人事档案材料的收集与整理初探

贺小伟

摘 要：人事档案管理对于任何单位来说都是一项非常重要的工作，其中人事档案材料的收集与整理是基础和前提，必须要确保及时准确全面的收集材料，并且进行科学化的规范整理，这样才能确保人事档案价值，为组织人事部门提供准确的参考。对于新时期的人事档案材料收集与整理工作，必须要及时革新工作理念和工作方法，注重科学技术的运用，不断提高工作效率和工作質量。笔者主要从事人事档案和流动人员大中专毕业生档案管理工作，针对人事档案材料的收集与整理工作谈一谈自己的看法，以供参考。

关键词：人事档案材料；收集整理；意义；问题；措施

人事档案是相关人事信息的载体，当下社会对其着重视程度较高，已经逐步成为人事衡量标准，对认定评定具有关键性。由于相关人事信息多元化，复杂性较高，因此该领域相关人员应当采用科学性路径对相关人事资料进行收集，并采用科学性路径对其进行整合，材料的收取应当具有规范性，并且应当具有较强的完善性，提升该环节质量，从而使人事档案管控质量得以优化。

1 人事档案材料收集及整理工作的意义

1.1 对组织部门提供参考

组织部门在对各级员工及人员单位调动或升降职时，原有部门的人事档案具备很高的参考意义，能够使组织部门人员对该人员的真实情况有一个完整详细的掌握，从而将其调至其适合的岗位，是他的才能真正为社会的发展做出贡献。但是如果人事档案由于档案整理人员的水平、意识等等原因而使档案的不够完整、失真等情况，那么人事档案对组织部门的参考意义就大大降低，从而使人员的真实情况无法展现出来，造成人才利用不合理，这对整个社会也是一种损失。

1.2 有利于选拔出优秀人才

一份完整、真实的人事档案能够显示出该工作人员的能力水平以及身体素质、心理素质等等的情况，对于一些活动选拔、特殊任务选拔时能够起到迅速掌握人员情况的作用，再加上面试，基本就可以确定哪些人员是本次活动需要的人员。完成这种便捷选拔的前提条件就是我们的档案建立人员一定要建立出完整、真实的人事档案[1]。

2 目前人事资料收集与整理中存在的主要问题

2.1 工作意识淡薄

现阶段，人事档案由专人掌控，由人事管控部门进行管控，但相关工作人员对该环节重要性认识不足，在资料获取和工作中存在忽视性的问题，对档案相关问题的明确度不足，对何种资料应当通过档案路径进行保存，何种资料自行进行保存的判断度不足[2]。由于档案意识构建不足，导致面对相关问题不知采用何种路径解决，从而不利于人事评定及管控工作的开展，增加了工作量。

2.2 材料不够完整

要使一份人事档案起到其该起的作用，必须保证其内部材料的完整。例如，一份完整的大学毕业生档案，应包括入学登记表、高考考生档案、大学录取通知书、在读学习期间历年学习成绩单、在校期间的奖励和处分情况、毕业实习鉴定，毕业生鉴定表等等，这些材料是缺一不可的，对于学生在大学乃至以后的发展都是不可缺少的，这就要求我们档案制作人员一定要严格把关，不能使学生档案发生遗漏、缺失的情况。但是对于一些企业及单位来说，往往内部档案整理人员缺乏相关材料，再加上其他部门的漠视不配合，就会导致整个档案的不够完整，对后期的使用也会有很大的影响。

2.3 档案的不够有效

目前我国各级单位进行档案的收集整理时，往往会发生只为了完成上级任务而敷衍操作的情况，导致档案材料与实际情况不符，最终发生单位档案千篇一律，每个人的经历都差不多，不能真正反映每位员工的真实情况，而在档案进行使用时只能废弃不用。

3 加强人事档案材料收集与整理工作的措施

3.1 及时革新管控意识，增强责任感

当下，由于该领域相关人员的相关意识科学性不强，陈旧化较为严重，这使相关管理困难度提升。相关部门针对信息收集和整理环节应当构建相关标准，引导相关人员进行意识革新，从而使档案管控意识提升，认真地做好本职工作，树立较强的工作责任感，从而不断优化工作质量。

3.2 优化材料收集，注重真伪鉴别

档案收集管理人员要对收集的材料进行基本的真伪鉴别，鉴别之后才能将材料收集进档案中，缺少盖章签字都要及时将签字或盖章补上，对人员真实情况反应不够清晰的材料不能收集，将其及时销毁，不能使那些有着明显差错的档案归档，对表面不够清晰，字迹模糊的材料要及时进行重新打印，不清楚的地方要及时与当事人核对，防止档案失去其参考借鉴意义，真正地做好档案管理服务。

3.3 规范化整理材料，确保查阅便利

对档案的整理要严格遵守相关档案标准，这个标准不同单位有不同的规定，但是大致不过是要使用相同大小的纸张，字体使用多少大小，行间距，段落与纸边缘间距多少等等要严格按照规定来做，做好调资表，考核表等工作报表，这样才能在查阅档案时，能够迅速、有效得找到所需的资料，并使档案阅读人员在阅读时能够清楚的掌握材料所要表达的内容，确保档案材料的价值[3]。

3.4 采用计算机管理路径，提高工作效率和质量

当下，科技革新速度较快，相关人员应当在管控路径中采用信息化路径对相关资料进行收取及分析，也要采用数字路径对相关档案进行保存，只有这样，该工作有效度才能够提升。在进行相关资料收集和整合时，采用计算机路径对相关资料进行收取，并且采用计算机对其尽心整合，提升其准确性[4]。相关人员通过计算机进行材料整合时，应当将相关内容网络化，人们可以在网络上对相关档案进行调去，从而提升其方便性。采用该路径能够使相关材料收集有效性增加，也使材料整合精准度增加，从而使档案管控有效性提升，其质量得以优化。

4 结语

总之，对于新形势下的人事档案材料收集与整理工作，相关人员应当采用科学性路径进行收集，并且要根据该资料内容进行科学性整合，从而使档案管控质量得以提升，确保档案的查阅检测方便性，为人才选拔和人员调动工作提供高质量的服务。

参考文献

[1]张晓波.独立院校人事档案管理与高校人力资源管理的探析[J].经营管理者，2016（03）：173.

[2]高丽.从全国干部人事档案专项审核工作看科研院所人事档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2016（10）：164.

[3]戴晓妹.坚持标准完善机制扎实做好住建系统干部人事档案工作[J].办公室业务，2016（19）：90.

[4]朱乔芙，崔丽志.人事档案材料的收集与整理[J].兰台内外，2017（02）：58-59.