大数据环境中发电厂企业文书档案的信息化转型

孙惠媛��

摘 要：

随着科技的快速发展，信息技术被广泛应用到了社会经济生活的方方面面。在大数据环境下，发电厂企业借助信息技术对文书档案实施管理能有效提高管理效率，也有利于档案价值的深入开发和利用。基于此，本文从大数据与发电厂企业文书档案管理的关系入手，详细阐述了大数据环境中发电厂企业文书档案管理的内容以及开发利用策略，希望能对发电厂企业文书档案管理的信息化转型提供参考和借鉴。

关键词：大数据；发电厂企业；文书档案；信息化

发电厂企业在发展过程中产生的文书档案记录了发电厂企业的发展历程，具有重要的参考价值。文书档案资料的形式多种多样，如图片、文档、视频等，在大数据环境下，有必要借助信息化手段提升文书档案管理工作效能。

一、大数据与发电厂企业文书档案管理

（一）大数据的含义

大数据是指体量太过庞大，用户无法及时获取并进行加工处理的数据。换言之，因为数据规模太过庞大，导致使用现有的软件工具难以在限制时间内实现数据的获取、查询、管理、处理等。大数据技术不但能够促进企业对数据资源的有效利用，还能够促进企业对有价值的数据资源实施专业化处理和加工，提升数据利用价值。当前，大数据技术已经被广泛应用到人们生活的各个方面，在一定程度上改变了人们的工作、生活和思维习惯。对此，发电厂企业文书管理也应加快信息化建设步伐，为档案开发利用创造良好的基础。

（二）发电厂企业文书档案的信息化管理

文书档案的信息化主要是指利用现代化信息手段，对文书档案进行整理、收集、传输、管理、存储、利用和开发，将文书档案的载体和形式进行网络化和数字化转化，以提高其利用价值，进而为发电厂企业管理工作提供更优质的服务。

二、大数据环境中发电厂企业文书档案管理的内容

（一）数字化管理模式

传统的文书档案大多以纸质作为载体，文书档案管理人员要手动录入这些信息，工作量非常大，任务繁重，同时也不方便档案查阅，这些纸质文书档案的存放也需要占用大面积的库房、档案盒架和橱柜。在大数据环境中，纸质文书档案的缺点都可以被数字化档案所弥补，这不仅可以最大限度地节省物力、人力和财力，同时还可以无限量地进行复制黏贴，操作更加方便快捷。对文书档案实施信息化管理的一项重要工作就是将这些纸质档案转化为电子档案，以数字化形式进行保存，即转变为数字化档案。文书档案管理实施数字化转型，是大数据环境中文书档案管理和建设的内在要求。

（二）网络化管理模式

文书档案经过数字化建设形成电子档案之后，还要通过现代科技技术进行计算机网络联网，以满足不同类型、不同层次、不同网络范围、不同地域的用户的档案需求。所以，要想实现对发电厂企业文书档案资源的利用和共享，就必须对文书档案进行网络化管理。文书档案的网络化管理应实现如下功能：网络归档、网络分类、网络借阅、网络组卷、网络传送、网络复制、网络隔离、网络交流、网络上传、网络获取、网络下载、网络服务、网络存储等。另外，还应从網络安全出发，实施物理隔离和逻辑隔离，以确保档案安全。

（三）安全化管理模式

在大数据环境中，信息安全是一个非常突出的问题，文书档案的网络化管理也造成档案安全隐患。所以，在具体实施过程中，发电厂企业要及时升级管理系统、改进技术、强化有关保密手段，以有效解决网络安全问题，具体包括以下几个方面：一是要杜绝因网络和设备故障、工作人员操作失误、网络黑客攻击、计算机病毒等导致的文书档案遗失和损毁。二是要加强安全保密管理，对于涉密的文书档案，发电厂企业应制定完善的保密管理措施，对不同的文书档案分别采取不同的保密等级，包括部分公开、完全公开和完全保密等不同等级。

三、大数据环境中发电厂企业文书档案的开发利用

（一）丰富文书档案类型与数量

在大数据环境中，建立高价值的、类型齐全的文书档案是文书档案信息化建设的主要目标。传统纸质文书档案类型单一，通常只包括本企业的资料、上级文件、与外界联系的资料等。在大数据环境中，文书档案的类型十分丰富，如动画、视频、宣传课件、3D虚拟、多媒体等。发电厂企业在文书档案信息化转型过程中，应确保信息资料的数量和质量，并增强自身数据处理能力，以为用户提供更到位的服务。

（二）对文书档案进行加工处理

发电厂企业应对文书档案进行加工处理，建立文书档案检索系统，并确保检索的准确性、高效性和全面性。首先，发电厂企业应确定便捷合理的检索方法，这就需要发电厂企业对文书档案的分类、内容、级别、共享性、时限等进行详细规定。就档案分类而言，建议文书档案在最初归档时就分为本企业档案、上级档案、对外联系档案三大类，对于本企业的文书档案还可以进一步细分为业务档案、会议档案、劳资档案、活动档案、历史档案等。其次，发电厂企业可以按照人员、会议、文件、劳资、科研、历史资料等不同类别，建立文书档案数据库，并铺设档案数据检索所需的网络。文书档案网络链接应涵盖各种区域范围及类型，比如：城域网、互联网、局域网、广域网、专用网以及内部网等，为实现文书档案资源共享奠定坚实的硬件基础。

（三）完善文化档案的开发利用

文书档案的重要功能之一就是为用户提供利用服务，这就要求发电厂企业加强文书档案的开发利用，深入挖掘文书档案的内在价值。毋庸置疑，发电厂企业文书档案本身具有十分重要的史料价值、研究价值和凭证价值，这为档案的开发利用奠定了基础。在积极进行档案开发的基础上，发电厂企业应大力发展数字化文书档案，为用户提供多种类型的数字化服务，彰显大数据环境中现代化档案服务特色。例如：发电厂企业可以通过网络电话、网络视频、网络短信等多种现代化通信方式，给用户提供档案咨询和查询服务；可以通过网络硬盘、电子邮件等渠道，给用户提供文书档案远程传输及下载服务；还可以给用户提供某部门、某企业的档案信息跟踪服务。除此之外，发电厂企业应不断加大文书档案的开放程度，把文书档案面向各区域范围进行开放，不仅要为本企业、本地区用户提供服务，还要进一步为全省、全国乃至全球范围的用户提供服务。

结语：

总而言之，在大数据环境中，实现文书档案信息化是时代发展的必然要求。发电厂企业文书档案信息化，可以更方便快捷地实现档案共享和查阅，大大提高文书档案的管理效能，进而提升发电厂企业文书档案的价值，促进发电厂企业的健康有序发展。

[参考文献]

[1]申新颖.发电厂企业文书档案以“件”整理的利弊与对策[J].办公室业务，2017，0（9）：128-128.

[2]李云娟.浅谈电力企业文书档案的现代化管理[J].卷宗，2015，5（1）：498-498.

（作者单位：华能渑池热电有限公司，河南 三门峡 472400）