加强建设工程项目档案管理的思考

摘 要：随着社会经济的快速发展，建设工程项目不断增多，建设周期长、投资大、环节多、要求高等是当前工程项目建设和发展的显著特点，因此，使得项目档案的种类、数量增多、价值增重。做好建设项目档案管理，是项目管理中非常重要的一个环节，也是一个企业管理水平的重要体现，本文将对如何加强建设工程项目档案管理，谈一下笔者的观点和认识。

关键词：建设工程；项目档案；管理

建设周期长、投资大、环节多、要求高等是当前工程项目建设和发展的显著特点，因此，项目档案的种类多、数量大、价值重。建设工程档案数据资料记录着整个建设项目的全过程，从项目的提出、设计到施工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。在当前的形势下，加强对建设工程项目档案管理工作研究，具有一定的现实意义。

1 建设工程项目档案管理的意义

1.1 项目档案的作用

项目档案既是项目建设的真实记录、也是全面鉴定工程建设质量、检查事故原因、追究事故责任的重要依据；项目档案为工程建设管理、运行、维修、改建、扩建等技术工作决策服务，同时还起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考作用，为国家长远的经济建设服务。其作用主要体现在以下几方面：为领导决策提供可靠依据；为本单位各项工作提供重要参考；为维护国家利益和现代化建设事业服务；为编史修志科研等提供第一手资料；为整个社会和民生服务。

1.2 建设项目档案管理的重要性

建设项目档案资料的管理是整个建设项目管理工作的有机构成部分，其直接反映了建设项目的建设质量，同工程使用和管理都有着密不可分的联系，需要从档案资料中得以充分展示。同时，项目档案资料对于工程本身也有著巨大的指导作用，并对其他类似工程的开发建设具有一定的借鉴意义。建设项目档案资料能够多次再利用，充分体现出项目档案资料的价值，也是建设项目质量控制的重要环节，其重要程度不言自明。

2 加强项目档案管理，提升项目档案管理水平

2.1 建设项目从一开始就要进行档案管理工作

强调从项目的提出、论证初始，就要有专人对档案工作进行通盘考虑和统筹规划，遵循工程建设和档案形成的规律，坚持档案工作与工程建设同步管理，即“同步形成、同步收集、同步整理、同步立卷、同步归档”，保证归档资料的“完整、系统、准确”。

2.2 建设项目档案要纳入合同管理

合同是一切项目管理的基础，是约束参建各方强有力的法律依据和纽带，有了合同就有了工作的主动权和法律保障。因此，在签订项目设计、施工、监理的合同时要设立专门条款，明确有关方面提交档案的相关要求，如对档案移交的范围、整编质量、套数、移交时间、归档载体形式等要有明确要求。

2.3 建设项目要创新管理模式

为更好地完善建设项目档案管理，必须要创新管理模式，加强档案工作的依法管理，这既是建设项目管理工作的重要内容，也是协调档案工作与其它工作关系的依据，更是做好档案工作的重要保障。有了规章制度，就可以驾驭全局，统揽全局。而要落实好这一系列工作就要求相关技术人员以及资料管理人员必须要保证档案资料的完整性、真实性和有效性，强化档案管理责任意识和自觉性，规范档案报送及编制程序。具体实施中，要不断加强档案资料管理工作的编制和检查，指导基层业务有序开展，并做好相关业务的咨询以及有关业务的培训工作，有效落实建设项目档案管理责任制度。

1）强化工程施工现场技术文件管理。工程施工企业应当加强各方形成资料管理，尤其是技术负责人应当对现场施工技术资料进行分类管理和监督检查，并做好与工程项目施工建设进度同步的分类管理体系。

2）加强工程建设项目档案管理信息化建设。加强信息化建设是工程建设项目档案管理水平得以提高的有效手段和途径。档案信息是工程建设单位技术进步的信息资源，同时也是提高建设单位市场竞争力的有力抓手。通过加强信息化建设和采用信息化技术措施，构建科学高效的档案管理平台，对档案信息进行高质量的汇总管理，从而提高档案服务效率。

3）做好工程文件资料归档工作。工程施工项目档案管理过程中，应当确保归档文件完整、齐全，能够真实地反映出工程项目施工建设过程。同时，还要以归档范围为参照，核对该文件材料归档完整性；各单位的文件材料归档，一定要完整；各阶段、各工序文件材料归档，也应当保持完整。通过文件前后之间的联系，核查归档完整与否。有了完整、准确、系统的档案，才能为工程建设和领导决策提供可靠的依据。维护档案的完整、准确、系统，是对重点建设项目档案工作最基本的、也是最重要的要求。

3 加强建设工程项目档案管理的新举措

要提升建设项目档案管理水平，我们就必须要有新的举措来促进与保证其实现：

3.1 实行项目总工负责制

建设项目档案工作实行项目总工负责制，主持项目档案形成、整理、移交等工作，实行全员管理、全过程管理和全方位管理，增强档案意识，为档案工作提供必要的工作条件，确保档案工作正常开展。

3.2 成立工程项目档案领导小组

由于建设工程项目档案形成于工程项目建设的全过程中，同时在收集整理时又涉及到多个参建单位。因此，为确保工程项目档案得以完整、准确、、系统、及时归档，需要建立一个工程项目档案领导小组。领导小组成员根据小组方案分工，落实分工计划工作内容，展开施工前各项准备工作，履行小组成员职责，开始执行项目档案各项管理工作，最终确保工程项目的竣工资料得以准确及时归档。

3.3 强化责任考核

建立健全工程项目档案目标管理考核机制，将档案管理工作纳入到综合考核的范畴中，做好考核激励工作，强化考核力度，努力提升参建人员的档案责任意识，全面推行档案管理工作责任制。对不认真履行责任的单位以及工程竣工验收备案后逾期不上交档案的单位，要求立即整改。若依然不按时移交，则需要依据相关规定给予适当的经济处罚，情节严重者，追究其相应的责任。

3.4 加强岗位技能培训，提升人员综合水平

采取多渠道、多方式的培训办法，对参建单位的档案人员开展相关专业技能培训活动，着重就档案管理的重要性、相关法律法规、相关管理制度、档案的收集范围、整编要求、移交时间、竣工档案验收的具体要求等方面进行培训。这样一来，各个参建单位的档案管理人员不仅能自觉强化档案管理工作，同时也能以一个更专业的方式开展档案管理工作，从而有助于档案资料的安全规范收集整理。

3.5 提高建设工程项目档案管理信息化水平

信息化时代的到来为档案管理工作带来了新的契机，因此建设工程项目档案的管理也应该努力引入信息化技术。一是尽快落实纸质档案的数字化整理；二是严格遵循国家相关电子文件归档和管理规范以及档案数字化技术规范，积极构建档案管理信息数据库，将档案信息的归档存储方式予以明确规定，以便于档案资料得以及时有效归档，并利于查阅和保管。

4 结束语

总而言之，随着社会经济的快速发展，对工程建设项目档案管理也提出了更高的要求。对于施工企业而言，应当重视工程建设项目档案管理、健全和完善工程建设项目档案管理制度以及保密管理机制，加强信息化建设和档案管理人才队伍建设，思想上保持与时俱进，才能跟上时代发展的步伐，才能实现建设工程项目档案的价值。

参考文献

[1]《企业档案工作规范》实施指南 李和平主编.

[2]《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（国家档案局DAT28-2002）.

[3]《天津市重点建设项目档案工作指南》（天津市档案局）.

[4]《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）.

[5]《档案集息化建设实务》杨公之主编.

作者简介

侍莉莉，女，馆员，从事科技档案管理工作。