行政档案管理存在的问题以及新的管理思路

摘 要：在我国的发展阶段，政治和经济体制不断进行优化，行政档案管理存在的问题不断涌现，必须将其进行优化和改善，本文就行政档案管理存在的问题以及新的管理思路进行了研究，首先阐述了行政档案管理的特色；其次阐述了我国行政档案管理工作中的不足；最后阐述了完善行政档案管理的新策略。

关键词：行政档案管理；特色；权威性；管理方式

档案管理的主要工作是对原始档案中的信息进行收集和统计，不仅能对档案进行有效的管理，而且还能提供其他有效的服务。我国传统档案管理中的问题越来越突出，必须使档案管理朝着规范化、信息化以及科学化发展。

1 行政档案管理的特色

1.1 执行性

我国的行政单位指的是对国家的权利进行执行的机关。在我国，因为行政机关隶属于国家权力机关，因此在进行行政管理时，一定要将国家权力机关与执行党的政策、方针以及路线作为绝对的工作前提。

1.2 权威性

权威是指把一部分的思想强加到另一部分人的思想上，并且要有绝对的服从意识，这是因为在我国要想更好的进行行政管理，必须是以国家的名义进行，所以，也会有绝对的强制力和权威性作为保障。

1.3 服务性

档案工作的服务性是非常强的，正是这非常强的服务性才更好的保障了档案管理工作的进一步发展，服务性在档案管理工作当中所能发挥的属性是非常重要的，因此档案管理工作人员发展的必要条件就是服务性。

2 我国行政档案管理工作中的不足

2.1 工作人员缺乏足够的专业性

在行政档案管理中，其中最为重要的工作就是人事档案管理工作，这项工作的内容是非常多且复杂的，身处在普通科室的管理部门工作内容虽没有这么多，但是也存在着人事档案管理部门的问题，因此，进行普通科室档案管理的档案人员必须要有很强的责任心和专业性。在实际的工作过程中，这些工作人员并不是档案专业的毕业生担任，相关的理论知识欠缺，并且在踏上工作岗位之前，专业的知识培训工作并未引起重视，行政档案管理的工作繁重、任务量大，工作超负荷时有发生，一些工作人员在工作过程中没有进取心，得不到自我的认同感，只想处于平安无事的现状，导致行政档案管理工作停滞不前。

2.2 内容鉴定不严格

行政档案管理中材料的真实性得不到保证的话会给社会带来极为不利的影响，就目前的实际工作现状来说，有很大一部分的档案管理人员对待工作不认真，管理人员在审核相关的档案材料时，做不到严格的审核材料，而且这其中有很多的材料，管理人员没有进行审核，导致个人的档案材料存在着虚假信息，影响了组织的正常运转秩序，在对档案进行管理的过程中，还有轻视现实重视过去的不足之处，对于档案关系人过去的信息过于重视，比如社会关系、政治历史、组织鉴定等，但是对个人的业绩、科研成果、个人贡献、个人诚信以及科研评价等材料上不够重视，造成个人档案历史和现实信息比例失重的现象，个人的真实情况反应不出来，直接造成了档案使用率的下降。

2.3 管理方式较为混乱

目前，我国的档案的管理规范体制有相关的文件来保证工作的顺利进行，但是随着社会的发展，我国的各个阶层的人员开始进行调整并不断变化，普通档案的管理方式越发的混乱，并不能满足档案管理中的基本工作，其中还存在更为严重的不足，很多部门所收集的档案材料不统一，甚至存在虚假信息，也有不少工作人员擅自更换人事档案中的信息。我国档案管理工作的特性：第一，档案管理工作不能获得物质财富，是专业性很强对原始档案信息进行整理的工作；第二，档案管理系统不是一个独立的个体，是与其他的管理系统相互作用，而是为了达到为其他的管理系统提供更加完善优质的服务为目的；第三，档案管理工作与政治经济和文化密切相关，隶属于统治阶级并被统治阶级所掌握。行政档案管理中的具体内容和政治经济利益密切相关，机密性极强，所以档案管理的工作人员要有很高的素质，对工作内容严格保密。

3 完善行政档案管理的新策略

3.1 利用现代科技加强档案管理

行政档案的管理工作中的基础设施的建设关系到对人事档案体系的完善，相关的主管部门应该投入更多的资金加强档案管理工作，并利用这些资金对档案管理的基础设施进行一定的加强，这样才能更好的促进档案的发展。而且档案管理工作要跟上时代发展的步伐，及时的更新计算机设备，做到信息化管理，要做到在行政档案管理中使用先进的高科技技术，例如扫描仪器等设备，利用扫描仪等设备扫描纸质的档案，形成电子版档案，而且随着技术的进步，档案也不仅仅是文字模式，除了文字还有许多其他的形式，例如视频资料，现在应用的也非常的多，查阅也方便，可以将这些资料保存起来，这样档案管理工作的质量才能得到飞速提高。

3.2 提高档案管理人员的专业素质

行政档案管理工作对于工作人员的有很高的要求，因为这项工作的机密性很强并且对工作人员有很高的专业要求，所以工作人员都必须要具备一定的专业素养及综合素质：第一，在实际工作过程中践行保密的原则性，提高工作人员的思想和政治觉悟，严格遵守机密；第二，加强工作人员自身的责任感，对于行政档案管理这项本职工作做到全神贯注，不断的提高自己工作的严谨性；第三，建立档案管理人员培训体系，不同的岗位需要不同的专业知识，在档案管理部门中有许多的岗位，因此，对每一根岗位的培训都是不同的，而且这些培训要有针对性，培训内容也要包含所有与档案管理有关的知识，其专业知识更是培训的重点。其他的学科内容也不能忽视。

3.3 建立完善的档案管理制度

保证行政档案信息的合理性必须完善档案管理制度。首先，要根据实际情况、实事求是，根据行政档案的特点进行分析，在这个前提之下建立的档案管理制度必定是科学性与合理性兼备的；其次，要想建立档案管理制度，必须要对档案管理工作进行实践，因此，制度的实用性与可操作性十分重要，这样才能保证工作效率；其次，建立档案管理制度，这不仅是约束了档案的相关管理人员，而且也对相关负责的领导进行了约束，对于正在进行的管理工作，也不会存在某些领导因各种利益原因，做出影响档案管理工作的事情。最后，完善奖惩措施，不仅包括物资奖励还应该包括精神奖励。两者相结合，促进他们的工作积极性，但是对于违反行政管理档案操作规定的管理人员也不能姑息，及时的对他们进行处罚，在单位管理制度时要有赏有罚，而且要做到赏罚分明，这样才能确保单位的档案管理工作能更好的进行下去。

4 结语

总之，现阶段在我们国家，行政档案管理工作中存在的问题极大地制约了档案管理工作的发展。但是信息化发展迅速，会对我国的行政管理工作造成很大的影响，所以，档案管理工作必须有新的发展策略，包括利用现代科技加强档案管理、提高档案管理人员的专业素质以及建立完善的档案管理制度等，还要确保机制科学合理，与时俱进。要做到真正的重视档案管理工作，这样才能够在今后更好的开展档案管理工作，保证档案管理工作顺利进行。

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作者简介

左思敏（1989-），女，汉，江苏南京，科员，助理馆员，本科，研究方向：行政档案管理。