机构编制档案管理工作初探

文/福建省南平市浦城县行政审批制度改革服务中心 曾晓燕

机构编制档案管理工作指的是机构管理人员在编制的管理范围内，对部门机构中的工作人员的工作以及信息资料进行记录并整理，其目的是使有关部门的工作更加便捷，为领导者更好地作出决策创造条件。但是目前机构编制管理工作中还存在着一定的不足，档案管理工作通常包含着类型较多的信息，而且信息量也较大，随着时间的不断推移，过去的一些档案信息可能会存在不易查找、保存性较低等问题。因此，需要管理人员不断提升自我的素质与能力，健全完善编制档案管理制度，转变档案管理的观念，丰富档案管理的方式，从而促进机构编制档案管理工作的质量与效率的提高，适应时代的发展。

一、机构编制档案管理工作的价值

（一）机构编制档案管理能够为实名制管理的实现提供良好保障。当前实名制管理工作尚未完全落实，但实际工作当中也存在着一定的障碍，那么要想突破障碍和解决实名制管理推进过程当中的难题，首先就需要在机构编制档案管理工作方面加大力度，提升管理质量与效率。在机构编制档案管理实践当中，档案管理者需要做好信息收集、档案更新等多个方面的工作，为实名制管理的落实提供支持。

（二）机构编制档案管理能够为领导的决策提供必要依据。机构编制部门是促进共产党执政资源优化配置，强化共产党执政能力以及巩固国家政权的重要部门。机构编制部门做好编制档案管理工作能够为各级党政领导提供决策依据，并且保证决策的科学性和有效性。

（三）机构编制档案管理能够为社会提供信息咨询服务。

发挥档案信息在应用以及参考方面的作用，为社会相关方面合法权益提供保障。

二、机构编制档案管理工作的策略

（一）不断提高管理人员自身素质。机构编制档案管理工作本身具有业务性与服务性的双重特性，因此档案管理工作人员既需要有较强的分类管理等业务能力及管理意识，又需要具备一定的服务精神，对于档案工作人员的要求已经不再只是仓库管理人员的角色职能。因此，机构编制档案管理工作人员更要不断地提高自身的工作能力以及工作观念，促进自身综合素质的全面提升，以不断适应工作要求，提高自身的工作竞争力。机构编制档案管理工作人员素质的提升不仅需要工作人员自身进行不断地学习与拓展，充分发挥工作人员的主观能动性，而且也需要机构以及相关部门为其创造条件，通过客观因素来推动管理人员素质的不断提升与发展。相关部门可以针对机构编制档案管理工作人员素质的提升，采取更加具有竞争性的人才招聘手段，通过优胜劣汰、择优聘选的方式来选拔出相关的工作人员。通过此种方式来提升管理人员之间的竞争意识，促使工作人员形成相应的危机意识，从而不断激发其工作热情，推动工作人员不断提升自身的工作能力以及工作素质，增加机构编制档案管理工作的效率与活力。除此之外，各相关部门还可以定期为档案管理工作人员进行与业务内容有关的能力培训，开展培训课程，组织工作人员到示范区进行相应的参观学习，为档案管理工作人员提升自身素质创造出条件。

（二）不断健全完善档案管理制度。不断健全并完善机构编制档案管理的制度，为编制档案管理工作制定出更加严格的工作标准，是提升管理工作质量与工作效率的关键手段。一个更高要求的档案管理标准更能为工作人员提供一个科学、有效的工作参照，为档案编制工作提供一个正确的方向，从而促进档案管理工作内容的正确性与高效性。因此，相关部门需要不断总结过去机构编制档案管理工作的不足之处，发现工作中的问题，并以此作为出发点，制定出更加科学、合理的工作标准，不断健全完善档案管理制度。相关部门制定不断提高档案管理的标准，健全完善档案管理制度，可以从机构编制档案管理的源头出发，不断发现档案管理中所出现的问题，争取在档案材料上做到“精要”“快速”“全面”这三方面的要求。其中，“精要”是指进行档案管理的工作中要求对与档案材料的处理既要保持材料的完整性，也要做到简洁明确；“快速”是指要求管理人员在机构编制范围内对于档案材料的入库需要做到快速及时，确保档案材料能够及时进入到管理程序以方便后续工作的实施；“全面”是指档案管理人员不仅要对纸质文件进行整理分类管理，并且对于事务、声像等材料也要制定出相应的管理方式以及管理流程，确保档案管理的全面性。

（三）不断转变丰富档案管理方式。随着社会经济的不断发展变化以及科学技术水平的不断提升，传统的编制档案管理模式在一定程度上展示了它的局限性，难以适应时代发展的趋势及要求。因此为了使管理工作更加便捷、高效，促进管理工作与社会发展趋势相协调，需要不断转变档案管理方式，采用更加现代化、信息化、技术化的管理手段，不断丰富管理模式，为机构编制档案管理工作注入新的活力，不断推进档案管理工作向更加高效、全面的方向发展，促进管理工作整体水平的提升。促进机构编制档案管理工作由传统转向现代化，需要相关机构不断根据工作需要打造新的管理技术与管理手段，推动档案管理方式的成功转型。更加具有创新性、更加丰富的管理方式可以从三个方面出发，一是强调管理流程，在档案管理工作中应该要求其实现程序化、规范化，这样更能促进管理工作的高效进行。二是采用科学化的管理手段，充分采用先进的技术设备，提升管理工作的质量。三是使互联网与管理工作相结合，实现管理工作的智能化，使管理工作更加便捷。

（四）不断落实档案的实名制管理。档案编制管理属于机构编制工作体系的基础工作内容，而在档案编制管理当中逐步落实实名制管理是提升编制档案管理质量以及工作效率的必经之路。所谓实名制管理是机构编制、人事、财政、组织等相关部门在档案管理方面进行协调配合完成机构编制档案实名制管理的过程。机构编制部门负责给出编制数额方面的限制，而人事以及组织部门将编制数额作为依据进行人员方面的条配，财政部门以此为依据展开实名经费预算和划拨。各个部门需要各司其职，在实名制管理的支持和引导之下完成一系列的机构编制管理工作。在机构编制档案管理当中实施实名制管理能够让管理者更好地了解财政单位机构的实际状况，同时还能够推动现代化档案管理技术与手段的发展与应用，解决机构编制管理实践当中的多元化问题。

为了更好地在机构编制档案管理当中落实实名制，相关部门必须做好以下几个方面的工作：第一，积极推进实名制软件以及硬件的建设工作，保证档案编制实名制的落实。编制、人事、组织、财政等各个部门需要建立起互动约束机制，发挥机构编制的基础作用，实现档案资源的整合以及共享；机构编制部门要加强对编制、人员、职位等变动情况的掌握，做好人员描述、分类、核实、管理等一系列的工作，进而为党委政府提供准确细致的决策根据。第二，努力打造一支实名制队伍，也就是提高档案管理者的综合素质，使得他们能够真正把握编制档案实名制管理的正确方向，提高编制档案管理的质量，顺利落实实名制管理。

三、结语

总之，机构编制档案管理工作应该不断跟随时代发展的脚步，发现原有传统工作模式中存在的问题，针对问题不断采取措施，转变管理的观念，全方位地为机构编制管理工作质量与效率的提升创造条件，推动管理工作水平的整体提升。