档案标准化工作中存在的若干问题及对策研究

杨晖

摘 要：尽管我国档案管理理念起步较晚，但是随着长时间的发展，其理念已经逐渐成熟，并且人们越来越重视档案的作用，同时也不断深入的了解到档案的价值和地位。目前来说，现代化的管理制度是社会发展走向和谐化的关键因素。近年来，我国不断完善市场经济体制，为信息经济和知识经济的快速发展提供了有利条件。规范化是各单位档案管理的发展方向，并且管理措施一直在实践中进行创新和完善。但是，还有大部分单位的档案管理工作与现代化管理要求相距甚远，在档案标准化工作中有若干问题凸显，所以现阶段创新发展档案管理工作具有重要意义。

关键词：档案标准化；问题；对策

在社会实践中，通过制定和实施标准，统一档案工作领域中的重复性事务和概念，使社会效益和秩序得到最佳的过程就是档案工作标准化。档案事业发展高质量和高速度的保证就是档案工作标准化，只有把档案工作标准化工作做好，才能使档案工作现代化和信息化更加快速的发展。

1 档案标准化体系的特征

1.1 完整和配套

由全部档案管理标准共同构成的具有内在联系的整体就是档案管理标准体系，各项标准之间相互补充，相辅相成。为了避免受到限制，在制定和实施每种标准的时候需要配套相关的标准。比如说需要标准检索档案时，如果标准的档案著录规范、目录组织、标识符号等都缺乏，就会影响到档案顺利展开标准检索，使档案的利用过程受到阻碍。所以一定要明确档案的标准是统一的整体，并且各个标准之间是相互配合的，不是独立、分散的。

1.2 协调和联系

建设档案标准体系需要衔接内外部其他与之相关的标准体系，使其共同发展。标准档案体系相同的需要协调合作，如在搜索文书档案时，要保障“档案号”和“分类号”要有一定的一致性。在衔接其他体系时，要有协调性。

1.3 适当的比例

档案管理标准的种类和数量不同，就会有一定的比例情况产生。在进行标准的相关制定时，要合理的把各项档案管理制度在体系中所占的比例进行分配，影响分配因素有单位的实际情况、业务特点、档案工作重点等。

2 档案标准化的实践意义

2.1 档案标准化的任务

档案管理部门的根本任务就是创建有合理结构，有丰富种类以及服务高效和科学管理的档案室，以便进行档案管理工作时，满足日益增长的现代化需求。在开展档案管理工作以及各项信息活动中，为了使各项业务之间更加顺利协调的开展，需要每一个构成部分要充分配合，并且要充分的对技术进行利用来进行衔接，实施档案标准化工作。

2.2 檔案的质量和标准化息息相关

对档案管理各类信息之间的接口进行规范，约束档案管理各项行为标准，对档案管理各项工作的方向进行正确指导，这就是档案标准化的主要作用。档案工作的实践性较强，所以具有指导性的理论标准对于档案标准化的顺利开展至关重要。如果在档案管理中缺乏标准化体系，很可能会无法明确标识符号，出现不统一的档案著录项目以及不一致的整理和检索方法。影响到档案的正常利用，同时还可能加重整理档案工作的任务，出现重复整理档案情况。目前，信息化技术不断的应用在各个领域，档案整理工作也不例外，目前已经逐渐实现共享档案各类信息资源，所以进行一个系统的标准化体系建立来规范和制约档案工作势在必行，这样在实际工作中就有标准化体系指明方面，减少重复工作的时间，提高工作效率和质量。

2.3 标准化是档案部门对外联系的纽带

上文中曾提到，档案的各类信息资源目前正在实现共享，所以为了在档案工作中把更多的共享资源快捷方便的提供给有需要的人，需要进行档案标准化的创建，它是沟通档案工作的规范化桥梁，档案标准化组成各个文件，构建档案，同时为了为档案信息资源共享提供良好支持，需要档案部门与其他部门联系合作，档案部门队伍联系的纽带就是标准化。

3 档案标准化工作中存在的若干问题分析

3.1 档案管理认识水平有待提高

很多单位领导都认为工作的核心任务是实际的工作，而不是类似后勤类的档案管理，所以这种思想上的不重视导致档案管理工作松懈，档案管理人员没能认清档案管理的价值，认为这种工作无法发挥出自己的作用，同时也无法带来实际的经济利益。同时上级部门也不会考核档案管理工作，所以降低了部门的档案管理，并且工作人员在进行档案的填写工作时，思想不够端正，缺少认真负责的态度，字迹不工整，内容简单，降低了档案的价值，影响到了档案资料内容的有效应用，不利于帮助实际的工作，所以，改变这种局面是当务之急。

3.2 急需加强档案标准化科研工作

只有深入的进行科学研究才能找到标准的科学性和适用性，提升标准水平与有效开展标准化科研工作息息相关。实践是发展理论的基础，只有不断积累实践经验，才能为理论的产生提供依据，同时理论为实践指明了方向，只有把理论联系实践，才能发挥出双方最大价值，所以一定要重视标准化的科研工作，不断总结档案发展水平以及工作中出现的问题，并且及时的改善，使档案标准化工作越来越好。为了进一步推动档案标准化工作的开展，需要加强进行档案标准化科研工作，目前科研方面存在的问题有：无法紧密连接档案标准化的理论研究以及档案工作的实践；档案标准化理论不成熟，在工作业务中无法应用；研究档案标准化理论时机不对；标准化理论研究成果的实际应用范围不够广阔，在推广时也会有局限性。

3.3 未建立起系统的档案工作标准体系

国家档案局发布的《档案工作标准体系表》中涉及档案管理的知识甚少，因为大多内容都是档案的整理和编排以及检索和保护标准等内容，这是科学的档案工作标准体系建立困难的重要因素。从档案工作标准化监督方面来看，相关部门并没有将其纳入工作职责，并且要想做好一项工作，最好明确职责，责任到人，而档案管理部门在这一方面有所欠缺，这进一步加大了实施档案标准工作化的难度。

3.4 没有实行文档一体化

阻碍档案工作实现规范化和标准化的最大问题就是相近文件的重复与无序的立卷组合。文件本身的质量受制发文件的影响，做好文件制发工作是保障档案工作规范化的前提，而实行文档一体化是保障档案标准化的重要途径。

3.5 部分单位软硬件设施不够标准，亟须提高

一般单位的档案管理通常只有一个简易的档案室，没有规范化的进行档案管理工作，所以档案管理人员无法有力的执行档案标准化。除此之外，档案的保存专场用地、技术支持以及人力资源等方面参差不齐也是影响到档案标准化工作的原因。如有的单位有充足的资金，并且档案存储设备，修补设备等一系列软硬件的配备都齐全。但也有相反的现象，有的单位没有专门的档案管理软件，也没有配备一系列硬件设施，甚至存储档案的环境也是潮湿的。

3.6 没有建立档案工作标准化的人才队伍

人是执行档案标准化工作的主体，档案标准化工作的落实离不开工作人员，工作人员在档案标准化工作中发挥这重要作用，但是部分单位没有档案标准化意识，忽略了专业档案人员的配备，而是有其他工作人员兼职。在一些单位中，无论是专职档案员还是兼职档案员都有整体素质偏低，没有较高业务水平的问题出现。有的档案干了人员没有经过专业的档案培训，档案管理专业知识缺乏，对于档案工作标准化的要求无法满足。随着社会的进步和发展，为了满足社会化对当那管理人员以及档案标准化工作的需求，每一位档案管理人员一定要有与时俱进的思想理念。但是从目前的发展来看，建设标准化人才队伍任重而道远。

4 提高档案标准化工作质量对策

4.1 人才隊伍建设

任何工作没有绝对自由，都是需要一定的规矩和标准，档案工作也不例外，只有建立标准，才能顺利的实施档案工作。人是制定档案标准的主体，制定档案标准不是单一的事件，其中包括了标准的制定、宣传、实施、评价和反馈以及检查等，这是一个持久完善和改进的过程，所以说想要做好标准的工作离不开档案工作人员的积极配合和参与。在档案工作人员前期工作时，要严格的依据相关规范进行档案的制定，在中期要严格按照有关标准进行操作，在后期也要重视对其工作的思考、评价和反馈。这样才能使档案管理不断的创新和完善，才能调档案管理质量，保证档案管理工作效率。为了档案标准化工作的可持续发展，一定要保持终身学习的观念，在实践中不断的学习新的知识和技术，这样才能与时俱进，满足信息化社会对档案管理的需求。就目前档案管理现状来说，由于各单位缺乏专业的档案管理人才，所以档案管理质量一直不容乐观。并且受传统观念影响，单位领导和员工一直对档案管理的重要性进行了忽略，年轻员工认为其没有发展前途，所以不愿意进入档案部门。为了改变这种现状，一定要把人才队伍的整体水平提高，具体的措施有：1）引进年轻的档案工作人员，为了把员工的归属感和积极性提高，要尽量创造良好的发展环境。2）要加大力度对专职、兼职人员进行档案工作的培训，提高其业务能力，使其掌握档案专业知识，同时为了把工作人员的视野进行拓宽，要加强对计算机技术和网络技术以及法律法规等与业务有关内容的学习，同时只有积极的创新才能保证档案管理的现代化，所以一定要鼓励工作人员积极思考。为了从源头保证档案的标准化，要加大力度培训档案管理人员有关辨识源头文件的相关知识。3）要有明确的奖惩制度，只有这样，才能给工作人员动力，使其更加努力的发挥出自己的价值，同时也降低了工作人员的离职率，提高工作人员的归宿感。

4.2 对档案标准化科研工作重视，加大力度进行科研，实现科研与实践的紧密结合

不断创新，完善档案工作的标准化程度是科研工作的目标。完善档案工作标准化符合现代化对档案管理的要求，是促进单位发展的重要手段，档案工作标准化的科研需满足不同的环境和要求，档案工作的内容随着网络的普及而不断的丰富，所以一定要与时俱进，加大力度进行科研，实现科研与实践的紧密结合。要高度重视当那标准化科研工作，增加资金投入，对档案工作人员积极的创新档案科研活动采取鼓励支持的态度，为档案管理人员提供发展和学习的平台，把实际工作中的问题进行有效的解决。

4.3 及时转变理念

要对档案工作标准化以及信息化的联系进行明确，把档案工作标准化的核心地位进行提升。建设数字档案馆室是信息化发展的必然要求。档案信息化建设的重要组成部分就是档案工作标准化，目前其已经成为当那信息化建筑的基本战略。我国信息化建设起步晚，所以档案管理人员的思维一直受传统档案管理理念的束缚，对于数字档案不够重视，这不利于档案工作标准化的实施。

4.4 实行文档一体化，建立前端控制的机制，从源头上严格要求

要想保障成卷宗后档案的质量，一定要保障源头文件的标准化程度，源头文件是影响其质量的关键环节。以公文的制发为例，为了达到公文标准的要求，在进行文件的制作时一定要依据上级单位的制度要求，同时也要符合国家标准。这样在使用的过程中才能更加的高效，在归档和查阅等过程中才能不受影响。在制作文件时，为了方便各个研究科室的沟通，可以在每一个科室进行兼职档案员的配备，配备兼职档案员后，可以帮助档案人员做好预归档工作，大大减轻档案人员的工作内容，这有利于保障源头文件的标准化质量，从而使成为卷宗后档案的价值得到提高。

4.5 在档案管理工作中应该坚持“以我为主”的原则

1）对于文件归档的时效性要进行准确的把握，对于现行文件任务得到完成的，就应该对其进行立卷和归档，但是对于还没有完成的，就不可以对其进行立卷或者归档。2）立卷归档的重点要得到确立，立卷分工要合理。在档案管理的过程中要坚持“以我为主”的基本原则，在这一原则的指导下将立卷归档的重点进行确定，除此之外还要注意将资料与文件的内容区分开来，因为有很多资料与文件在形式、内容等方面都具有相似之处，为了使档案管理中的信息冗余度以及重复度得到相应的减少，就要使档案利用的效果得到提高。3）对于全宗的完整性要进行有效的维护，当然这种维护应该建立在坚持与贯彻“以我为主”的归档原则前提下。

4.6 软硬件设施的建设

只有后勤得到保障，才能顺利开展档案标准化。因为后勤是实施档案标准化的必要条件。在信息化阶段，硬件设备和软件设备都是实施软件标准化工作所必须的。所以在进行相关产品的购买时，一定要注意配备软件和硬件设备，二者缺一不可。市场的档案软件五花八门，并且市场上流通的软件没有统一的数据格式，通用性较弱。在购买软件之前，一定要进行市场调研，只有深入的了解市场上流通软件的特性，才能更加快速的找到心仪的软件，在使用软件时，档案管理人员要参考单位的规章制度进行相关设置，在持续使用的过程中发现软件不足，并不断完善和更新以满足现代化对单位档案管理的需要。

4.7 统一分类号

档案的分类号是计算机在检索过程中所依据的重要因素，所以为了保障计算机检索的结果，提高计算机检索的效率，一定要高度重视制作分类号的质量。《中国档案分类法》是档案管理人员在进行档案分类的过程中需要参考的依据，只有这样，才能使检索的效率大大提高。同时为了把档案的可利用价值提高，在划分档案时一定要联系当地实际情况。另外，为了把分类中不合理的现象消除，一定要加大力度进行档案分类的审查，并且对于标准的认知，各个员工之间要统一，保障前后标引的一致性，这对于规范化管理档案的实施起到了促进作用。

5 总结

总之，档案的标准化建设不是一朝一夕完成的，它是一个持续的艰巨的任务。目前全球化进程不断加快，当那标准化工作也应该顺序时代发展潮流，和国际档案标准化接轨，勇敢的向前迈出实施档案工作标准化的一步，这样有利于进行档案的查找，对于人力、物力、财力资源都是一种节省。实施档案标准化，应从本单位档案工作做起，在实践中不断的改革和完善，并且要加大力度进行创新和研发，不断的进行经验的总结，更加有效的进行档案资源的利用。在实施档案标准化工作的过程中，一定要各个有关部门相互协作，积极配合，这样才能使系统工程真正的运行起来，从而使档案标准化得到快速发展。

参考文献

[1]孟祥喜.档案标准化制度及技术建设的现状与对策[J].山西档案，2016，05：15-19.

[2]許惠玮.探究档案工作的现状与发展[J].办公室业务，2015（2）：54.

[3]杨鲜.新形势下基层单位档案管理标准化建设的思考[J].现代交际：学术版，2017（5）：68-69.

[4]王莉.我国档案工作标准化问题及对策研究[J].民营科技，2014（9）：127.

[5]刘俊兰，赵艳华，刘毅红，贾立平.高校档案标准化与信息化管理工作现状及对策研究[J].河北农业大学学报（农林教育版），2013（2）：48-50.

[6]韩子静，孙晓菲，熊健敏，等.我国数字档案标准规范体系建设现状分析[J].兰台世界旬刊，2015（2）：39-40.

[7]康静.如何实现高校科技档案工作标准化与现代化管理[J].黑龙江档案，2016（5）：86.

[8]王勍.网络环境下档案工作标准化重要性的思考[J].办公室业务，2016（12）：143.

[9]张春艳.档案标准化体系基本特性和构成初探[J].农业与技术，2013（11）：251.

[10]管媛辉.高等院校档案标准化管理系统的设计与开发[J].长春大学学报，2013，（12）.