分析新时期如何做好文书档案管理工作

梁锦辉

摘 要：随着社会经济的快速发展，对于文书管理工作也提出了较多要求。本文主要是围绕文书管理工作展开讨论，详细分析了文书档案管理过程中存在的问题，并且通过各项问题提出针对性地解决措施，希望能够对相关人员起到参考性价值。

关键词：文书档案管理；对策分析

文书档案能够真实记录单位的各项工作内容，可以全面促进企事业的发展。在日常工作中，文书档案能够起到指导作用，还能够为历史考察提供重要依据。但是，随着科学技术的快速发展，在一定程度上对传统纸质文件档案管理模式造成影响，传统管理模式在存储和调取等方面已经逐渐不能满足现代化发展要求。因此，在新时期下需要全面做好文书档案管理工作，能够引入积极有效的管理措施改变现状，促进文书档案管理效果的提升。

1 文书档案管理工作重要性

文书档案管理工作具有较强的专业性和积极性，因此，需要全面注重该项工作对企业发展的作用。在新时期市场管理模式下需要严格管理文书档案，可以对资源开发起到促进作用。文书档案可以作为历史凭据，存在一定的法律效益。由于文书档案属于自然形成产物，自然性特点保证了其在记录历史时具有客观性，因此文书档案的信服度比较高。并且，从文书档案形态可以看出，书写内容保留了记录者的真迹，包括字迹，音频资料等。其次，作为一种重要的历史记录，文书档案既能够作为凭证保存，又能够为今后工作起到参考性价值，所以需要全面注重文书档案管理工作。

2 新时期文书档案管理工作存在的问题

2.1 缺乏重视程度，文书档案作用弱化

在企事业单位和机关团体中档案管理属于二线工作，无法展现出单位的政绩水平。所以领导层面不注重该项工作。其次，随着社会进步发展，也涌现了较多新思想，新技术，不管哪种性质的企业，其领导层在工作思路方面都是走创新改革方法，积极引入成功经验和做法，实施较多新增车在政策。该种做法就无法继承历史经验，在较大程度上降低了传统经验类的档案资料利用率。企业发展期间比较重视会计财务档案和建设图纸档案等，相应冷落了文书档案。正是由于领导层未重视文书管理工作，因此在技术设备投入方面也有所欠缺，无法实现信息化管理目标，大多数企业在管理文书档案时还是依靠人力完成，此种管理模式会加大工作量，降低工作效率，无法充分利用企业内部档案信息和资源价值。

2.2 文书档案管理人员素质低下，手工管理模式深固

当前，文书档案管理人员能力水平存在差异性，部分企业在选择文书档案管理人员时没有注重专业性，导致管理人员选择随意性较大。由于非专业管理人员缺乏相应的管理知识和技能，导致其在实际管理文书档案存在较多问题，对文书档案管理认知选择和管理模式等造成极大影响，出现大量不规范管理现状，无法实现管理便捷性和智能化。由于采用传统管理模式，无法充分发挥出“案卷”改为“案件”的效果。在对当前文书档案管理现状进行分析可以看出，一体化管理方式已经成为未来趋势，但是我国档案现代化管理发展与实际要求还存在较大差距。例如，传统管理模式下的立案整理方式会显著增加文件检索难度，也会导致归档目录与卷盒之间缺乏关联性，这样就导致管理人员不明确文件是否归档。并且按照传统管理模式来看，其主要采用收发文件簿的登记模式，这会对文档查阅有效性造成影响。其次，在管理期间如果出现发文文号与日期问题，传统检索模式只能利用目录查找，加大工作量。

2.3 管理规划协调难，计算机技术功能不全

随着电子信息技术的不断发展，部分企业也开始建立电子存档系统，主要是微课实现档案资源的信息管理和共享机制。但是，在信息化建设期间存在整体规划难问题，导致实际管理期间缺乏科学规划，在管理模式上不具备协调性，企业不同部门之间对文书档案的归类入档存在不合理行为，增加档案管理难度。其次，在将计算机技术应用于档案管理工作中也可以满足信息化建设要求，不仅能够实现原文件录入和复制，还不会对检索功能造成影响。然而，在实际应用期间需要注意的是，不可将所有文件都以单份形式进行保存。此种保管莫斯具备特殊性。在计算机管理系统下，采用单份管理模式可以快速查询文件信息，确保实体文件存放得当。在实际管理期间应用计算机技术可以减少人为因素所导致的管理问题。然而在此期间针对不同文书档案类型来说，计算机无法实现通用效果，主要是由于计算机不具备一体式服务功能。

3 文书档案管理工作的发展策略

3.1 正确认识文书档案管理工作

第一，企事业单位领导层需要全面注重文书档案管理重要性，在企业发展期间不能为了追求政绩而忽略文书档案管理工作。对于企业来说，可以将该项工作纳入到政绩考核当中。第二，注重文书档案的自身生命力，可以學习和借鉴先进管理经验和方法，并且结合企业实际情况形成针对性的管理理念和措施。由于文书档案可以客观记录历史发展，因此对于企业来说，通过查阅文书档案资料能够了解到历史发展进程，总结经验教训，可以对今后工作起到很好地指导作用。所以企业领导层需要注重文书档案管理的重要性，并且转变被动管理现状，充分发挥出文书档案的作用，为企业发展提供重要参考依据。

3.2 强化管理人员的责任意识，提升管理能力

文书档案管理工作要求管理人员具备较强的专业知识和技术能力，还需要加强自身责任意识。这就要求管理人员从根本上提升对文书档案管理工作的重要性认识，全面做好文件档案的收集，分类整理和存储工作。为了确保文书档案管理工作满足时代发展要求，首先需要全面普查原有的文档资料，分拣出无用的文件进行销毁，重新组合装订文书档案，对于内容混乱以及字迹模糊的档案资料需要进行内容更正和修改，提升文书档案质量。随着信息化技术水平不断提升，也相应加强了文书档案工作的科学化管理，应用计算机技术可以有效联合文书档案管理和办公自动化，简化文件资料的删减和登记制度。在管理期间需要全面规范文书档案卷宗和分类号，避免在检索期间出现无法识别情况。

3.3 应用科技手段实现现代化管理

对于现代化文书档案管理来说，需要实现网络化和电子化的档案管理，充分发挥出网络系统和办公系统。第一，借助于计算机网络的各项优势特点，例如检索时间快，存储容量大，查询便捷等特点，采用以上操作手段将纸质档案的资料信息上传到计算机中，还可以将数字音像档案内容和电子档案传输到计算机系统当中，建立文书档案数据库。其次，应用网络系统成本确保档案室与各部门档案传输便捷性，使档案管理工作实现快速收集和借阅。最后，应用计算机办公软件可以快速查找档案信息。应用电子安全室，火险监控设备等实施自动化安防管理。

4 结束语

综上所述，文书档案使企业工作业务的真实记录资料，可以为实际工作起到指导作用，还能够提供历史凭据，确保企业实现长久稳定发展目标。由于文书档案管理对企业发展具有重要作用，因此需要全面做好保密性工作。在新时期发展背景下，信息技术也在不断发展，管理和应用文书档案能可以对资源开发利用和共享起到重要作用。所以需要正确认识文书档案管理工作、强化管理人员的责任意识，提升管理能力、充分应用科技手段实现现代化管理，这样能够从根本上促进文书档案管理工作的发展。

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