计量技术机构电子文件档案管理系统设计与实现

文·王娜

随着计算机技术和互联网应用的普及与发展，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，通过电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的电子文件应运而生，产生了大量的电子档案。[1]同时，档案信息量的迅猛增长，传统档案管理手段已无法满足档案信息的存储、查询需求，对计量技术机构电子文件档案资料管理来说，这一需求更为强烈。随着计量技术机构信息化建设步伐加快，如何利用信息化技术手段开发机构电子文件档案管理系统，实现电子文件档案规范、科学化管理，保证计量数据资料信息的准确性和完整性，实现计量技术机构信息资源数据共享，达到数字化计量的目标，具有重要的现实意义。本文将结合计量技术机构电子文件档案资料特点，对电子文件档案管理系统的设计与实现进行详细分析和研究。

一、电子文件档案管理系统设计的需求分析

计量技术机构电子文件档案管理系统是以文件生命周期理论、文件连续体理论为基础，基于互联网技术，全程通过计算机来实现对电子文件的收集积累、数据管理、长久保存和有效利用为一体的在线档案数据资料管理系统。

计量技术机构电子文件档案主要分五类，包括质量体系档案（技术档案、业务档案、与质量体系相关的技术人员档案、仪器设备档案）、干部人事档案、财务档案、科研档案和其他档案等。[2]本文参照GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》[3]、ISO 15489《文件管理国家标准》[4]等文件规定，结合对省、市级计量技术机构档案管理工作的调查研究，将电子文件档案管理系统的功能需求分为以下五部分：

（一）收集录入。实现档案资料网络信息化，提供资料数据录入、转化和收集整理，不仅可以录入纸质档案，而且可以收集传统文件数字化形成的电子文件，主要类型有：扫描文件、图像、图形文件、视频文件、音频文件、通用软件产生的文件、数据库文件等，还可以通过网络将处于流转状态的电子文件与办公自动化OA系统等进行联结，实现批量电子文件直接流转入需归档的档案数据库中。[5]由于计算机网络的便捷性，电子文件应可以根据需要随时收集，并且对于电子文件档案收集人员来说，要保证所收集资料数据的完整性和安全性。

（二）整编归档。整编归档的目的是便于电子文件档案的保管、维护和检索，而其中的基础和关键技术就是要实现档案的分类编目功能。系统在设计的过程中，依据国家档案分类标准及计量领域相关管理办法的规定，按照档案的不同特点，如来源、内容、载体、保管期限、保管机构等进行分类处理，确定立卷方案，明确立卷规则，通过计算机辅助功能或人工方式完成档案编目，实现档案的整编归档。在整编归档的过程中，档案管理人员需要凭借本人在计量技术机构工作的经验和技能，通过查看电子文件档案数据或内容，对待归档的文件进行技术鉴定，根据需要适时进行档案整编归档工作。

（三）鉴定销毁。通过在整编归档功能中所实现的对不同类型的电子文件档案保管期限的设置，系统可以自动鉴定检索出过期档案，档案管理人员再参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定，通过系统办理审批后，销毁档案，其中属于保密范围的归档电子文件数据，必须确保从系统中彻底清除，并且无法通过操作系统的恢复技术进行恢复；不属于保密范围的，实现逻辑删除即可。此外，系统在做销毁处理的同时，要保存被销毁电子文件档案数据的销毁日志，以备查询、备案。

（四）查找检索。电子文件档案的最大价值体现在用户的使用上，而要实现这一价值最有效的手段就是便捷、高效的查找与检索功能。此功能应用的前提是，依据文件管理相关规定，设置用户可查询范围、检索结果显示范围和可浏览形式等权限。其次，应支持多形式、多途径的检索方式，同时可以实现网络化检索，大大提高工作速度和效率，满足大型跨地区计量技术机构异地查询、利用电子文件档案的需求。最后，可以根据用户的权限，直观、灵活地显示检索结果。

（五）统计打印。为了对机构电子文件档案进行有效的监督和管理，系统应可以实现对档案的收集、整编、归档、检索利用、鉴定销毁以及实体档案存放等情况的统计，具有权限的档案管理员可以采取固定或随机的方式获取统计报表，并根据需要进行打印，实时掌握机构电子文件档案的有效运行情况。此外，机构的工作人员也可以根据实际业务需要，在有权获知资料数据的前提下，自定义生成统计报表，有效提高档案的利用价值。

二、电子文件档案管理系统功能模块及数据库设计

（一）数据收集录入模块设计

该模块可以使计量技术机构部门电子文件形成人员完成对各类档案数据资料的录入、上传、修改、编辑等工作，并能完成电子文件档案原件（纸质文件）与已收集电子文件未归档数据库的批量挂接，最终将收集到的电子文件存入待归档数据库。流程图如图1所示。

图1 数据收集录入模块流程图

（二）数据整编归档模块设计

该模块实现了对未归档所有电子文件档案的分类、存储和管理，方便了本机构工作人员的检索、查询和利用。档案管理人员登录系统，对本机构各部门提交的待归档的文件数据资料进行鉴定，确保各份电子文件的技术指标和职能要素均符合要求，审查合格的文件，根据编目规则进行整编归档，存入已归档数据库。流程图如图2所示。

图2 数据整编归档模块流程图

（三）档案鉴定销毁模块设计

该模块与数据整编归档模块中的分类编目设计相对接，结合计量技术机构档案资料的分属类型，依据保管期限，自动检索出待销毁的档案列表。此列表可以实现对不同类型的电子文件档案的保管期限进行自定义、修改、维护等功能。具有鉴定销毁权限的档案管理人员根据检索到的过期档案，提出销毁申请，经所涉及过期档案资料的分管部门负责人鉴定，提交机构领导签批；按照领导的批示，进行鉴定处理：需要销毁的，直接清除至回收站；需要修改保管期限继续存档的，修改后返回归档数据库。对于需要销毁的档案数据，根据保密范围，选择是否彻底删除。最后查询、记录、打印鉴定销毁档案数据的全部日志记录。流程图如图3所示。

（四）档案查找检索模块设计

该模块结合计量技术机构电子文件档案的分属部门及机构工作人员对各类档案的需求，设置用户查询方式、输出检索结果的权限，对没有权限的查询方式不予支持，对不在用户权限范围内的检索结果不予显示，对无权限打印档案资料的只能在线浏览。按照计量技术机构的工作特点，系统为用户编制了大类（技术档案、业务档案、人员技术档案、仪器设备档案）、小类（大类细化）、文件编号、文件名称、主题词、分属部门、归档时间等查询条件。用户可以通过简单查询、分类查询、自定义查询等多种方式进行查找和检索，并且可以通过机构的OA办公自动化系统、移动办公系统，实现同一机构多地查询、检索的功能。[5]具有打印权限的用户，可以设置结果显示格式，选择结果导出格式，完成下载；只具有浏览权限的用户，只能实现在线查阅。流程图如图4所示。

图3 档案鉴定销毁模块流程图

图4 档案查找检索模块流程图

（五）数据统计打印模块设计

该模块的数据统计打印功能分属于机构专职档案管理员和分属部门负责人。系统为专职档案管理员设置了固定统计模式和自定义统计模式，其中固定统计模式的报表，由档案管理员自行根据需要编制常用模板，包括机构档案基本情况统计表、电子文件档案数据统计表、档案年报（季报）等，只需输入起止时间，便可自动生成打印，方便快捷；另一种就是自定义模式的报表，通过自定义字段：档案类型（技术档案、业务档案、人员技术档案、仪器设备档案）、保管期限、份数、存档地点、销毁情况、检索次数等等自动生成报表。对于分属部门负责人来说，在权限允许前提下，根据实际业务需要，自定义字段，完成对本部门或本领域的技术、业务、人员、仪器设备的相关数据统计，并可以根据需要计算一定时期内数据的和、平均值、增长量（率）等。[6]统计报表的输出形式多样，除文字内容外，还可以生成图表、图形、图例，并能通过不同色彩、图标进行标注。流程图如图5所示。

图5 数据统计打印模块流程图

（六）系统数据库设计

数据库设计的目标是通过建立层次结构分明、逻辑严谨而相对独立的数据库体系，实现合理、有效地数据存储，满足电子文件档案管理收集、归档、借阅、检索等需求，为用户准确、快速地提供有用信息。其设计要遵循基本的几项原则：能够满足数据存储需求，数据要准确且便于管理与用户访问，具有良好的数据库安全保障机制，数据冗余要合理，数据库布局、整体性能要合理等。在需求分析的基础上，数据库的设计主要完成电子文件档案数据表与字段的定义，一般采用汉字的首个拼音字母组合来表达其含义；对表的定义中，主要突出描述表的名称与含义、字段名称、字段类型、字段长度、是否允许为空值（允许空值）、缺省值等字段信息。系统设计的主要数据列表包括：系统用户信息、录入文件基本信息、归档文件有效信息目录、文件待审批操作处理、归档文件目录、技术属性维护等。[7]数据模型是面向数据库中的逻辑结构的，一个数据模型能够向用户提供一组数据。对于系统的安全应用设计，通常采用数据系统默认的规则进行处理。

三、电子文件档案管理系统的实现

系统结构的构建主要包括三种模式：客户端/服务器模式即C/S（Client/Server）结构、浏览器/服务器模式即B/S（Browser/Server）结构、 B/S与 C/S混合结构体系。计量技术机构内部通常采用局域网的形式实现计量档案信息的管理，通过Internet网中动态网页向有关管理部门、专业所（中心）传输资料信息，以此实现对计量信息的控制与共享。结合计量技术机构这一特点，根据对其电子文件档案管理系统功能需求分析与模块流程设计，该系统采用WWW技术与B/S、 C/S混合结构相结合的形式实施。具体地说就是档案人员业务处理通过两层结构将数据送入主服务器处理，而普通用户检索查询则通过浏览器向WEB服务器发出请求，在主数据库进行查询，将查询结果回传给用户。[5][7]实施结构图如图6所示。

使用电子文件档案管理系统后，计量技术机构档案管理部门和各业务部门人员有了良好的接口，使数据从各个相关部门直接流入档案系统，由档案系统将收集的数据加工整理后再次呈现给各部门，实现数据充分利用。[8]整个电子文件档案管理系统的工作实施流程如图7所示。

图7 技术机构电子文件档案管理系统的工作实施流程图

四、 结语

电子文件档案管理系统的设计与实现突破传统档案管理模式，将手工管理与计算机信息化系统管理有机结合，通过管理系统分类存储大量资料、数据，解决了传统档案存储占据较大空间，耗费大量人力、物力的问题，节约了档案管理成本。通过设计档案的收集、归档、鉴定、查询、统计等模块实现对计量技术机构档案资料的统一、规范化管理，保证计量数据资料信息的准确性和完整性。系统的实现不仅使工作人员查找资料变得更加方便、快捷、高效，而且也有助于档案资料及时跟踪、收集、更新，提升了档案管理工作效率。此外，档案信息化系统的建立，实现了计量技术机构信息资源共享，工作人员使用数据资料也可以不受时间和空间的限制。