探究提高机关事业单位档案管理的信息化水平

王静

摘要：由于我国人口众多，在全球化进程加快的时代背景下，要想加强我国的综合软实力，机关事业单位的整体水平至关重要，而档案管理能力是其很重要的一项组成部分，而我国当前机关事业单位档案管理水平整体水平与发达国家还相距甚远，因此基于这一情况，笔者结合当前我国事业单位档案管理水平现状，分析探讨了如何提高我国机关事业单位的档案管理水平。

关键词：机关事业单位；档案管理；信息化

1档案信息化建设的内涵

档案信息化建设是当前国家档案行程机构顺应时代潮流趋势，将档案整理统一规划并利用现代化信息技术来进行统一管理，从而使得档案管理在先进的信息技术帮助下更加科学合理，加快现代化信息档案管理的脚步。也就是说将档案信息的纸质版转变为电子信息虚拟化模式，但是与此同时，档案管理信息化的建设是一项长期的工作任务，短期内无法取得非常重大的成就，因此档案管理相关的机构需要跟随时代发展，与时俱进，将先进的信息技术设备和规范应用到档案管理中，促进机关单位档案管理信息化建设。

2信息技术在档案管理中的应用

2.1提升档案管理的工作质量

对于机构和公共机构而言，档案管理工作的目标往往繁多而复杂，并且与组织的各个方面有关。如果人员工作离开的档案信息仅依靠人力进行整理和分析，无疑档案归档是一项巨大的工程。在档案管理工作部门将符合新时代的科学技术应用到档案管理工作之中去，档案的管理和组织将会变得更加有效率，同时档案管理有关部门的人力、物力、时间等都会最大限度的被节省。

2.2提升档案保存的稳定性

纸质版文件在长期保存过程中极其不稳定，容易受外部环境的影响，而与之相比，电子版文件受外界影响因素较小，稳定性可使得其长期保存。在正常情况下，电子文件（如CD和移动硬盘）用于存储电子文件，每个电子文件将备份2-3份。使电子文件存储的安全性和稳定性显着提高。

2.3提高传递档案的效率与安全性

在传输过去的纸质文件时，通常需要大量的物理和人力，如果它不在原来的位置，很容易导致文件丢失。然而，利用科学技术保存的档案利用互联网这一介质不仅可以节省跨部门、跨地区甚至跨国家传输的时间和效率，同时也能在很大程度上保证文件传输的安全性。

2.4加强档案文件信息的共享与交流

由于处理纸质档案往往带来诸多不便，导致政府机关各单位和部门之间文件共享和交流不足。使用现代信息管理技术也可以有效地弥补这一不足。自从使用信息管理技术以来，文件管理水平发生了重大变化，从以前的文件级逐步形成了系统的管理模式。不仅如此，信息技术还可以与各级政府和机构的部门密切联系，为文件查询提供更大的便利，进而提升文件使用效率和管理质量。

3信息时代的机构和机构信息管理创新

3.1将管理转变为服务

在过去人们的理解中，认为记录管理只是一项行政工作。然而，随着时代的变迁和信息时代的到来，我们希望不会实现的信息传递和共享可以在几秒钟内完成。在这个时代背景下，人们对档案资料的便利性要求逐渐提高，档案管理部门应该从自身出发。顺应时代潮流，摒弃传统工作理念，将服务这一理念贯穿整个工作过程中。例如，通过信息技术的特点向服务对象提供更多样化和完整的文件信息。并通过电子文件的特殊分类，方便用户的查询等。近年来，随着信息化进程的逐步推进。人们对档案管理信息的时间等各方面需求都越来越多，日益多样化，在查询和提取档案时都更加要求高效，所以，档案管理部门应该顺应时代发展，结合社会大众的需求，将档案管理服务的质量尽快提升。

3.2积极转变传统档案管理方式

鉴于实践，在传统机构的档案管理中，由于需要面对大量无聊的纸质材料进行不同类别的登记和保管，这不仅耗费大量时间和精力，而且管理人员长期以来在这些任务中不可避免地会犯错误。结果，它将不可避免地导致机构中档案管理的效率和质量的显著降低。有鉴于此，这就要求绝大多数机构和机构应积极改变传统的档案管理方式。第一，各机关，事業单位应积极组织相关档案管理人员学习，从思想上推及到行动，将科学信息技术在档案管理工作中的应用的重要性有充分的认识。然后改变其传统的档案管理思想。第二，在改变管理人员的思想后，机构还必须根据所介绍的档案管理方面的信息技术和设备制定相应的定期培训计划。这将为快速有效地改变他们的文件管理实践奠定坚实的基础。最后，在前期工作都做完之后，为了能让培训达到预期的效果，档案管理相关部门要结合实际情况制定相关的绩效考核制度，将基于培训内容的奖惩结合起来。换句话说，档案管理人员的个人表现和奖金与培训评估的结果相关联。相反，这一系列相关措施确保它会得到回报，这有助于确保文件管理实践得到有效转换。

3.3建立起完善的档案信息数据库

与传统档案管理不同，信息时代下机构档案管理中的数据库是其核心组成部分。这是因为档案信息数据库的建立不仅在很大程度上减少了文件存储所需的空间和设备，而且在保证档案存储安全性的基础下也同时可以将档案信息数据库的价值充分利用。所以，基于这种情况，档案管理机构在档案信息数据库方面重视起来，将其完善。档案管理工作的相关部门需要结合自己的相关实践工作，建立数据库目录，能够有效利用档案信息数据库。在创建的目录中输入相应的文件信息数据以建立完整的数据库。由于目录的准确性和科学性对建立的数据库的质量有直接影响。因此要格外注意。为此，大多数政府机关和事业单位在建立档案信息数据库之前应该准确分析自己的档案管理工作对象，然后建立科学合理的数据库目录。

3.4注重档案管理工作者的综合素质

在大数据时代背景下，档案管理工作者的培训格外注意，在培训中完善档案工作者的工作能力，提高他们的综合素质。当前机关单位的工作者在实际档案管理工作中存在一些不足，有些单位的档案管理工作人员甚至对于如何操作计算机电脑都存在疑问，所以相关档案管理部门想要取得长足进步，高素质，综合能力完善的人才是必不可少的。所以档案管理部门想要实现档案管理信息化，机关事业单位在这类方面的培训要加强并重视，提高档案管理工作者的综合素质，培养责任心。

参考文献：

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[2]刘萍；如何加强机关事业单位档案管理[J]；才智；2016年21期

[3]张晓斌；机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J]；办公室业务；2016年06期