浅析大数据视野下档案管理思维方式的转变

摘 要：大数据时代的全面到来深刻的改变了人们的工作和生活，在新时代下，档案管理应积极转变传统思维方式，加强对新技术手段的利用。本文首先对大数据时代发展对档案管理工作产生的影响进行分析，分别探讨其带来的机遇与挑战。在此基础上，主要从四个方面探讨档案管理思维方式的转变，包括网络化服务思维转变、信息化管理思维转变、效率化利用思维转变以及共享化建设思维转变。

关键词：大数据视野；档案管理；思维方式转变

大数据具有5V特征，即大量（Volume）、高速（Velocity）、多样（Variey）、低价值密度（Value）和真实性（Veracity）。相关统计数据显示，全球数据量正在以超过50%的增长率逐年递增，接近80%的数据都是近今年产生的。预计到2020年，全球数据总量将达到44ZB，大数据已经成为信息技术发展的必然趋势。在档案管理信息化改革过程中，也应密切关注于大数据相关技术的发展，并将其引进到日常管理工作中，实现从管理思维到管理方法的深化改革。

1 大数据时代发展对档案管理工作产生的影响

1.1 大数据带来的机遇

随着全球数据总量的高速增长，大数据技术已经得到了广泛应用，人们在日常工作中，能够明显感受到大数据带来的变化。对于档案管理工作而言，大数据赋予了档案资源全新的特征，档案本身也是信息资源中的一种类型，具备当下信息数据所具有的基本特征，与网络大数据拥有共同的发展趋势。从目前国内的档案数据资源增长趋势来看，其整体体量增长速度较快，虽然单个档案机构的资源总量很少能够突破PB级，但各档案机构的档案资源总量已经达到“海量”级别。大数据技术就是针对海量信息数据提出的一系列分析处理技术，能够完成传统信息技术在规定时间内难以完成的信息处理任务。因此，从档案资源建设与利用角度来看，大数据技术为其发展提供了有力的技术支持。另一方面，大数据技术也为档案资源共享提供了实现途径，可以对各档案机构的数据资源进行整合，打破以往档案管理工作的局限性，进一步提高档案信息资源利用效率[1]。

1.2 大数据带来的挑战

大数据时代的到来也为各档案机构的档案管理工作带来了一系列挑战，主要包括：1）对档案机构信息存储能力带来的挑战，各档案机构都承担着相应的数据收集、整理、储存、利用等管理任务，由于原始数据数量急剧增加，而传统数据库不能处理TB级数据，因此许多档案机构面临着资源存储挑战；2）对档案数据信息安全提出的挑战，档案数据安全在档案管理中占有重要地位，对档案信息资源进行开发和利用，都需要以档案数据安全为前提，而大数据技术极大的提升了信息共享程度，如果不能采取有效的信息安全保护措施，将使其面临着更高的安全风险；3）对新型大数据人才培养提出的挑战，随着档案管理信息化水平的提高，各档案单位人才紧缺的问题也被暴露出来，特别是在大数据时代下，同时具备大数据分析处理能力和档案管理知识技能的工作人员较少，需要人才培养方面加大力度[2]。

2 基于大数据视野的档案管理思维方式转变策略

2.1 网络化服务思维转变

在传统档案管理模式下，档案服务受时空局限性较高，各机构所掌握的档案信息资源，多数只能在本单位内加以利用。在大数据时代下，首先应从思维方式上作出改变，树立网络化服务思维，加强对网络环境下数据的动态性、整合性、模拟性、全球性等方面的关注，并积极在网络环境下开展档案管理与服务工作。从技术层面来看，要实现档案管理服务的网络化变革，就是要充分发挥大数据技术和信息挖掘技术的优势，面向社会提供数据分析服务，同时提高信息服务效率。另一方面，也需要利用大数据技术对用户信息进行挖掘，了解其具体的信息需求，从而为其提供精准的推送服务。档案部门应通过管理思维方式的转变，积极为用户提供主动性服务，建立以客户需求为导向的服务宗旨，不断提高档案服务的网络化和智能化水平。最终实现档案服务向数据服务的升级与改变，不局限与档案资料的自身形式，以更加多元化的形式向用户呈现信息数据，满足其应用需求。

2.2 信息化管理思维转变

从现阶段档案管理改革的工作成果来看，目前国内档案管理机构的信息化管理水平已经得到显著提升，改变了以往围绕纸质档案开展工作的方式，并初步建立了信息化档案分析和利用视角，能够利用信息化工具解决档案管理中遇到的问题。但大数据时代的到来意味着信息技术本身再次迎来了本质性的变革，要继续发挥信息化管理在檔案管理中的作用，就必须尽快引进大数据的思维和技术手段。在用户能接受的时间范围内，完成海量信息数据的筛选与提取工作，是大数据技术提出的基本要求。同时还要实现对大量异构数据的转换和统一利用，从而保障信息收集的全面性与完整性。要实现传统信息管理模式向大数据管理模式的转变，档案管理必须关注于知识层面的管理，积极更新数据处理技术。通过引进云计算和新一代数据库，实现对零散信息数据的收集和整理，并突破信息存储限制，进一步提高档案管理工作覆盖面。

2.3 效率化利用思维转变

所谓效率化利用思维即以最佳效率为目标的档案资源利用管理，可以充分实现档案数据资源的价值，为人们的生产生活提供帮助。在此方面，需要对来自各个层面的异构数据源进行集成和抽取，并采取统一的标准化格式进行存储，为后续的分析处理提供方便。在此基础上，通过利用数据挖掘技术和可视化技术等，将数据分析成果直观的呈现在人们面前。许多档案数据都具有极高的利用价值，大数据给现代档案管理工作带来的机遇首先表现为能够加深档案数据价值挖掘的深度，快速从海量信息数据中，提取出有用信息，并对其展开深度分析和处理。在此方面，应积极转变数据分析角度，利用人工智能、知识图谱、语义分析和及机器学习等技术手段，提高档案资源的利用

效率。

2.4 共享化建设思维转变

资源共享是大数据时代的显著特点之一，长期以来，档案信息数据共建共享也是我国档案管理工作的一个重要目标。要在一定范围内，将档案信息资源连接成为一个整体，提高各档案机构之间的协作水平，建立更大范围的档案信息资源库，才能满足社会各方主体对于档案信息利用的实际需求。为改变以往档案数据孤立存在的现象，应积极搭建档案资源共享平台，并在统一的平台下，开展档案安全管理等方面的工作。同时加快相关立法工作进程，为档案信息数据的共建共享提供法律保障。

3 结束语

综上所述，大数据时代的到来同时给档案管理工作带来的机遇与挑战，通过积极改变档案管理思维方式，可以最大化的发挥大数据技术优势，并尽快克服各档案管理机构存在的短板问题，从而进一步提高档案管理效率及其利用水平。在网络化、信息化、共享化、效率化等思维的引导下，积极创新档案管理工作方法，可以为当下的档案管理工作注入活力，实现档案信息价值的应用转化。

参考文献

[1]侯卫元.转变思维，谋求创新——大数据视野下档案管理思维转变的“四核心”要素[J].科教文汇（下旬刊），2018（06）：191-192.

[2]乔丽.基于大数据视野下档案管理思维方式的转变初探[J].当代教育实践与教学研究，2018（05）：23-24.

作者简介颜克礼（1982-），男，湖南桃江，汉，大专，桃江县科学技术和工业信息化局，人事教育股长。