加强总承包项目文档管理 为项目建设提供优质服务——奇姆肯特炼油厂改造工程一期文档管理经验、特点和做法

文/中国石油工程建设有限公司 严峰；中国石油工程建设有限公司北京设计分公司 高华

奇姆肯特炼油厂位于古丝绸之路交汇点的哈萨克斯坦南哈州，是哈萨克斯坦三大炼厂之一，炼油厂现代化改造项目受到哈国政府高度重视，成为国家战略投资项目并作为国家级重点工程进行监督管理。该工程参与建设的共有20多家单位，项目文件数量巨大，文件种类及版本繁多。文档管理贯穿于工程建设始末，作为炼油厂建设、安全运行三大支柱之一的文档在炼厂项目管理中占有重要的地位。

一、主要做法

奇姆肯特炼油厂现代化改造工程文档管理体系建设充分汲取公司以往海外项目积累的经验，以文档信息化、网络化建设为依托，结合国际先进文档管理理念，实行文档一体化管理，建成一个管理规范、职责明确、流程清晰、运转高效的文档管理体系，为工程建设提供高效的文档信息服务，确保工程竣工后向业主保留并提交完整、准确和系统的工程建设项目档案。

（一）前期准备。包括如下几个方面：

1.项目初期召开竣工资料专题会议。公司责任领导及项目部主要领导对工程竣工资料工作非常重视，多次组织召开竣工资料专题会议。会议上强调了资料编制工作是一个看得见摸得着的东西，是一个“硬件”。会议要求各施工单位及各级人员在建设过程中不要只重进度与质量，而忽视了资料工作。由于前期工作不足，只靠后天的弥补是难以达到满意效果的。

2.制定资料管理制度。不以规矩不成方圆，做好工程资料的前提就是制定工程资料管理制度。工程资料管理制度要明确资料管理人员执业资格、岗位职责及资料管理流程。管理人员要持证上岗专人专岗；资料管理流程更好地明确了各管理人员之间工作的衔接、交互配合。各管理人员依据资料管理制度和流程负责填写各自工作中形成的资料，使工作井然有序，资料员及时收集形成资料，这样避免了施工资料与工程进度不同步、不及时、不真实，忙中出乱的现象。

3.编制切实可行的程序文件。根据哈国有关标准规范编制并经业主批复的《PKOP奇姆肯特炼油厂现代化改造工程竣工资料组卷及移交方案》要求，实行“统一管理、同步收集、准确完整”的原则，确保项目竣工文件管理的完整性、准确性、及时性、可追溯性和安全性，实现项目文件管理工作的规范化和制度化。根据哈国相应规范并结合以往项目经验，编制了《工程竣工验收需准备的资料》《产品完工资料要求》及《QA/QC质量表格》等并下发给相关部门，明确了各部门职责及范围，要求产品厂家根据相关要求编制符合项目要求的产品竣工资料。

4.软硬件设施配备及成立竣工资料小组。通过资源共享，对打印机、扫描仪及具有竣工资料工作经验的员工进行统一调配，提高了物力及人力资源的使用效率；建立项目竣工资料小组群，确定设计、施工、采购三大区块及其他相关部门具体负责竣工资料责任人，与其直接沟通交流，针对共性问题和要求及时发布信息并共享。

5.组织人员进行业务培训。建筑工程由于其工期长，各单位工程资料涉及分部、分项及工程管理资料等工作项目繁多，工程资料编制、整理工作比较繁琐。工程资料的整理必须做到及时、真实、准确、完整，工作要做到认真负责一丝不苟，作为工程管理人员和资料员，这一点尤为重要，是做好工程资料最基本的前提。通过培训使人员掌握工作规范，获得必要的工作技能，提高人员整体素质与业务水平，从而在以后的工作中减少失误，提高工作质量与工作效率。

（二）过程控制。包括如下几种做法：

1.定期召开竣工资料汇报会。为了确保竣工资料及时提交，定期组织召开竣工资料汇报会，对各施工单位实体进度与资料进度偏差进行通报，以便督促各部门、各分包及时提交资料；编制《资料入库台账》和《竣工资料完成周进度表》，以便动态掌控资料提交进度；对施工分包商提交资料的进度及完成情况进行评比，以督促各施工单位加快资料的提交。

2.质量项目部对施工资料进行检查，加强协作与制约。项目部QA/QC部联合各施工单位进行月检查，对基础、主体分部各阶段验收前的资料进行检查。主要检查资料的真实性、及时性、完整性，按月按阶段检查可及时发现问题及时整改，确保工程资料的顺利验收。加强各部门相互间的监督与检查力度，制定相关制度以求达到最佳效果。

3.赴厂家进行竣工资料宣讲与督促。采购类厂家资料由于内容重要、数量大、涉及面广、影响因素多而往往成为各方面关注的焦点。为了确保采购类资料内容的准确性、格式的统一性、译文的正确性及其它方面能合乎业主要求，竣工资料小组人员多次赴厂家进行宣讲。宣讲内容包括资料编制注意事项、翻译及资料装订等方面，并对厂家提出具体要求，厂家全面检查资料无误后才能提交项目采购部。资料小组人员对厂家资料翻译与编制进行指导后，极大提高资料翻译的准确率和符合率。

4.加强资料日常管理与过程整改。竣工资料日常管理工作的好坏，对资料后续整理和归档有着非常大的影响。因此，平时就应该关注监督检查和过程整改工作，保证基础资料合规合理、完整无缺、内容准确、目录清晰，一定要做到分类收集、整理、存放；根据总包与业主相关会议要求，业主各专业人员应定期到总包资料室进行资料检查并提出问题，发现问题后通知施工方相应责任人提前进行整改，避免了以后部分问题未及时整改而影响资料的组卷。

（三）组卷移交。工程竣工验收完成后，总包方与业主联系做好竣工资料移交工作，根据合同要求对资料进行整理、组卷、装订，限定期限要求资料员向业主移交竣工资料，资料移交时做好移交记录表，写明工程名称、资料名称、份数、日期，移交方、接收方签字确认，双方各留存，作为资料移交的依据。

二、基本经验

（一）按国际惯例的文档有效运行体制。与国际规范、国际惯例接轨，走管理国际化之路。海外项目管理执行的是与国际规范和国际惯例接轨的项目合同。一方面，项目执行过程中日常文件资料的收发、传递、审批、分类、移交、保管等都要按合同和业主的要求；另一方面，项目完工后项目档案资料的整理、组卷、编号、划分保管期限，要参照有关项目档案管理的规定，逐渐形成项目资料文档一体化管理模式，项目档案管理向项目执行过程中的文件资料控制过程延伸，国内工程项目档案管理制度与国际惯例、国际规范相结合，促进海外项目文档管理与国际惯例的融合接轨，这是海外事业国际化进程中项目档案管理发展的必然结果和必经之路。

（二）体现高端项目特点的文档优质管理方式。体现在如下几个方面：

1.文档一体化管理。奇姆肯特炼油厂现代化改造工程文档管理工作实行统一领导、分级管理的原则。文档分中心负责项目文档工作的归口管理，集中统一管理工程项目文件、档案和图书资料，并对各部门文档工作进行监督和指导。炼油厂改造工程，建立以公司档案中心为中心，工程项目现场设立文档分中心，各部门设立兼职档案员的文档管理组织机构。分中心负责工程文件的统一分发，形成自上而下的文件控制流程；各部门专（兼）职档案员负责日常文件的收集整理，并定期向文档管理部门移交，形成由下而上的档案移交流程，实现了文件和档案的集中控制与一体化管理。

2.竣工资料与项目生产同步化管理。为了让建设工程施工与竣工资料整理工作同步化，建设工程刚开始立项的时候就将项目各个机构所承担的资料采集、整理等工作都分好，并安排具体负责人。实行建设项目竣工资料整理工作的“三同步”规范，就是建设项目立项施工与竣工资料整理工作的同步化，建设项目施工阶段与竣工资料建档工作的同步化，建设项目施工完成验收与竣工资料整理工作的整体验收同步化。对所接收的文件进行严格的审查、清点，对不符合规范要求的资料及时退回责成修改完善，对于合格并流转完成的工程资料及时分阶段、分类别进行整理归档，做到项目建设与竣工资料归档同步进行。高度重视过程监管，紧密结合、同步进行，健全管理体制和工作网络，坚持“统一领导、统一管理”原则，才能逐步实现项目档案管理同步化、制度化、网络化。

三、突出特点

（一）规范化。首先，在遵循相关法律法规及档案法规前提下建章立制，梳理业务流程，划分工作界面，完善文档业务开展基础建设；持续夯实管理基础，发布主要业务流程手册，实现工作规范化、程序化、科学化；把海外项目文控和档案管理纳入项目质量、HSE和内控管理体系中，规范、统一项目文档管理的记录表式和内容格式，加强项目执行过程中文档形成阶段的质量控制，提高项目文控和档案管理的标准化、规范化水平。

（二）信息化。利用网络和信息技术，改变了档案工作的内容、方法和手段，从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，从管档案实体到管档案数据，从手工操作到信息化操作，从档案资源分散利用到共享集成利用。

（三）优质化。加强领导和员工对档案信息资源重要性的认识，使档案管理工作方式成为“主动服务，自主开发”。文件的时效性控制准确、及时，减少了文件流转的中间环节，将文件的分发与著录同步进行，确保使用部门及时查阅。同时，为推进档案工作落实，档案人员应因势利导，加强跟踪指导与服务，进一步规范文件材料的整理，以点带面，迅速推进，按时完成档案工作的目标任务，为项目提供优质化的服务。

四、结语

通过项目文档一体管理和数字化建设，奇姆肯特炼油厂现代化改造工程文档信息资源实现数字化、标准化、系统化和网络化管理，满足了工程建设需要，文档管理体系也日趋成熟和完善。目前，奇姆肯特炼油厂现代化改造工程文档管理模式已应用到阿尔及利亚炼厂、巴布油田综合设施等项目，为工程建设公司其它炼厂项目文档管理体系的建设提供了复制模版和建设经验。加强总承包项目文档管理，为项目建设提供高效优质服务。