档案信息化管理存在的问题及策略研究

■曾浩权／邵阳广播电视大学

档案的信息化管理包括物质、技术、机制建设和人力资源等因素，这些因素任何一种发生变化都会影响到档案信息化的整体运行效率。对当前档案信息化管理进程中遇到的问题进行分析研究，对推进档案信息化管理具有重大意义。

一、档案的信息化管理

（一）什么是档案信息化管理

档案信息化管理就是运用计算机网络技术、基于数字化的管理模式、对档案资源进行管理和提供利用［1］。由此看来，档案信息化管理是基于科技发展做出的对档案管理方式的改进，是科学技术影响下传统行业的华丽蜕变。

（二）档案信息化管理的优势

传统的档案管理大多依靠人力，而且档案信息多是以纸质版的方式存在，仅是管理中的分类规整工作就要消耗大量的人力物力和时间，而且纸质档案的存放和保管也是一件需要管理人员慎重考虑的事。因此，与传统的档案信息管理方式相比，档案信息化管理模式具有自动化、智能化、共享化、高效性吧、管理方便、节省人力资源等优势。

二、档案信息化管理中存在的问题

第一，档案信息化管理设施建设不健全［2］。当前我国的档案信息化管理存在这种现象：有的单位配置了电脑和打印机却没有配备相应的扫描仪，有的单位虽然已经配备了基本的信息化管理设备，设备中却没有安装相应的工作软件，或者设备未与单位的工作系统有效融合，这些情况造成了档案管理工作效率的降低，也给档案信息化管理建设带来了阻碍。

第二，档案信息化管理体制建设不健全。体制建设是档案信息化管理的规范和守则，它一方面指明了档案信息化管理的发展目标和方向，另一方面对信息管理人员的业务素质和能力提出要求和规范，是档案信息管理人员的行为准则，也是保障档案信息管理工作有效开展的制度保障。当前很多单位的管理体制建设并不完善，有的体制规定的责任尚不明确或有些矛盾的地方，使得在对档案信息进行管理时出现了一些混乱的地方，影响了档案管理工作质量和效率的提高。

第三，档案管理人员业务素质有待加强。人力资源一直在档案信息管理工作中扮演者重要角色，无论是传统的档案信息管理方式还是信息时代背景下的信息化档案管理方式，都离不开人力的操作。但目前很多档案信息管理单位都比较缺乏高技术人才，造成有技术有设备却无人能用的尴尬局面，无法适应档案信息化管理的新环境、新要求，使得档案管理工作效率无法得到有效提高。

第四，档案管理的创新能力不强。当前很多档案信息管理单位的创新建设还不完善，有的还是沿用传统的依靠人力进行管理的方式，有的则是一味照搬照抄国外或其他地区的管理方式和技术，并没有将其融入到本地区或本行业的特点中来，使得档案信息化管理流程显得机械而僵化，缺乏创造活力。

三、应对档案信息化管理问题的策略研究

首先，加大对设施建设的投资力度，完善档案信息化管理的设施建设。完备的设施建设是进行档案信息化管理工作的必要前提，设施建设不仅包括设备购买等硬件条件，还包括相关的软件设计和安装等条件，这是提高档案信息管理工作效率的一个关键因素，只有二者兼备，才算完成了档案信息化管理的物质基础建设，这也是档案资源实现信息化管理的基本条件之一。

其次，完善管理体制和监督体制建设。完善管理体制建设，建立周密严谨的管理体制，有助于保障档案信息化管理的工作效率和质量，形成有序的运行机制；完善相关监督机制建设，能够有效监督管理工作人员的实际工作行为，矫正和规范工作过程中的错误操作，减少工作失误，给档案持有者提供更加优质的服务，更好满足市场需求。

再次，加强管理人员队伍建设，提高管理人员的业务水平。管理工作人员对工作内容和职责的熟悉认真程度决定了他们的工作态度和工作效率，对档案信息管理业务不熟悉、业务技能不熟练的管理人员，其工作效率和工作质量会远远低于业务水平较高的行业人员，而且每项工作都会多少涉及与之相关的工作内容。因此，要加强对管理人员的技术和职业道德培养，造就复合型技术人才，为档案信息化管理建设提供人才保障。

最后，加强创新建设，促进技术创新。5月28日习近平总书记在出席两院院士大会时发表的关于“建设科技强国”的讲话指出：要给发展提供高质量的科技供给，努力实现关键核心技术自主可控。这启示我们：要摆脱当前许多核心技术依靠外国的局面，加快现代化建设进程，必须依靠自主创新。对档案信息化管理工作来说，加强自主技术创新同样具有深刻作用和影响。

四、结语

针对当前信息化时代背景下档案信息化管理中出现的问题，我们应从不同的责任主体角度（如管理制度建设、人力资源建设等）进行分析和探究。各个责任主体都应明确责任定位，根据自身在档案信息化管理中起到的作用进行改进和创新，加强创新意识，不断提高创新能力，响应党和国家的号召，为推动档案信息化管理建设和全面建成小康社会、实现中国梦贡献自己的力量。