浅谈高校审核评估中教学秘书的职业能力

郭晓雯

摘要：审核评估是高校建“标尺”立“自画像”。在评估过程中，教学秘书不仅是教学信息的收集者，更是评估内涵的有效推动者，有着举足轻重的作用。结合近几年的工作经验，本文从四个方面浅谈高校审核评估中教学秘书的职业能力。

关键词：审核评估；教学秘书；职业能力

中图分类号：G712 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2018）45-0019-02

审核评估是在我国高等教育的新形势下，总结已有评估经验，借鉴国外先进评估思想的基础上，提出的新型评估模式，其核心是对学校人才培养目标与培养效果的实现状况进行评价，旨在推进人才培养多样化，强调尊重学校办学自主权，体现学校在人才培养质量中的主体地位。对于高校二级学院来说，教学秘书是教学管理工作中的重要成员，行政上由学院院长、分管副院长领导，在业务上接受教务部（处）的指导，是日常教学活动的组织者和管理者。在审核评估中，教学秘书有着非常重要的作用，不仅是教学信息的收集者，更是评估内涵的有效推动者。众所周知，职业能力是人们从事其职业的多种能力的综合。高校教学秘书的职业能力水平的高低对教学有着重要的影响，教学秘书需要明确工作职责，提高服务意识；要加强分工合作，坚持按制度办事；要自觉学习，提高管理能力，提升办事效率；要自觉履行职责，提高服务水平。结合近几年的工作经验，笔者从以下四个方面浅谈高校审核评估中教学秘书的职业能力。

一、未雨绸缪，案头材料重在平日积累

教学管理类的案头材料多且杂，平日里如果没有进行合理、科学、有序的归类整理，遇到教学评估、专业认证、年终总结、教学成果奖申报等需要大量一手教学材料的时候就会措手不及，无从下手。日常工作本就烦琐，如果按照通知要求需要在短时间内完成大量材料的汇总、编辑工作，会使得工作凌乱不堪，甚至身心俱疲，因此，我们要未雨绸缪，通过平日积累好案头材料，做好分类，用起来方能游刃有余。

1.常规性案头材料。伴随着本科教学工作的推进和深化，校教学管理部门更加重视常规性工作的开展和落实。作为教务秘书，每天都时刻关注着教学管理部门发布的各项通知和发文，在做好基础工作的前提下，按学期、事务类别、年份、参与对象等不同要素进行归档显得非常重要。这不仅是对工作的总结和提升，而且通过汇总、对比和分析，能够较为客观地反映当前的教学状态，同时可以提出更加合理性的改进意见。从微观和宏观、师资建设、教学资源分配及利用等诸多方面都会促进教学质量的提高。俗话说：好记性不如烂笔头，在大数据的背景下，学会巧妙利用各类工具，系统、科学地汇总材料，搜集好案头材料，定会达到事半功倍的效果。

2.总结性案头材料。每一位教务管理者每学期都会遇到各类项目申报、中期检查、结题、验收等工作，如何在短时期内完成一份优秀的申报书或总结报告，既考验工作能力，又锻炼个人能力。总结性的案头材料需要从以下几个方面进行准备：（1）文字材料：文件、规划、方案、纪要、制度、工作计划和总结、记录、综述等；（2）统计材料：统计表格、报表和名册等；（3）声像材料：照片、录像带、声像、光盘等；（4）证书材料：荣誉证书、获奖证书、锦旗、奖杯、奖牌、成果鉴定证书等；（5）实物材料：获奖作品、科技作品、著作、教材、高级别论文期刊等；（6）汇编成册的材料：主要有规划（发展规划、专业建设规划、师资队伍建设规划等）、教学管理制度、行政管理制度、人才培养方案、课程教学大纲、课程表、名册（教职工名册、学生名册等）、评建工作手册、评建简报、文件汇编等；（7）其他材料：能反映教学工作水平和人才培养质量的其他类型材料。

值得一提的是，凡汇编成册的材料，一定严格把关，仔细校准，报学校批准后统一标准、规格印制。在材料的收集、整理中要坚持以下原则：（1）真实性原则；（2）准确性原则；（3）完整性原则；（4）标准性原则；（5）条理性原则；（6）简明性原则。

二、活学活用，辅助工具贵在分门别类

高校教务管理工作内容广泛，涉及面广，如果能有一个大型教务管理系统来处理日常事务，不仅能提高效率，而且有利于数据的保存。但是，随着数据量的增加，势必会导致系统运行效率慢，延长工作时间，降低了工作效率。如果有多个小的教务管理系统来分门别类地处理不同事务，如排课系统、教材系统、成绩系统、毕业论文（设计）系统、实习实践系统、数据采集系统、签到系统等，就能够做到歸属清晰，处理事务高效。但是，随之而来的问题是，每个系统都需要口令、众多用户名和密码、运行程序等，对于新的教务教师来说，每个系统都需要学习，耗时较长，上手较慢。现如今，很多高校的教务管理系统都是将相近功能的系统合并成为一个较大型的系统，不仅数据迁移方便，而且人机界面简单，上手也较快。以苏州大学教务管理者使用的系统为例，如正方管理系统（包含排课、教材、考试、成绩、教学计划、毕业资格审核、毕业设计等多个方面）、教学互评管理系统、毕业设计（论文）网络管理系统、教学互动与评价系统、学生事务在线预约系统、教材管理系统等。

三、总结反思，事务性工作贵在熟能生巧

教务秘书是教学院长的得力助手，如何做好本职工作，做到承上启下，准确传递信息，是每个教务管理者的基本素养。结合近几年的工作经验，笔者浅谈几点想法：（1）排课与排考如同下棋，需要科学、合理的排兵布阵。（2）阅卷要求、评分细则、课程成绩单、质量分析表等材料归档要做到整齐、完整和有据可查。（3）教材、讲义和报告册的使用需要规范，能够体现与时俱进，也要注重基础知识的准确传播，切不可轻易给学生使用不成熟的教材或讲义。（4）毕业设计（论文）环节需要全程跟踪，严格把控开题、中期检查和毕业答辩的各个环节，注重平时的考察，加强对校外毕业设计的过程化考核。（5）在符合专业要求的前提下，毕业实习内容讲求百花齐放，集中实习和分散实习形式应多样，对于学院来说，选择合适的实习基地颇为重要，通过实习基地的实习实践来提高师生的工程技能和职业技能。（6）学科竞赛在于培育，组建一支战斗力强的团队，提供有力的软、硬件设施，以赛促教、以赛促学，注重及时收集各类竞赛资料服务师生。（7）加强教师各类培训工作，革新知识体系，完善教育教学理论，在学习、探讨中汲取新知识。（8）教改工程贵在顶层设计，重在实施实践，从点到线再到面逐一开展各项工作，搭好框架，不断积累，总结创新，争取在教学成果奖上有所突破。（9）在“互联网+”、大数据的背景下，MOOC课、在线开放课程、微课、“雨课堂”等特色课程如雨后春笋般出现，学院应结合师资情况，合理规划、开发和建设特色课程。（10）不断推进国际化进程工作，随着短期、中长期、长期交流项目的逐渐增多，师生需要开拓视野，充分利用好各类平台创造机会进行交流学习，取其精华，去其糟粕。

四、与时俱进，新媒体平台广泛宣传报道

新媒体是新的技术支撑体系下出现的媒体形态，如数字杂志、数字报纸、数字广播、手机短信、移动电视、网络、桌面视窗、数字电视、数字电影、触摸媒体、手机网络等。相对于报纸、户外、广播、电视四大传统意义上的媒体，新媒体被形象地称为“第五媒体”。

教务秘书在工作中会遇到一个共性问题：会做不会说，会说不会写。在当下网络如此发达，智能手机如此畅销的年代，能够与时俱进，利用好新媒体显得尤为重要。例如：制作浅显易懂的选课视频、换修学分短片、各类本科生科研能力提升项目申报短视频等，动画效果生动，观众记忆深刻，易于操作和传承，解放了教务秘书的大量文字和口头诠释、答复工作，何乐而不为呢？同时，给教务秘书带来了更多的挑战，既能文又能武，只有将这文和武发挥地淋漓尽致，方可将本科教务管理工作开展的有声有色。

五、结语

“三百六十行，行行出状元”，本科教学工作一直是各高校工作的核心，每一位教务秘书应以此为荣为耀，全身心地投入工作中去，有责任心、持之以恒地完成各项工作，成为该领域的技术专家，更好地服务师生。与此同时，学校应打通教务管理者的晋升通道，奖惩分明，科学、职业地建设出一批高水平、高素养的教务管理者为本科教育事业奋斗终生。

参考文献：

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