论学校财务档案管理信息化建设

■王 颖／四川国际标榜职业学院

一、学校财务档案管理信息化发展现状

（一）学校领导对财务档案管理重视程度不够

很多学校领导人认为学校财务档案管理工作是一项简单的工作，不需要花费太多的精力，学校财务档案管理工作并没有完善的管理机制，工作人员配备不齐全，出现管理人员身兼数职得现象。通过对本市几所小学、中学、高中和大学的学校财务档案管理工作的调查得知，这些学校的财务管理工作机制不完善，存在很多机制管理漏洞，财务档案文档存在不真实性等问题。以上这些问题的主要原因是学校领导人对学校财务档案管理工作不重视，对此部门得工作资金支出不足，导致工作人员依旧采取最原始的人工记录、整理资料的形式管理财务档案，不仅工作效率很低，还经常出现工作纰漏。［1］

（二）管理人员综合素质不够

除了学校领导人不重视财务档案管理工作外，财务档案管理人员也缺乏一定的专业素质和工作能力。很多管理人员并不是专业的经济管理专业人员，而是在学校后勤部调来的，没有相关工作经验，对于财务档案管理工作并不熟悉，只是单纯的整理档案，记录档案，对计算机软件也不会使用。

（三）没有标准严谨的财务档案规定

虽然很多学校都开始借助科学信息技术开展财务档案管理工作，但是，财务档案信息化管理并没有健全的规定标准，工作人员并不知道信息化管理工作的要求和正确的操作方法，学校也没有聘请专业的信息管理人员对学校财务档案管理工作人员进行相关的技术指导和知识教育。［2］很多故障人员依旧采取传统的管理方式，只是用计算机等进行一些简单的操作，并没有发挥财务档案信息化管理的真正作用与意义。

二、学校财务档案管理信息化建设措施

（一）建立学校财务档案资料数据库

学校财务档案管理工作的内容很多，包括教师的工资、奖金等，还有学校与银行之间的财务档案；学校的所财务支出凭据；国家财务收支票据等，总之，学校所有的财务收支都必须建立对应的财务档案，这些财务档案就是学校所有经济活动的开展情况和学校的财务状况。因此，学校必须建立完善的学校财务档案信息数据库，利用计算机统计软件实现所财务档案的统一整理与收集，可以有针对性的建立不同的财务档案模块，例如，学校工资奖金档案版块、学生奖学金和助学金版块、学校教学活动财务档案版块、学校后勤收费管理版块、学校工程建设财务管理版块、学校科研资金建设版块等，另外，数据库中必须包括财务档案信息数据销毁版块。

（二）加强学校财务档案管理信息化安全管理

学校财务档案数据库中所有的信息均一式两份，电子信息一份，纸质档案信息一份，在信息技术的帮助下，不可以丢弃传统的财务档案管理方式。管理人员要对所有的信息数据进行加密处理，对数据储存网盘进行密码加密处理，并进行U盘备份。学校管理员还要定期聘请专业的计算机检测人员对学校内部的所有计算机硬件和软件进行检测和病毒查杀，定期对学校内网和外网进行监测与维修，避免通过网络信号泄露学校财务档案信息内容。另外，学校要提高财务档案管理工作人员的专业素质和技术水平，定期组织档案管理人员进行相关知识学习和集训，还要对学校财务档案信息化管理控制室进行人脸识别，只有授权的工作人员才可以进行总信息数据室，其他人员不得入内。

（三）建立学校财务档案查询网络平台

学校技术人员可以建立学校财务档案信息查询平台，学生和教师可以进行网站查询需要的财务档案内容，网站平台实施实名认证制度，必须是在校学生和教师才可以登陆查询，技术人员要定期整理网站登陆信息日志，以便日后出现问题的登陆资料信息查询。在校学生和教师可以在平台上下载各种需要的信息，平台为学生和教师提供全文下载服务、原文下载服务、文章获取服务、文章打印服务等。总之，学校财务档案管理网络平台的建设就是为了服务学生和教师。

（四）建立完善的财务档案管理机制

学校要建立完善的财务档案管理体系，建立工作人员奖惩制度，用强制性的规则规范约束工作人员的日常管理工作，使学校财务档案信息化管理工作变得更加规范性和时效性。建立学校财务档案信息化管理监督机制，学校全体学生和教师都是财务管理人员的监督者，建立学校财务信息投诉意见箱，学生和教师可以在投诉意见箱中进行不规范财务档案管理工作检举，也可以对学校财务档案管理提出自己的意见和建议。

三、结语

综上所述，虽然我国很多学校的财务档案信息化管理工作进展并不顺利，但是，只要学校认清财务档案信息化管理工作的问题和不足之处，对症下药，优化学校财务管理工作机制，健全学校财务档案信息化管理数据库，加强财务管理技术水平和专业素质，领导人和管理员充分发挥其指导和约束作用，实现全体师生共同监督的财务管理监督机制，学校的财务档案信息化管理工作一定会取得更好的管理效果，实现财务档案管理工作的高效性与时代性。