浅析如何提升人事档案管理效能

张海宁

摘 要：人事档案管理工作对于用人单位和个人都具有重要意义，必须加大重视力度。对于用人单位来说，要想真正提高人事档案管理水平，一方面要提高管理人员的素质，另一方面还要创新自身的管理方法，当然还要完善相关的制度，只有这样才可以提高人事档案管理工作水平，优化目前的档案管理工作，不管是对于用人单位自身，还是对于每一个员工未来的发展都具有重要的意义。

关键词：人事档案；管理效能；提高措施

1 人事档案管理的重要性分析

不管是工作过程里还是日常生活当中，人事档案都是不可缺少的东西，人事档案的存在准确的记录了一个人的个人阅历，并且会终生陪伴一个人。通过人事档案，可以体现其人生中重要的生活轨迹，通过人事档案可以判断其学习生活和工作生活，了解每一个个人的学习状况，因此对于个人来说具有重要意义，所以不管是对于用人单位还是个人，人事档案的重要性不言而喻，而用人单位的人事档案管理重要性也可想而知，具体的人事档案管理重要性分析如下所示。

1.1 人事档案准确记录个人轨迹，體现个人阅历

对于任何一个人来说，其个人生涯都在自身的人事档案上有所体现，因此必须做好人事档案管理工作。对于人事档案管理人员来说，要充分重视自身工作对于单位的意义，提高个人的责任感，只有这样才可以做好人事档案管理工作，进一步完善档案，提高档案的真实性，更好的投入到这一工作当中。

1.2 人事档案管理对于人事管理工作具有重要意义

事实上，人事管理工作包含的内容比较多，但是人事档案管理工作扮演着重要的角色，只有做好这一工作才可以提高综合水平，因此，不管是用人单位还是每一个档案管理人员，都要重视这一工作，提高信息的准确性，完善相关的档案信息。

1.3 人事档案的真实完整性体现了相关部门的工作质量

评价人事档案管理部门工作的质量和效率主要参考的就是人事档案的工作是否完整和真实，要想提高人事档案的真实性，提高其完整性，就要不断创新相关体系，完善有关规章制度，提高工作的合理性，这对于人事档案管理部门来说具有重要意义。

2 浅析人事档案管理面临的问题

2.1 部分人事档案管理缺少连续性

在对部分地区进行人事档案调查的过程中发现，部分人事档案存在管理连续性缺乏的问题，这样就严重影响了人事档案管理的科学化与合理化。由于人事的调动性问题，部分人事档案管理部门并没有及时的进行的管理和更新，这样就容易造成人事档案管理缺乏连续性的问题，不利于促进档案管理的延续性。这样一来，当有关部门对一些人事档案进行调查管理的时候，容易出现档案缺乏的问题或者是档案连接不上的问题，这样就造成人事管理的严重问题，不利于管理的科学性和合理性。而且部分人事档案管理缺少连续性，还容易造成人事管理的严重性错误，不利于促进人事管理的科学性。

2.2 部分人事档案管理模式封闭

在对部分人事档案管理工作进行实际调查的时候发现，部分人事档案管理模式封闭，档案只供给部分领导或者是组织使用，个人不能接触和看到档案，这样就很难保证档案管理的科学性。因为对于档案管理来说，不仅要具备一定的保密性，还应该保证人事档案管理模式与时俱进，实现人事档案管理的科学性。但是在实际管理过程中，这种封闭式的档案管理模式仍然存在，并且限制了人事档案管理的实用性。对于人事档案管理来说，如果管理模式存在严重的问题，这样一来就会严重制约人事档案管理的科学性，不利于保证档案的科学使用。因此，在新的发展背景下，档案管理者必须要加强人事档案管理的科学化。

2.3 部分人事档案管理缺乏真实性

在档案管理的过程中，由于人事档案的变更和变动，这样就容易导致部分人事档案的真实性问题，不利于保证人事档案管理的科学性。例如，在对某些人事档案进行调查的时候发现，一些细节问题并没有交代清楚，这样就容易造成档案内容的误解，不利于保证档案内容的真实性。长期下去，这种人事档案管理的错误将会越来严重，不利于保证人事管理的科学严谨性。因此，在面对部分人事档案管理缺乏真实性的问题的时候，必须要采取合理的解决措施进行解决，否则将会严重影响人事档案管理的科学性。

3 提高人事档案管理水平的有效策略

3.1 建立科学的档案管理机制，严格责任追究

档案管理单位和相关管理部门，应该加强制度建设，确立严格的责任追究制度和一把手负责制度，确立档案管理工作的重要地位，使档案管理漏洞一旦出现，能在第一时间落实责任，提出整改方案，提高工作的规范性。为了更好地协同解决档案管理中出现的种种问题，还要不断建立和完善档案协调机制，使档案材料的形成和收集过程能够得到多部门的有效配合，从而有效提升档案工作的效率。

3.2 加强队伍建设，不断提升档案管理人员的专业素质

针对我国人事档案管理人员专业素质不高，职业素养较差的问题，我们应切实抓好队伍建设，通过多种方式和多种手段，不断提升档案管理人员的专业素质。首先，要重视档案管理人员的培训和学习工作，定期组织档案管理人员进行集中学习和交流，使最新的档案管理思想得到贯彻、最有效的档案管理方法得到交流。其次，要坚持“请进来”战略，改变档案管理思维，在人事档案管理人员的挑选过程当中，尽量选择和吸收专业素养较高、政治思想正确，为人正派、工作负责的人参与到本单位的人事档案管理工作中来，提升档案管理工作的可靠性。最后，应适当提高档案管理人员的待遇标准，以不断激发他们的工作热情。

3.3 探索人事档案管理新模式，实行集中与分散相结合的方式

人事档案管理权上，应明确所有社会组织都具有建立、收集和管理本单位职工人事档案的权力和义务。在此基础上探索和建立人事档案管理新模式，实行集中与分散相结合的管理模式。机关人事档案由组织部门统一管理；企事业单位和非公社会组织负责本组织内职工的人事档案的收集和管理。为了保障职工权益和各单位的知识产权，在职工调离或退休后，其人事档案由原单位保留若干年后再统一送交人才交流服务机构统一保管。职工个人就职或服务新单位后，再由新单位重新为其建立人事档案。这样既能保证人事档案的完整性和连续性，同时不同单位间的人事档案可以相互鉴证，也有利于维护人事档案的真实性和权威性。

3.4 努力提高人事档案管理信息化水平

现代信息技术发展日新月异，人事档案管理引入信息技术手段势在必行。人事档案就相当于人才信息资源库，我们要加快人事档案数据库建设，尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，既方便利用者又提高人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。使人事档案工作走上科学化、制度化、规范化的轨道。

4 结束语

人事档案是指国家机关、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用。它是个人成长的真实写照，也是考察能力的重要依据。因此，人事档案具有不可替代的重要作用。

参考文献

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