对秘书工作的认识浅谈

■龙长波／六盘水师范学院

秘书不仅仅是收收邮件、发发传真、负责通知、安排行程、打印复印等劳务性的工作。秘书工作有它独具的灵活性，它有专属于它的对从业人士的素质特殊要求。秘书应具备较高的智商和情商，需要具备强大的洞察力和处事的能力，还有较高的人际交往能力。

一、对秘书工作的定位

（一）职责定位

秘书工作是综合性的、辅助性的、从属性的，并且还带有群众性和机密性。秘书工作的中心点是“服务”，服务需要按照要求做到完美实属不易。从小的层面来说，我们经常想不出有用的建议。大的层面来说我们对问题的研究停滞不前。目前的环境下，对秘书工作来说，领导看重秘书工作和搞文秘的员工，办公室里关心秘书工作和搞文秘的同事，这是秘书工作大胆进行工作开展的最佳时期，只要兼具责任感、机遇意识和紧迫感，就能做出一番成绩。但是，研究并不是一个人的事，而是需要大家一起讨论，献策献计［1］。

（二）个人角色定位

个人角色的定位要求我们正确地看待秘书工作。职位就是单位提供的，代表着有多大的权益；岗位就是单位安排的，代表着责任的轻与重；能力是自己锻炼出来的，代表着你能不能做好这份工作。我们更应该关注的是岗位，尽自己最大程度的努力把领导分配的任务就好，尽量做到完美，在工作的过程中逐渐提高自己的工作素养，提升自己的发展空间。

（三）工作的定位

秘书工作有很多性质，有常规性的，也有突发性的；有劳务性的，也有系统性的；有基础性的，也有拓展性的，经常是两两相交结合。秘书工作是一种集较强的政治性和事务性于一体的工作，一方面要当好领导的出谋划策小助手、信息的传递和入口，另一方面也是自己谋生的手段，要解决好这些特性本来就需要艺术。

二、对秘书工作的认识

（一）秘书工作需具备的知识

要知道秘书工作是没有固定范围的，只要是可能涉及到和领导工作有关的领域，秘书就绝对不可以说一个“不”。他们首先需要拥有作为秘书的一些基本素质，比如语言和文字的表达能力、文件处理能力、公关接待能力等等。其次还要熟悉所有和企业相关的知识和概念。说话写稿具有专业性。所以，秘书应该是企业中的“百科全书”，不单单要对企业相关知识熟悉了解，并且还要把范围扩大到最广，做到最专业。不然是无法胜任秘书工作的。

（二）秘书工作需具备良好的人际关系和协调能力

我们常说，人际关系是人类社会关系的一种展现，但事实并不是完全相同于人类社会关系，而是在社会上，人们凭借一种或者多种媒介，通过和人的交往而自然形成和固定信息感知等层面相关联的有利渠道。和人类社会关系相比较，情感特点就是人际关系当中最主要的特点，涵盖了以情感特点为根本的人的意识、语言、动作和心理满意度等等的因素。人际关系的情感特点表明，调节人际关系就是要在人与人之间有了一定的感情基础上来开展的。抓住人际关系的情感特点，那么秘书在工作当中对于人际关系的协调还需要注意一下三个功能：

人际交往的集体组合功能，指的是秘书处于行政事务管理的中心地带，和所有部门以及员工都或多或少有一些工作上的联系，起着承上启下的、相互衔接的中间作用。由此看来，秘书工作最为重要的就是要看清人际交往的集体组合功能，就是说通过人际交往可以把人们互相结合到一起，组建成一个整体，为共同制定好的目标和互相的利益，一起奋斗和工作，争取最大的工作成效。

人际交往的协作调节功能，指的是秘书在解决各种各样的行政事务性关系中，为了促进和完成集体与集体、集体与个人，还有集体内部每一个个体之间，在工作上和行动上的协调和配合，以及行动方向和节奏的统一，保证内部与外界的和谐，获得工作和活动等方面最大利益的共同目标方向，常常需要通过人际交往的协调来坚持不懈地相互传递有无，双方之间做到相互通风报信、相互交流信息、一起协力工作［2］。

人际关系交往的心理健康功能，因为人际关系涵盖了人和人之间相互寻求满意的心理诉求，那么，准确的人际交往方式，对于秘书工作人员来说，具备着一种心理健康的功能。因此，秘书要调节好人际关系，不能只是单一的源于自己的工作需求，同时也要考虑职业的心理因素，在正确的人际交往当中协调好人际关系，还可以使从业人员保证一种健康的心理状态。另外，综合协调能力是秘书工作的主要内容，要注意协调的方式方法。依照对上下左右的不同层面的人，掌握好协调的技术，用来提升协调的实际效果。应该及时处理，疏导工作上的误解和矛盾，转变为工作合力。做事顾全大局、多沟通、勤于思考，把坚守原则的韧劲和策略方法的灵活性结合起来进行统一，在协调中完成工作质量的进一步提升。

（三）秘书工作需严于律己

秘书每天都需要与领导、同事、客人、部分等进行交流和接触，所以秘书工作从业者需要爱好自己的工作敬重每一个同事，用优雅的言行举止和高素养的内涵建立良好的人际关系和协调能力，从实际意义上讲，秘书应该属于一位优秀的公关人员。尤其是跟领导相处的时候，更需要管理好自己和领导之间的关系。明确好和领导的关系，尊敬但是不需要太过吹捧，对领导主动出击但是不过分越界，听从领导安排但是不能随便迎合。秘书工作就是上下左右的中间枢纽站，有协调、综合处理的作用。另外因为秘书和领导是走的最近的，不单单在很多方面需要参与领导的决定和计划，还同时了解领导的个人隐私以及一些不太被人知道的秘密。因此，秘书在公开场合一定要注意自己的言行举止，什么能说什么不能说自己心里要有谱，不要为了一时兴奋就把该说的不该说的都说出去了。不然，不但可能会外漏工作机密，还有可能损害到领导的个人形象，对于工作和自己来说没有一点好处。有的人说秘书就像是领导的一面镜子，无法避免被刻上领导的印记。在旁观者看来，秘书的言谈举止能完全倒映出领导为人处事的风格。所以，秘书说话必须要谨慎，每时每刻铭记自己的一言一行不是自己的个人行为，是代表着领导的形象，如果秘书做事只想着自己的如意小算盘，不单单会害了自己还会耽误工作，最后还损害了领导的名声。企业安排我们给领导做事，有信任但是也是一种考验。因此秘书工作还需要经得住考验，净化自己的心，摆正自己的三观。

（四）秘书工作需兼具未雨绸缪，开拓创新的精神

“机会永远都是留给有准备的人”。秘书工作的归属性决定了它的被动性，但被动型并不等于被动的敷衍。作为秘书工作的从业人员，一边要加强建立参谋小助手的自我意识，考虑领导想让你做什么，提前做领导需要你做的事。实际增强工作的积极主动性，就是所谓的未雨绸缪；另外，要自觉主动的根据领导的意思，站在大局的角度思考问题，明确上级精神和企业工作的结合之处与切入之处，具有前卫的换位思考能力，努力提升自己的知识水平、政策水平还有工作能力，做到上下的调节统一，就需要秘书对和领导相关的工作有提前的考虑和完成，打好一定的提前量。一个秘书要有清醒的头脑，在重要的事情上要以大局为重不能犯糊涂，不要听风就是雨，更不要别人做什么你做什么，随波逐流，不清楚情况就妄下定论。做秘书要打好坚实的基础，端正自己的态度，提高自身修养，维护政治信念，树立正确的发展路线和价值观、世界观、人生观；在重要时刻能看清发展形式、看清方向、掌握好自己的分寸，这也是做秘书工作所要具备的重要素养［3］。

三、结语

秘书工作从业人员要学会并善于在工作中协调好各种工作、人际关系、协调上下左右的本事。按照秘书工作的基础特点来讲，秘书工作是靠协调各种各样的人际关系来进行开展的。所以，对于每一位秘书工作从业者来说，既然你选择了秘书工作，那么你就需要具备善于应对各种各样人的能力，善于学会和各种各样的人交流和接触，建立一个和谐的人际关系环境，在和睦的人际关系中顺利开展各项工作和服务。

参考文献：

［1］颜卓辉.浅谈企业秘书能力修养与角色定位［J］.职业，2013（24）:18～19.

［2］贾凡.浅谈秘书礼仪［J］.时代金融，2013（23）:179～181.

［3］吴艳艳.浅谈秘书的职业道德修养［J］.湖北成人教育学院学报，2013，19（02）:123～124.