加强地勘单位人事档案管理改革探析

成婧婧

摘 要：在地勘单位实行企业化的管理新时期，人力资源管理占据重要地位，而人事档案管理是地勘单位开展人力资源管理工作的基础，势必会更受重视。鉴于此，本文将从地勘单位人事档案管理的价值入手，探讨加强人事档案管理改革的策略，助力地勘单位规范管理人事档案，夯实人力资源管理基础。

关键词：地勘单位；人事档案；档案管理；改革策略

从二十世纪九十年代初开始，国家对地勘行业进行多次改革，很多单位都经历重组、合并、改制等，还有一些单位即将改企，不仅影响地勘单位职工队伍的稳定性，人事档案管理也不可避免的存在相对混乱的情况。由于地勘单位的专业技术性较强，使得其生产与发展具有特殊性，人事档案管理也面临管理不规范、忽视档案使用与保密、信息化建设滞后、人员素质偏低等问题，急需改革和强化，下面就对此进行分析与探讨。

1 地勘单位人事档案管理的价值

地质勘查单位简称地勘单位，主要从事地质工作，基于国防建设、经济建设以及科技发展的需要，对区域内的地层构造、岩石、地下水、地貌、矿产等地质情况进行调查研究，整个工作过程会形成大量档案，包括地质档案、技术档案、人事档案等。其中的人事档案是交流人才信息的载体，集中反映人一生的经历和政治思想、业务能力、工作绩效、工资待遇、品德作风、身体健康状况等，是对人成长进步与精神面貌的真实记录[1]。对于地勘单位而言，人事档案不仅是单位职工重要的身份凭证，也是单位开展职工招聘和岗位调动等人力资源管理工作的参考、依据。而人事档案管理则是地勘单位人力资源管理的有机组成部分，其价值主要形成于人力资源管理活动，记述职工的工作经历与德才表现，记录职工在单位的成长发展过程，是职工在单位从事各项工作最原始的记录。地勘单位人事档案是单位制定及实施人才战略、发展规划、选拔任用干部、晋升职务以及评定职称等的重要凭证，通过管理人事档案就能建立完整的地勘单位人事信息库，为人力资源管理决策提供准确的、重要的信息，促进地勘单位的改革和进步。

2 加强地勘单位人事档案管理改革的策略建议

2.1 强化过程监管，规范人事档案管理

人事档案材料完整与否、规范与否是衡量地勘单位人事档案管理工作质量优劣的重要标准，档案人员必须将人事档案的收集、整理与归档、转递等基础工作做好，才能改进、规范人事档案管理。第一，严格把控收集大关，明确收集地勘单位人事档案的范围，及时收集人事调动、干部任免、专业培训、组织考察考核、功过奖惩等材料，保证人事档案的完整性，增加在职人员档案的数量。

第二严格把控鉴别大关，对收集的人事档案材料应做到具体问题具体分析，认真鉴别和审核，及時补充缺少的材料，详细登记需要销毁的档案材料，如死亡人员档案、离退休人员档案等，按规定报请主管负责人进行审查，或永久保存，以备改革需要，或根据保存规则转移、另存等，使每一份档案材料都有保存的价值。第三，严格把控整理大关，依据档案整理细则对归档的人事档案材料进行整理和立卷，准确分类、有序编排、整齐装订，有条理的反映职工的履历、考核、学历、职称、工资、奖惩、入党等情况，规范人事档案归档。第四，严格把控转递大关，坚持原则、遵守程序，在转出人事档案材料时要有任免通知和调动通知、领导批示、联系函件等手续，及时将单位的离退休人员、死亡人员的档案规范转出；在接收人事档案材料时也要按规定登记，使人事档案管理不断趋于规范化。

2.2 注重使用保密，确保人事档案有效

为加强人事档案管理改革，地勘单位档案人员应在管理和维护上下功夫，将需要归入职工个人档案的材料收集好、整理好、保管好。为维护人事档案的完整性，档案人员在及时收集档案材料的同时还应不断充实档案，保证档案工序有序、连续[2]。如档案人员要根据目录核对人事档案材料的数量，做好接收记录。如果需要查阅或使用人事档案，档案人员应基于人事档案查阅利用使用制度，只允许规定范围内的人员查阅档案，并要求其遵守档案保密制度，不得随意泄露档案信息。作为档案人员更不能私自调阅人事档案，如果需要转递档案，应对档案袋做好封口盖章工作，通过规定的途径移交，确保人事档案的机密型和档案传递的安全性。另外，要做好人事档案监交工作，这对地勘单位人事档案起到重要的监督监证作用，是预防出现人事档案材料缺失和职责不清、责任不明等问题的重要方式。所以档案人员必须认真履行职责，按章监交人事档案。

2.3 建立数据库，推进档案信息化建设

人事档案是地勘单位职工身份、学历与资历等的证据，应利用信息技术为其中的信息资源建立数据库，将人事档案中的职称材料作为独立材料单独保存，在查找人事档案信息时只需通过计算机人事档案管理系统数据库就可实现，在节省档案人员大量工作时间的同时方便地勘单位制定科学合理的人才培养与发展计划。建立地勘单位详尽的、完整的人事档案管理系统数据库之后，无论是什么时间需要用到哪方面的技术人才，都能通过数据库准确快速的查找第一手资料，储备地勘单位人才信息。当然，数据库的建立是一项长期性任务，要经历从高到低、从个体到群体的过程，和地勘单位的实际情况有一定关联，如单位领导的重视度，有没有统一对人事档案管理信息化建设的认识，计算机技术人员和档案业务人员之间的协调配合充分与否等等，在数据库的建立中必须面向实际应用，突出重点，形成一个活的数据库，通过网络构建开放的数据库群，大大提高地勘单位人事档案管理自动化系统的效率，加快信息化建设进程。

2.4 提高人员素质，提升档案管理水平

地勘单位的人事档案管理是一项规范性很强且严肃、细致的工作，对档案人员提出严格的要求，档案人员必须提高自身素质[3]。第一，档案人员应具备专业人力资源管理知识，这是档案人员保证人事档案准确、真实、完整的前提，对档案工作水平的提升有保障作用。在市场经济高速发展的今天，有色金属地勘单位也面临改制或者是改企的要求，追求经济效益是必然，如果档案人员缺乏专业的人力资源管理知识，认为把各部门和各职工提交的人事资料收集起来就万事大吉，没能严格把关，一旦那些与归档要求不符的人事档案材料进入档案室并长期保存，无疑会对今后的档案利用产生负面影响。所以档案人员要掌握专业人力资源管理知识，依据形成人事文件的规律与形式，对人事档案材料的质量进行检查和验收。

第二，档案人员应形成崇高职业道德，因为新时代的地勘单位人事档案管理工作要求档案人员具备敬业精神，在日常工作中处处留心、勤于观察，收集有价值的人事资料，了解人事档案管理的新情况、新技术，树立高度责任感，树立为地勘单位人事档案管理事业奋斗终身的意志和愿望。第三，档案人员应积极参加地勘单位专业化的培训活动，充实计算机专业知识，提高技术能力，这是档案管理信息化建设的必然要求。最近几年，地勘单位逐渐实现信息化管理，计算机被广泛应用于档案的分类立卷、接收、转递和查询检索、建立数据库等工作，随着人事档案数字化以及电子文档工作的推进，档案人员必须及时更新计算机知识，提高计算机应用能力和网络应用能力，通过各种各样的现代化技术与工具对人事档案信息实施有效的数字化、电子化管理。档案人员还应利用信息能力有效收集人事档案信息，保护信息安全，为使用者提供准确的信息，促使使用者能在最短时间里获取所需人事档案信息。

3 结语

人事档案是地勘单位职工信息的重要载体，对单位的管理和职工的发展均有重要价值，档案人员在人事档案管理中不仅要强化过程监管，规范档案管理，还要注重对人事档案的使用与保密，确保档案真实有效，同时积极建立档案数据库，推进信息化建设，通过提高素质提升人事档案管理水平，从而发挥人事档案的价值，深化人事档案管理改革，为地勘单位的改革与发展保驾护航。

参考文献

[1]高宁.地勘单位干部人事档案管理工作探讨[J].现代经济信息，2016（13）：27.

[2]熊瑛.新形势下地勘单位档案管理工作创新分析[J].兰台内外，2017（05）：72.

[3]樊艳霞，程莲莲.论野外地勘行业档案管理与利用[J].中外企业家，2016（21）：202.