浅谈人事档案的重要作用及保管工作

■杨晓微／洮南市商务综合办公室

档案的管理工作也是事业单位管理工作的一个重要组成部分，他可以不断地提高工作效率和工作的质量。科学有效地进行档案的管理，它可以反应出一个事业单位的管理水平，也可以为单位的经营，进行相应的策略提供更有力的支持，不断的调整管理工作的方法，找出更适合事业单位发展的方案，这样才能够推动事业单位的各个方面的发展，也可以为事业单位和其他方面的合作奠定了良好的基础。

一、人事档案管理的重要作用

（一）凭证作用

档案它是对于过去一些工作和历史的重要记录，它也可以为人才的管理提供重要的依据。现在的事业单位中，在进行人才的招聘过程中，对于人事档案是非常看重的。工作人员通过出示自己的人事档案，可以以这个为依据，不断的增加事业单位对员工的信任程度以及对于员工的认可。档案它是具有法律效应的，并且也存在着一定的客观性，有些档案他保存了单位中一些重要的信息，或者工作人员自身的各种真实经历。也有些档案是一些合同，他可以为事业单位的纠纷过程中提供重要的依据，所以相关的单位也要做好档案的管理工作，并且也要对于这些信息进行合理的保管。

（二）参考作用

对于一些人事档案的建立，是人类不断的进步和发展的产物。他属于对于历史的记录，也是一个最重要参考材料，它反应了在发展过程中最真实的情况，并且有重要的事实依据。它的内容也是十分的丰富，对于各种事项的真实记录，它也反应了人们的实践活动的过程。当前在很多的事业单位发展中，对于人才的需求他主要是来自于整个单位的内部，有效地进行管理工作，并且制定科学合理的计划，全面地分析人力资源的发展情况。任何一个单位都有自己的档案管理的部门。如果一些事件需要涉及到档案时，可以到当然得管理部门去得到相应的材料，对于这项管理的工作者，工作时要有严谨的态度，对于各种信息要进行整理，并且要保管好，也要有相应的法律法规知识，严格的对于档案的信息进行保密。

（三）促进事业单位的发展

近些年来，我国的档案事业也得到了新的发展，各个部门也在不断的加强管理，并且进行不断的创新，不断的将工作的重点转移到档案的使用和服务上来，更多的要服务好人们，才能更好地做好管理工作，技术方面的人才变化非常的快，这也为事业单位的人才开发创造了有利的条件，现在的市场竞争越来越激烈，这也需要对于人才进行培养。进行良好的档案管理，也能够为事业单位的建设提供良好的材料，尤其是对于相关单位文化的影响，利用当前的科学技术，对于档案进行科学化的管理，这样才有利于相关事业单位的全面发展。

二、人事档案的保管工作

（一）提高认识，加强领导

各个单位的领导要充分的认识到进行档案管理工作的重要性，也要更加的明确各个部门的职责，不断地强化管理人员的管理意识和综合素质，把这项工作作为一项最基础的工作，列入到每天的工作当中，并且也要进行不断的规划和改革。并建立专门的管理小组，对于各个人员要进行分配工作，有针对性地开展各项工作，并且要及时的发现，分析和研究在工作中存在的问题，也要根据当前实际情况采取相应的措施，对于这项工作进行改进，并且将责任落实到位，不断的强化档案的监督管理工作，对于各个部门要进行全面的监督和管理，这样才能够保证整个档案系统管理的完善。在进行这项工作中，为了避免出现办理完以后出现材料的丢失现象，要不断的加强工作人员对于这些材料及时的存放和整理，将这些材料收集好，做好相应的保管的工作。

（二）保障安全

要不断的加强档案管理工作的保密性和安全性，对于档案进行合理的利用。并且在管理工作的每一个环节都要有严格的制度进行管理，这样才能够保证档案不出现丢失的现象，也能够保证它的保密性。管理部门也要使用相关的保护设备，要有专门的人员对这些进行管理，并且工作人员还要熟练地掌握各项工作，能够合理的对这些材料进行使用，在出现问题时能够进行及时的解决，这样才能最关键的需求，不断的提高材料的使用价值，在档案的建立方面，要建立一个严格的监督和管理机制，确保这项工作的每一个环节都有严格的制度进行控制，要对这些档案的信息进行严格的保密，并且要有严格的程序，做好全面的记录，确保档案的安全。

三、结语

人事档案的管理是一项具有专业性，科学性的管理工作。相关的单位，更加重视对这项工作的管理，单位中的各个成员要的这项工作进行配合，并且能够实现档案的现代化管理，这项工作也是我国人事改革和不断发展的需要，不断的对于档案的各种信息进行管理，也能够满足当今社会发展的要求。我们要不断地提高创新的意识，在发展的过程中寻找更适合的方法，把这项工作开展得更加顺利，也不断的推动各个事业单位的发展。