果无归档材料的局面，而这一部分材料对于考察专业技术干部的业务能力至关重要，这些材料的缺失势必会影响对专业技术干部的全面考察和开发利用。

（三）管档人员的综合素质有待提高。档案管理的质量水平、利用效率如何，关键还是要看管档人员的综合素质。对于大多数的管档人员来说，比较重视干部人事档案的日常管理，比如对档案材料的收集、甄别、装裱、归类、装订等日常管理较为重视，对“三龄二历一身份”的认定原则、依据也较为熟悉，但是对于档案的开发和利用普遍认识不足，忽视了档案管理是为人才的开发、利用服务的这个根本目标。另外，目前大多管档人员还缺乏档案管理信息化的管理能力，电子档案的普及进程发展非常缓慢，能够实行电子档案“互联网+”的企业更是凤毛麟角，更谈不上干部人事档案大数据的未来发展需求了，大大影响了档案的利用效率。

（四）档案管理的信息化和网络化有待提高。随着企事业单位的集团化、全球化发展，传统的纸质档案管理手段已经很难适应企事业单位对人才开发利用的需要。这一点，大多数企事业单位应该向专业的人才猎头公司学习，如何提高干部人事档案信息的电子化、数字化、网络化，成为众多企事业单位领导者迫切需要考虑和解决的重要问题。虽然各级组织部门也曾建立档案管理信息系统，但是大多是属于区域性的，缺乏统一的系统性平台，信息不能共享，而且与开发利用脱节。现阶段存在的问题有：不能与职称评审、人才考察、选拔任用、人才流动有机结合，目前仅仅局限于信息录入环节，整个链条没有贯穿彻底，造成目前的干部人事信息管理系统实用性大大降低、最终弃而不用的被动局面。

三、促进我国干部人事档案管理的有效策略

（一）加强对档案管理工作的重视。新时代的发展为干部人事档案管理带来了新的发展生机，同时迎来了新的考验和挑战，迫切要求企事业单位的领导者转变观念，必须用长远性、战略性的目光，创新干部人事档案管理模式，兼顾历史，着眼长远，结合单位自身发展情况，建立完善的管理体系，充分发挥干部人事档案在单位人才战略中的开发使用作用。与此同时，各级组织部门要充分发挥干部人事档案管理的公共服务职能，尽快建立国家级的统一的干部人事档案管理信息平台，强化干部人事档案的信用管理职能，建立完善的社会信用体系，促进我国干部人事档案管理使用效率的提高。

（二）加快档案管理的信息化建设。随着我国经济全球化和“互联网+”时代的到来，信息化、网络化已经渗透到各行各业，必然也大大影响着干部人事档案管理领域。笔者认为，加强档案管理信息化建设当前应该从三个层面入手：第一个层面是，在单位内部实现档案材料电子化、信息化、网络化，这个问题已经成为企事业单位实现集团化、全球化发展亟待解决的人才战略问题之一。第二个层面是，在实现单位内部信息化的基础上，逐步建立组织人事部门的信息资源共享平台，这是新时代发展的必然趋势，但最棘手的问题是如何实现档案的保密性和信息共享、开发利用之间的矛盾，这是各级组织部门亟待思考的最大难题。第三个层面是，在国家层面的信息资源共享平台建立之后，实现各政府部门干部人事信息的融合对接，真正发挥干部人事档案信息的开发利用价值最大化。干部人事档案管理只有实现了第三个层面的建设任务，才能真正实现无纸化管理，这个层面最大的挑战将是信息安全和风险防范工作，这些工作的完成，必将促进我国干部人事档案管理利用的高效率。

（三）提高管档人员的综合素质水平。为了实现干部人事的信息化建设，满足集团化、全球化的人才战略需要，比如需要全面提升管档人员的综合管理水平，尤其是信息化管理水平。信息化管理模式的转变对干部人事档案管理人员的素质提出了新的更高的要求。组织部门要加快干部人事档案管理系统的开发步伐；管档单位要加强对相关人员的技术培训，提高管档人员的专业技能和科学管理水平。同时，还必须加强与其他部门的沟通和沟通，努力顺应时代的发展。才能真正促进干部人事档案管理的信息化发展进程。

（四）建立完善的档案管理制度和法规。伴随干部人事档案管理信息化、网络化，对信息的保密性和安全性必然会提出新的要求，因此，亟待建立健全电子档案的管理制度和法规。在干部人事档案管理利用的同时，加大对干部人事档案中关于个人隐私的保护，要实行干部人事档案信息管理的分级授权，分级管理，确保在保证干部人事信息的合理开发使用和信息共享的前提下，最大程度保证信息安全和信息保密。

（五）加大档案管理的经费投入。干部人事档案信息化新型管理模式需要大笔资金的投入，为了提高企业干部人事档案管理效率，企事业单位领导者必须加大投入对管理系统、网络设备、人员培训等方面的资金投入，只有足够的经费保障，干部人事档案管理模式的创新才能得以实现，也只有链接资源共享平台的各个档案信息源有效运转，才能实现全社会干部人事档案管理的大数据有效开发和利用，最终完成我国干部人事档案管理信息化全面建设。

（六）增强档案管理系统之间的融合。档案管理系统不是独立存在的，在整个管理系统中各个管理部门相互影响，互相服务，缺一不可，最终目的是要为社会提供更为完善的服务。干部人事档案管理是一项政治性、服务性二者相辅相成的工作。档案管理的政治性表现在，档案材料的收集离不开政府部门和相关单位，必须由组织部门与相关部门协调沟通，共同推动；档案管理的服务性表现在，档案管理最终目的是为政府部门和相关单位的人才开发利用服务，必须打通信息采集管理与应用之间的瓶颈。每一个环节都与整个系统中的政府部门、单位息息相关，必须有机融合才能发挥其完整作用。因此，为了实现干部人事档案信息化管理，各政府部门与企事业单位必须加强相互融合，分工合作。

四、结束语

随着经济集团化、全球化和信息化建设的快速发展，干部人事管理模式出现了严重的滞后性，必须转变管理模式，加快干部人事档案管理的信息化进程，提高管理开发利用效率，顺应新时代发展的要求，建立完善的档案管理系统，健全相应的档案管理规章制度和法律法规，增强档案信息风险防范意识，保障档案信息安全，提高管档人员综合素质，促进干部人事档案管理向管理开发利用的方向快速迈进。