气象部门档案工作标准化管理措施分析

摘 要：南京市江宁区气象局高度重视部门档案工作，不断加强气象档案工作标准化管理。就当前档案管理工作存在的管理制度不明确、 管理工作体系不健全等问题，制约和影响着气象部门档案工作发展。为此单位内部干部、职工重点明确档案管理工作流程及性质，建立健全档案管理体系，加快档案工作信息化建设。

关键词：气象档案资料；标准化管理，管理制度；管理体系；信息化管理

气象观测是气象部门最基础工作，多年工作记录必须依靠档案工作部门的记载和保管才能呈现。因此对档案的收集、整理、保存和利用等有着较高的要求，同时加强档案规范化管理并完善相关机制，可增强单位内部干部职工档案意识，提升档案利用率等成效。一直以来，南京市江宁区气象部门领导高度重视档案工作，切实加强档案管理，由专人专管，并定期对文书、声像、实物档案进行规划化管理，学习相关档案门类的知识和规范，做好库房档案防霉、防潮、防虫等清洁管理，旨在做好档案标准化管理，促使气象部门档案管理全面、协调并可持续发展。

1 气象档案管理工作重要性

早在我国古代，人们就知道对自然寒暑进行观测，并将观测到的旱、风、云、雨、晕等大气现象为主的气象观测数据或现象记录在甲骨、简牍、缣帛和纸张等载体上形成气象档案。这些涵盖古代人智慧结晶的气象档案直接和间接遗存记载了人们对于四时更替、气候变化等规律的掌握过程，具有形成时代久远、时间断限长、内容原始性和不可替代性等特点，有着较高的科技文化价值，不断地服务于后代，在人类探索古代气候变迁规律、中西方文化交流历史和气象灾害统计等发挥了重要的科技文化价值和作用。当前，气象档案包括党务、业务技术及科研、气象数据记录等方面的大量内容，这些内容均来源于多次实践活动及日常连续的观测数据采集，在气象工作开展中作用重大，因此要全面做好气象档案管理工作。

气象档案管理表现为宏观管理和微观管理，宏观管理主要是针对气象部门档案工作的管理，通过严格执行国家政策，建立统一的气象部门档案管理工作制度，实现对档案工作的监督指导；微观管理意义更加深远，主要侧重于气象档案的收集、整理、加工及开发利用，并依据一定的原则和方法对气象档案资料进行鉴定、保管。由此看来，气象档案管理工作极其复杂，并具有一定的技术性，首先管理工作要遵循一定的原则和方法，在整个管理过程中要实施科学化、标准化，使管理性、技术性等系列工作具备标准制定条件，确立标准化及科学化管理体系，满足气象档案管理工作的高效发展。

2 气象档案管理工作当前存在的问题

2.1 气象档案管理制度不明确

气象事业档案是国家宝贵财富之一，档案室保存的各种门类和载体的档案均属利用范围，主要为领导决策和全局各项工作服务，并要求具有一定的保密性，管理者及使用者应切实维护档案的完整与安全，各种门类和载体的档案，由档案室集中统一管理，做到专室、专柜、专（兼）职人员负责保管。但当前一些单位不同程度仍存在着对档案工作的既重视又忽视现象，表现为档案管理制度不明确、发展速度不均衡等问题。

2.2 档案管理执行力不足

有效的档案管理对分析单位内资源状况是否适应气象事业变革及发展需求有重要意义，如单位内部人事档案资料对于制定人才资源计划有着科学性和规范性。当前气象部门常常出现这类情况，就是建立了档案管理制度，但工作人员并未严格执行相关制度，导致一些需要归档的资料等散落在个别部门或个人手中，不能及时纳入档案保存。

2.3 档案管理工作体系不健全

档案管理工作没有统一的标准，档案工作没有建立科学、规范的体系，所以，应该建立标准化的档案管理制度、体系，以此来提高气象档案管理工作的质量。

3 气象档案工作标准化管理措施

气象档案最初先由各气象部门实施保管，然后进行归档，因此管理工作要具备一定的標准化和规范性，必须构建出完善的档案管理网络体系及严谨的组织管理体系，将档案管理工作明确到各级管理责任人。也就是说，气象档案管理工作在管理方法、管理概念以及管理原则等方面要制定并实施科学的管理模式，完善出一系列的管理标准，形成一套标准化的“气象档案工作规范化管理标准”，只有这样，才能保证气象档案管理工作的良性发展。

3.1 明确档案管理工作流程及性质

做好档案文件、数据资料收集、立卷、归档，是开展档案管理的首要工作，这一阶段的工作质量好坏，如文件是否收集齐全，是否形成高标准的立卷质量等等，直接影响着档案工作质量及后期工作开展。档案文件归档后保存于档案室，这是开展档案管理的第二阶段的工作，各部门档案文件与本部门工作密切相关，将最初保存于各部门的文件资料统一收取后全部保存在档案室内，整理编目，进行统一管理，这样做不仅有利于单位内部文件资料的完整性，而且便于后期使用，发挥档案文件资源的开发利用价值。为避免单位档案室搬迁、更新等各种外界因素影响，一些具有长久保存价值的文件资料应最终移至档案馆进行长期保存，或是档案文件保管期限达到上限时，按照相关规定进行鉴定处理。

3.2 建立健全档案管理体系

气象部门数据文件量大且繁琐，在进行档案文件保存管理时必须遵循一定的规范要求，建立健全各级气象部门档案管理网络体系，将各级应履行的管理责任落实到个人，相关管理人员要加强日常学习培训，适应新时期信息化档案管理，形成一系列的管理科学措施，具有统一的、完善的标准化组织管理体系，使工作发展具备一套有效的管理标准，并将管理人员管理工作纳入日常考核工作中，激发管理人员工作主动性和积极性，提高业务能力和工作水平。

3.3 加快档案工作信息化建设

部门领导和职工要重视档案管理工作，新时期要充分发挥电子科技成果运用，建立电子档案及档案数据库，开发档案管理软件，实施档案动态管理，实现部门档案信息化管理，完成档案文件的纸质与电子模式并存，方便后期管理者统计和使用者检索、提取利用，并通过联网，经同意后随时或异地查阅、提取相关资料。信息化管理不仅减轻了相关负责人工作强度，也克服了纸质档案长期存放磨损、虫蛀等弊端，管理人员还可以通过计算机网络实时管理，收集有价值文件并对其进行整合，确保档案文件的完整性和可用性。

4 结语

南京市江宁区气象局重视部门档案管理工作开展，投入大量资金建设档案软硬件设施条件，建立健全档案管理规章制度及相关的检索工具。管理人员要认识并了解档案管理工作性质及流程，紧紧抓住档案管理工作的每个环节，及时有效地完成各类档案的移交、立卷、归档工作，认真细致，职责明确，移交严格，手续齐全，账物相符，质量达标，充分利用档案资料做好编研和气象服务工作。同时，加强档案工作信息化管理措施，运用高科技实现档案的电子化保存，便于后期使用查找，并减轻了管理人员劳动强度，使得档案管理工作更加标准、规范。

参考文献

[1]侯玲红，秦榕，黎莹辉.新时期气象档案信息化建设的策略[J].沙漠与绿洲，2011（B01）.

[2]唐炳莉，尚惠玲.浅谈标准化管理在气象档案工作中的应用[J].气象研究与应用，2011（A02）.

[3]慕建雄.新时期对人事档案传递的思考[J].兰台世界，2016（3）.

作者简介

程姝（1985-），女，汉族，江苏江宁人，本科，助理工程师，从事行政管理、公文、档案管理工作。