信息化档案馆服务功能的开发利用探讨

崔铭

（中国海洋石油渤海有限公司天津滨海高新区服务分公司，天津 300450）

信息化档案馆即实体档案馆的信息化形态，是当代档案馆建设的必然发展方向。档案馆的本质就是保存与使用信息的场所，随着数字化技术的不断升级，档案馆走向了信息化的道路，更多地采用联机网络的方式储存档案，但是与之相关的服务功能还未得到充分开发利用。本文正以此为关注点，探讨与信息化档案馆服务功能开发利用有关的问题，以期使档案馆的价值得到更好的发挥。

1 加强信息化档案馆服务功能开发利用的意义

1.1 提高信息使用效率

信息化档案馆是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的信息体。馆内所集成的信息包含重要的存史资料、丰富的用户信息，是原生的、独有的、不可替代的信息资源，能够为使用者提供有益的参考和借鉴。信息化档案馆的共享性能够使这些信息得到更好的使用。以信息化企业档案馆为例，它能够集成与企业发展有关的一系列关键信息，以分类的形式加以保存，在营销、管理、交流、决策等方面可以起到关键作用。企业的档案资源库可基于内部局域网平台构建一个大规模的信息共享库，形成一个开放式的资源存取空间，并实现数据的自由传输，为企业各部门提供准确的信息参考。企业的生产管理者可根据企业的战略发展需要解读与利用相关数据，从而能够将档案馆的信息价值转换为经济价值与社会价值。

1.2 建立现代服务形态

为促进档案馆自身的发展，当代的档案馆应努力向现代服务形态转变，其中开发利用信息服务能够产生重要作用。传统的档案馆中，信息载体与内容都较为单一，用户只能通过人工模式实现检索，服务形态较为陈旧。在传统的服务形态中，用户在寻找、定位信息的过程中花费大量时间，不仅影响了用户的信息使用体验，也对档案馆的发展形成抑制。通过开发信息化档案馆服务功能，可以实现智能化检索，为用户提供种类丰富、时间覆盖全面的资源数据，使得服务形态发生深刻的变化。可以说，开发利用信息服务是促进档案馆向现代化转型的必由之路，在这个过程中，档案馆得以在经济社会发展中起到更加积极的能动作用。

2 提高信息化档案馆服务功能开发利用水平的策略

有鉴于信息服务的重要意义，当代档案馆可以从以下四方面着手加强服务功能的开发利用，从理念和行动上促进档案管理的发展与进步。

2.1 服务理念对接时代需要

中国人民大学信息资源管理学院的徐拥军博士认为，过去的档案管理单位在履行职能的过程中将自身工作的便捷性置于第一位，未能充分关注使用者的真实要求。随着社会的进步，档案馆应趁信息化变革的契机转变服务理念，让档案馆服务切实成为知识服务，实现服务导向的管理创新。

在这一理念下，档案部门的档案管理与展示应当以用户需要为牵引，处处体现服务用户的目的。笔者认为，信息化档案馆的网络体系必须要充分考虑到终端使用的便捷性，在实际工作中不断调整思路，完成从客观审视业务流程到合理改进工作制度的整体性转变。档案服务不能以推测、预设甚至是想像用户的需要为基础，而必须要以通过调查研究获得的数据为前提，使档案馆的信息搜寻、组织、分析与重组能力不断进步，成为使用者的可靠资料来源。

2.2 探索多元信息服务模式

2.2.1 信息集成服务模式

信息集成服务模式是信息化档案馆服务中最为主要的一种，对档案馆及其使用者都具有至关重要的意义。集成性信息服务模式将档案馆内的各种要素资源进行整合，根据服务地区或单位的实际情况，做好各类资料的系统编研或专业编研，使之以信息化的方式呈现。具体而言，资源是开展信息集成档案服务的基础条件，技术是提供服务的基本架构，人对信息的选择与组织则是提供内容的最终保障。信息集成服务可为用户构建一个多元化的服务体系，将不同年代、不同类型、不同格式的档案资源互相联络、有序呈现，得以突破许多传统档案管理工作中的难点，最终让信息的使用者受益。

2.2.2 个性化信息服务模式

个性化是当前档案馆的重要发展趋势，即所提供的服务要能够满足不用使用者的差异化要求。档案馆从无差别服务转向个性化服务，体现了以人为本的前沿理念。个性化档案服务提高了服务的针对性，是一种以使用者为中心的服务模式。按照这一服务模式，信息化档案馆要依据所构建的网上平台，依据用户的区别性偏好提供服务。网上平台的信息记录与分析功能，可使用户按照个人化的习惯选择和使用服务。如果用户预留信息推送路径，还可主动向使用终端提供所需要的内容，便于用户查阅。通过这种途径，不仅实现了信息内容的个性化，也实现了服务途径、服务方式的个性化，使信息化档案馆真正成为随时调取的知识库。

2.3 重视信息使用咨询指导

应当指出，并非所有的使用者都能够掌握信息化档案馆资源、设备以及服务项目的使用方法。因此，重视信息使用咨询指导是提高信息化档案服务效能的应有之义。档案馆要采取多元化的途径，加强宣传教育，让使用者了解如何接触和利用档案馆所提供的信息服务。具体的途径可包括举办讲座、开设短训班或咨询人员指导等方式，让使用者掌握查找资源的方法。除现场宣传教育外，也可向使用者发放手册，提供详细的说明图示以供研读。不论采用何种途径，都要求档案馆管理者重视对接用户，制订相关的宣传规划，使尽可能多的用户学习如何使用相关服务，提高档案馆信息服务使用意识，懂得如何调取、加工信息知识。

2.4 加强档案管理队伍建设

管理信息化档案馆对管理队伍的素质具有很高的要求。当代各行各业都在强调要促进人员专业化，档案馆也要开展人员专业化。信息化档案馆的工作人员不仅要有专业的档案管理知识，还应当具有对档案信息进行数字化处理的能力。档案馆管理队伍的水平，与服务功能的开发利用水平具有直接的联系。为加强档案馆工作队伍建设，可从以下两个方面入手。第一是严把人才招聘选用关，选择学历达标、经验充足以及观念先进的人才担任档案馆工作。第二是加强培训，形成培训定制，让档案馆工作者在业务知识和操作技能等方面增长才干，并掌握信息化档案馆发展的最新趋向，不断更新知识结构，填补能力短板。可邀请档案管理方面的专家学者来馆讲课，充实工作人员的理论与实践水平。

3 结语

信息化档案馆作为一种新型的档案馆，其功能的开发利用是一个系统复杂的长期工程。在这个过程中，需要领导部门重视，基层人员切实在技术上、服务上下工夫，也需要使用者加强信息使用意识。可以期待，随着档案馆科学化程度的不断提高，信息化档案馆将更多地发挥出有利于用户与社会的信息服务功能。