机关档案的保密与开放管理模式初探

摘 要：机关档案的保存和利用是提升工作效率和质量的基础保证，同时也是机关发展的历史见证。各个机关的保密等级不同，但都包含了大量的国民社会、经济发展的关键数据，事关国家安全与利益，意义重大。通过研究机关档案的保密工作与科学的利用手段，正确认识机关档案保密与利用的辩证关系，从而为做好相关工作提供有益思路。

关键词：机关档案；严格保密；科学利用

1 机关档案保密工作路径

机关档案管理的主要工作就是保护档案的安全与完整。这是与档案工作开展的目的一致的。在对机关档案开展利用的过程中，首要的一点就是确保档案的保密。机关档案保密工作主要从以下几个方面

开展。

首先，要建立完善的机关档案管理制度体系。建立健全机关档案管理的各项规章制度，包括保密与利用，是档案管理工作开展的首要内容。机关档案涉及到的各个部门，都必须针对本部门的实际情况，对于不同场景、不同人员级别、不同时间节点等方面建立健全审批流程，使得档案利用工作做到有章可循，确保档案在利用过程中不泄露、不丢失。相关制度的建立必须健全而不繁琐，具有可操作性，并在实践的过程中不断的进行总结，使得相关制度不断完善和贴近日常工作开展。

其次，要建立一支高水平的档案管理服务团队。档案管理和服务人员是档案保密与利用工作的第一责任人，对于档案的保密具有不可推脱的责任和义务，相应的其自身的能力与水平必须与职责对应。首先相关人员必须具有过硬的政治素养，具备极强的政治责任心和服务群众的觉悟，同时对于档案管理事业能够全身心的投入；同时，档案管理人员还要能够充分利用自身专业技能来提升工作；档案管理人员还要具备高度敏锐的洞察力和记忆力，能够充分得到了解档案利用者的需求与真实目的，对于档案利用过程中可能发生的泄密和其他保密問题，能够具备快速反应和正确应对的能力与素质。

再次，要强化档案利用过程中的监督。要根据不同的档案使用人员以及使用的目的来确定档案利用的真实情况。防治档案利用人员对档案故意或者无意的破坏，对于借阅人的不良使用习惯要及时的提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。对于较为严重的档案泄密和损坏的事件，要及时向上级领导汇报，及时处理，将档案破坏和丢失的损失降到最低。

2 档案开放中的保密工作流程

第一，要做好档案开放利用前的各项准备工作。要科学的进行机关档案利用，就必须对相关档案进行开放。而在机关档案开放之前，需要做好各个方面的基础准备工作。在档案保存管理的基础之上，要对机关档案整体进行系统化的统一管理，实施科学分类，档案的检索与管理要搭配适当工具，并对对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，做好档案的副本工作。

第二，要严格对档案进行开放前审查。对于即将开放的档案来说，审查是一项必不可少又十分重要的工作。档案审查是对相关档案的可开放程度和可使用的范围进行界定和论证。一般来说要经过初审、复审和终审三个过程，分别对应档案内容、档案年限和档案使用范围。只有对档案认真审查，并综合分析档案初审、复审和终审结果，充分权衡档案开放的利弊，最终决定档案是否开放，以及开放的范围和期限。

第三，要高度重视档案解密。一般来说，机关档案属于保密资料，而保密资料根据其重要程度和敏感程度又分为不同的保密等级。我国机关档案的保密等级又三级，分别是：绝密级、机密级和秘密级。将档案按照不同密级来划分，是为了帮助档案管理人员选择合适的档案开放方案，使得档案得到科学有效的利用。档案的密级一旦确定不是永久不变的，当一分秘密档案的秘密保管期限到期，那么我们就不能够再按照原有的保密档案管理方式来对其进行管理，应该在规定的时间内将其划入到公开文件进行管理。向社会各届开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密、解密，把未解密的列入控制使用范围。

3 辩证分析机关档案保密与利用的关系

作为一名守法公民，必须忠实履行保守国家机密的义务，同时，这也是机关档案管理人员必须旅行的职责。在日常的工作开展过程中，档案管理人员必须对所管理的每一分档案高度重视。在传统的机关档案管理思维中，长期充斥着重保存轻利用的理念，机关档案长期利用率不足，需求方需求不能得到有效满足，大批的档案被长期闲置，很多有着极高研究价值的档案被束之高阁无法获得应用的利用，并在传统的管理模式中逐渐的淡出人们的视线，最终结局是浪费。上述情况表明，机关档案工作要改变传统观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能势在必行。

第一，要明确一般和重点的关系。所谓的重点，也就是机关档案保密管理的重点和目的。目前，伴随着各个机关职能和业务领域的扩大，机关与外界的联系进一步加强，为了提升机关档案管理部门工作效率、完善档案保密工作，应该将工作重点转移到相关部门，树立梳理核心档案机密和非机密档案等资料间的关系。

第二，要明确保密和开放的辩证关系。保密与开放都不是绝对的，及互相矛盾又互为一体，其融合有助于档案管理工作的开展。要严格按照国家规定，按照上级机关要求，对于所管辖区域的档案进行重新梳理，对于前期存在的问题进行整理和汇总，坚持对机关档案的安全性负责，坚决做好保密文档的保管和密度控制，而对于非机密档案，要进行一定程度的处理，使其具备为人所用的条件。

第三，明确业务部门与管理部门的辩证关系。在新的经济社会发展形势下，各方面的合作越来越具有颠覆性和创新性，新时期的机关档案保密与利用也需要形成新气象，机关档案保密管理部门要加强与兄弟部门的联络，通过多部门之问的协调配合充分调动部门工作的积极性，进而提升机关档案管理工作的效率和质量，这是新形势下机关档案高效利用的不可多得的条件。

4 结论

机关档案历来就具有保密和开放的双重属性，在漫长的历史发展过程中虽形态发生改变，但是目的是不变的。对于机关档案，既不能束之高阁不允许使用，长期坚持僵化的管理模式；也不能漠视社会对于档案公开的正当需求。利用必须是在保密基础上的利用，无限制地利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用同样重要，决不可偏颇。服务中要充分考虑其他部门的意见和建议，在时间、空间、形式等多方面积极配合，做到按需服务、精准服务。只有这样，才能实现机关档案既能够有效保存又能够获得合理利用的根木目的。

参考文献

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作者简介

李崟（1972-），女，山东人，天津市建筑设计院，大本，馆员，研究方向：档案管理。