浅论档案的信息化管理

文/菏泽市产品检验检测研究院 徐春

随着网络的不断发展，档案管理信息化电子化成了今后工作的主流趋势。对于档案管理工作人员而言，必须要意识到需要对传统档案管理工作进行改革，积极转变现有的工作模式和工作方法。档案管理的信息化和电子化需要工作人员不断加强学习，积极地进行实践，掌握科学的知识技能。随着今后档案信息数量的持续增加，必须要切实加强档案的信息化管理水平。今后档案的管理和存储已经不再是传统的库房管理，而是采用计算机的形式，积极发展电子化档案。运用信息的形式针对档案展开分类及归总，确保档案管理工作的便捷性，为各项业务的开展提供有效的数据支撑。对于档案管理工作而言，信息化管理将是大势所趋。

一、基础设施建设现代化

对于各个单位而言，需要在档案电子化信息化建设上加大投入力度，积极推行档案信息化管理技术设施建设。档案信息化管理基础设施是必要的前提和保障，能更加便捷地实现信息技术的应用及信息资源的开发。信息网络是基础设施建设的关键环节，也是档案信息进行搜集、查找及传送的必要手段。对于档案管理部门而言，需要不断引进先进的信息设备设施，从而更加方便地处理海量数据信息，扫描或是录入各种文字图片及音像资料，在内部建设网络体系，方便信息的共享和传输等。此外，各个档案管理部门之间也需要构建一些统一的信息化系统，具备多种功能，且在规制上保持高度统一，充分满足当前档案管理信息化的要求。

二、构建完善的档案信息数据库

在档案的信息化管理工作中，构建一套完善的信息数据库是重要的基础及根本，也是档案管理工作实现信息化的关键环节。在整个数据库当中，涵盖了所有的基础数据，可以反复使用，显著提升数据利用率，此外也可以将一些重复数据消除，降低信息冗余，具有完善的功能，实现了信息资源的共享，为其他部门的业务开展及管理提供了便利快捷的信息服务，显著提升了工作效率。同时，也需要注重开展数据库的定期更新及信息搜集工作，确保信息的动态性和实时性，构建动态化的信息搜集网络，对搜集的动态化信息进行过滤和筛选。过滤及筛选后的信息及时传输至数据库之中，实现数据的实时更新和动态化采集。

三、重视复合型人才的培养

在档案管理的电子化信息化过程中，复合型人才是重要的基础条件之一。在当前信息化时代，即便是多年从事档案管理工作、拥有丰富档案管理经验的人员也难以充分确保能够依据相关规定按时定期地完成工作任务。在很多单位中，依然采取“口口相传”的传统工作模式，极大地阻碍了档案管理的信息化进程。在这种情况下，就需要加大培训力度，针对一些具有丰富工作经验且具备特长的人员，展开专项的信息技术培训，确保其可以把握全面的信息管理知识技能。在今后的工作中需要加大信息人才的培养力度，建设一支复合型的信息化档案管理人才队伍。同时也需要对工作环境进行优化，确保档案管理人员能够保持较高的工作热情，积极摸索新的管理方式和管理模式，更好地将信息技术应用至档案管理中来，提升档案管理的现代化水平。

四、采取必要的档案安全保密措施

档案管理专业性较强，且具备较强的机密性，每一个档案中都记录着详细的信息，必须要加以妥善保存。但就目前档案管理的整体状况来看，在计算机安全信息保密知识上还有所欠缺，同时在档案的信息化管理过程中，也没有相应的安全保密系统作为必要保障。今后在加强档案信息化管理工作的同时，也需要加大档案管理的有效监管，针对档案管理工作人员定期开展相关的安全知识技能培训。依照档案信息的保密级别，分类进行加密，并设置不同的权限，分别管理公开信息及非公开信息，从而确保电子档案的绝对安全及完备性。

五、总结

在信息化时代，计算机已经深入到人类社会生活的各个领域，运用计算机及网络实现了信息的制造、传送及有效利用。档案是记录各类信息的材料，是重要的信息载体。档案中涵盖了各种重要的信息，因此需要运用先进的信息技术展开科学化高效化的管理，确保档案信息的准确搜集及便捷利用，持续提升档案管理的信息化水平，提高档案管理工作效率。