浅谈企业档案精细化管理措施

■史春蕾／潍坊华泰路桥工程有限公司

档案指企业在生产经营活动中所形成的有用的原始记录和重要的信息资料，在企业管理中，档案起着重要作用。随着社会发展，企业形成的档案数量越来越多，一些传统的档案管理方法已经无法满足档案工作需要。只有对档案进行精细化管理，才能确保档案和档案工作的质量。因此，档案精细化管理就成为企业档案管理关注的重点。

一、档案精细化管理的意义

精细化管理是一种与粗放管理相对的管理理念，精细化管理是社会化大分工和管理现代化的产物。档案精细化管理的重点是立足于专业化、系统化之上，以数据化和信息化为标准，用量化标准、切实可行的发展举措对档案工作进行全面管理。档案精细化管理的特点是档案资料分类合理，内容完整，数据详实，收集和管理方法科学。简而言之，档案管理的特点是重细节、重过程、重落实、重效果。档案精细化管理能确保档案资料的安全性和完整性，还能有效提高档案管理效率，为档案开发、利用打下坚实的基础。档案管理是企业管理的一部分，许多企业虽然已经认识到了档案管理的重要性，但是也有一些企业在管理中，对档案管理缺少关注，档案管理经费投入和基础设施建设相对滞后。由于基础设施不完善，缺少专业的档案管理人才，一些企业的档案管理工作还存在许多问题，如档案分类不清，结构不合理，档案损害和丢失现象普遍，档案管理信息化水平较低等等，这些，都影响了企业档案管理质量和档案利用。要想提高企业档案的使用效率和管理质量，档案精细化管理势在必行。

二、企业档案精细化管理措施

（一）管理观念和管理体制精细化

思想是行动的先导。档案管理精细化要从观念创新开始，这也是确保档案精细化管理顺利展开的关键。在企业管理规划中，企业领导和管理层要将精细化管理理念和创新发展思想放在首要地位，给予档案管理工作以充分的关注，加大档案管理资金投入，完善档案管理基础设施，为档案管理提供高水平的管理设备。然后，完善档案制度，健全档案管理制度、保障制度、领导机制和考核制度，设置专门的档案管理部门和管理人员，严格档案归档、立卷和使用标准和程序，就档案信息化、系统化和规模化管理提出明确的要求，作出科学规范，为档案管理工作打好基础。档案管理部门则要立足于日常管理，研究现有的档案管理理论和方法，了解新时期档案工作的特点，然后紧跟时代步伐，将声像技术、网络技术和计算机技术广泛应用到档案管理中去，在档案整理、组合、集成等方面，实现档案管理信息化，切实发挥档案的信息资源优势。

（二）档案工作流程和服务精细化

企业档案管理工作的一个重要内容就是统一收集、分类管理和科学录入企业各类文件资料信息，为企业档案利用提供便捷高效的服务。而要想确保档案资料的全面性、有效性，我们必须要严格档案工作流程，以精细化的工作流程为标杆，科学开展档案工作。档案工作流行标准化，要以档案门类细化、管理细化、标准量化、信息化管理为根本，要做好档案管理各个环节工作的量化对照、标准化管理。如在信息时代，企业要结合办公室自动化系统的单轨运行状况，严格多媒体技术数据库建设标准，将图文档案、视频音像档案管理统一起来，打造全新的档案微机管理体系，开发全方位的综合档案信息査询系统，实现档案管理无纸化、信息化办公。此外，根据新时期企业、职工群体的信息需求，档案部门还要充分利用现有资源，创新档案服务，确保档案管理服务系统与企业网站的链接安全、档案信息网上检索便捷，为用户提供更好的服务。

（三）提高档案管理工作者的职业能力

如今随着社会发展，各行业都逐渐步入了信息化时代。以信息化为背景，企业档案管理模式、方法和大环境都发生了显著的变化。运用信息化管理方式进行档案管理，开创档案服务新局面，就成为企业档案部门的工作重心。因此，落实精细化管理思想，企业要招聘、引进专业的档案管理人才，根据档案信息化管理特征，制定相应的档案管理计划，将档案管理责任落实到个人，走档案信息化管理之路。然后，针对档案管理人员开展各种形式的培训和再教育活动，使档案人员明确自身的岗位责任、精细化管理标准，通过岗位技能培训、管理知识学习提高他们的职业技能。在此基础上，就档案工作进行有效监督和管理，立足于单位监督考核机制，就档案人员的档案收集能力、网络安全管理能力进行考核和评价，根据他们的表现奖优惩劣，以最大限度激发他们的工作热情。

综上所述，档案精细化管理是档案工作发展的新趋势，也是提高企业档案利用效率的必然选择。因此，在日常管理中，企业要与时俱进，就档案精细化管理模式展开调查和研究，并在此基础上完善档案管理体系，创新档案管理方法，以切实发挥档案信息的实际作用，为企业发展奠定良好的基础。

参考文献：

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［2］杨南雁.企业档案精细化管理的措施探讨［J］.企业改革与管理，2015（19）:29～30.

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