学会正确地传递信息

【美】迈克·费廖洛

“很抱歉，你的建议没有被采纳。”我们都听到过这样的话，这句话吞噬过我们的希望，也挫败过我们的信心。下面的场景可以告诉我们方案被否决的原因。

试想一下，经过几周的长时间工作、繁复的分析、无数的会议、诚恳的游说之后，你带着你的想法来到了项目委员会。你坚信自己的想法将会为其创造巨大价值。你仔细地整合了相关分析，润色了演讲稿，设计了每一页PPT，直到一切都趋于完美。最终的PPT中有总计53页的严谨数据，看到这些，你认为自己一定可以打动委员会成员。

会议当天，你难以掩饰自己的兴奋。为了使方案经得起推敲，你已经竭尽全力，你觉得人们已经没有任何理由否决它。你看着你的报告被一本本分发下去，人们开始浏览———看起来像是一个不错的开始，至少大家对这份报告感兴趣！不过仔细一看，你发现他们脸上似乎露出了一些疑惑的神情。有人举起手说：“第42页，我有个问题。”你紧张地翻到这一页，却突然想起来，你还没做自我介绍。沟通对象对你的回答渐渐感到厌倦，有的人质问为什么内容毫无新意。一名委员会成员指出了建议中的每项错误———你的方案都快被他推翻了———他说：“我根本看不出你的计划如何能够提高工作效率。”此时，你多希望自己在报告中提出了能提高工作效率的方法，然而你把时间全花在了数据分析上。

原本30分钟的简报被拖成了漫长而痛苦的45分钟，提问、抱怨和重重的叹气声此起彼伏。终于，委员会的负责人决定结束你的痛苦，她说：“很抱歉，我们今天无法通过你的方案，你下个月再进行汇报吧。”你在会议室后排的椅子上瘫坐下来，你“完美”的报告仿佛化作了一列火车的残骸，载着你的想法一直冲到了火焰里———一切都完了。

你的同事吉莉安是下一个汇报者，你心里感到有些愧疚，因为你的简报超时，现在她只有15分钟来完成这次报告了。最重要的是，她现在面对的是一群颇为恼怒的沟通对象。她分发下去的报告也只有短短9页。你心想：“完了，她完了。她的报告太短了，根本无法提供足够的信息支撑她的观点。”

吉莉安清清嗓子说：“请大家翻到内容提要，我想先阐明几个观点。我建议启动沟通培训计划，这个计划能给我们带来的最大好处是：如果我们每个人每月能在沟通上节约1个小时，员工的工作效率便可以大幅提升，这可以为我们每年节省下来35万美元的支出。”委员会成员看着她的报告，点着头；而吉莉安就站在那里，并没有多说什么。他们读完摘要，开始把目光转向她。

“有什么问题吗？时间有限，我们还是主要讨论一下对这个计划的顾虑吧。”吉莉安问道。

“我觉得大部分内容都是可行的，除了第五个要点，关于提高工作效率这一点。”那个刚刚在你做简报时跟你较真工作效率的委员开始向吉莉安提问。你迫不及待地想看看她如何为自己辩护。

“我明白您的顾虑，请大家翻到第6页。”吉莉安将她的PPT切换到关于节约开支的分析。

你摇摇头，完全无法相信她敢这么做———她居然跳过了这么多页！

吉莉安解释了提高工作效率从而节约开支的相关计算，然后问道：“还有什么其他问题吗？”每个人都摇摇头。“那好，请大家翻到第9页，我想和大家讨论一下执行层面的问题。”她向委员会展示了资金需求以及培训的时间表。报告结束时，她将目光转向委员会负责人。

負责人的回答让你大吃一惊。“这个项目很不错，吉莉安。就我个人而言，我很喜欢提升工作效率这部分，这会对我们有很大的帮助。”

她问了问其他人，“大家都同意这个计划，对吗？”所有人都点头表示支持。负责人继续说：“我们都支持你的方案。项目进入执行阶段时请向我们汇报。”吉莉安向委员会表示感谢。

到她离开房间为止，她只用了14分钟，只讲了3页的内容，但方案就这样被通过了！她是怎么做到的？你思考着，同时对她充满了敬佩。

答案很简单：吉莉安直截了当地阐明了自己的想法，主导了论证过程，并和听众分享了最相关的信息。她考虑到了她所要达到的目标和听众的诉求，在制作PPT之前，甚至在进行数据分析之前，就先规划好了方案的结构。吉莉安把重心放在她想要的结果上———让方案得到通过，而不是让分析过程中有漂亮的视觉效果或是令人印象深刻。她以结果为导向，放下自己的目标，根据听众的需求调整内容。

我将这种方法叫作“结构化思维过程”。如果做得正确，你可以更有效地、更快地把一个初步想法逐步转化成一个能被批准的方案。为了拥有这样的能力，你必须摒弃固有的习惯，接受那些你还不太习惯的方法。起初，你可能会退缩，认为这根本不可能实现。你遇到了以前从未学过的知识，感到震惊也是非常正常的反应。当你过了这一阶段，忘记了以前的习惯，你会发现这一过程非常直观。我们之所以无法掌握这一方法，只是因为我们以往错误的认知———以为简单的方式不足以解决问题。然而，这一方法的美，正在于它的简洁和精练。

古希腊哲学家毕达哥拉斯最了解这种方法的真谛，他说：“不要冗言赘语却言之无物，说话应当言简意赅。”如果你准备学习这一方法，就应当追随毕达哥拉斯的建议，如此一来，你不必多言就可以达到你想要的结果———让方案获得批准！