基于RPA的财务共享中心应收管理优化研究

程平　纪薇

【摘 要】 应收管理一直是财务共享服务的核心业务，虽然近年来财务共享服务应收流程管理的优化有目共睹，但依旧存在过多人工操作造成的时效长、成本高、错误不可控等问题。以A集团财务共享中心应收管理为对象，在阐述A集团财务共享中心应收管理现状及其存在的客户管理偏重事后评价、发票开具人工成本高与收账核对时效长等问题的基础上，引入RPA机器人流程自动化技术，对客户信用评价、发票自动开具与收款自动对账等方面进行流程优化与改进，期望研究能够为财务共享中心应收管理自动化技术应用提供借鉴与参考。

【关键词】 RPA； 财务共享中心； 应收流程； 流程优化

【中图分类号】 F232；C932 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2018）15-0153-05

一、引言

当前，依托先进的信息技术，财务共享服务模式不断提升企业财务管理能力，从多方面提供质量管理及决策支持以强化财务人员的财务管理职能，但依旧存在管理流程繁琐、人工成本过高的问题。云计算、电子发票与会计电子档案的应用，大数据、云会计[ 1 ]及人工智能的发展，推动传统财务向共享财务发展，也给财务共享服务的优化管理带来了机遇。2017年6月，全球四大会计师事务所应用智能化技术先后推出财务机器人财务流程自动化，实现了RPA（机器人流程自动化）在财会界的初次应用。RPA被业界誉为财务智能化的第一步，将RPA引入财务共享服务的核心应收账款处理中，能尽可能地优化当前流程，对企业应收流程的管理有至关重要的作用。

财务共享服务模式已被众多企业采用，其优化问题一直是开发者与使用者关注的焦点。何瑛等[ 2 ]指出财务共享服务是在对公司内各流程精简化和标准化的基础上整合财务运作、再造管理流程的制度安排，针对其财务流程再造进行资金、业务的集中共享，体现了流程优化对财务共享中心优化的重要性。张瑞君等[ 3 ]以中兴通讯十年的财务共享服务变革之路为例，探讨财务共享服务流程再造过程，从组织、技术、流程、绩效考评等维度进行了优化分析。王志达[ 4 ]基于目前财务智能的发展，结合财务共享模式存在的问题，提出利用智能化技术来优化财务共享模式的新思路，使财务共享模式对企业业财信息流的采集、整合与共享的属性融合，改善企业跨部门信息流脱节的现状。

综上所述，现有研究就财务共享中的流程优化多针对业务方面的改进，鲜有基于RPA技术对应收管理流程自动化的优化研究。企业应收管理的流程可靠RPA外挂做集成和自动化优化，在不改变企业原有流程的基础上对各个系统进行整合连接，实现系统的深度集成與自动化。鉴于此，本文分析了A集团当前财务共享中心应收管理的现状及存在问题，并基于RPA技术提出了对财务共享中心应收管理的优化与改进建议。

二、A集团财务共享中心应收管理现状与问题分析

（一）A集团财务共享中心应收账款现状

A集团创建于1950年，原属交通部直属四大航务工程建设一级施工企业。2006年，集团成为世界500强企业中国交通建设股份有限公司的全资子公司，集设计、施工、资本运作于一体，以路桥、港航、铁路、城市轨道交通、市政工程施工为主业，是一家多元化经营的大型工程建设企业。A集团于2008年开始财务共享中心建设，与浪潮合作并采用浪潮财务共享服务应用，全面整合企业的业务流、资金流、核算流，实现了企业内部财务流程的标准化、规范化，进一步实现了信息化建设，有效地提高了企业的营业额并节约了单位成本。历经十年的财务共享服务探索，A集团财务共享建设已处于行业前端，建立了完整的组织框架、健全的工作机制和具体的内部控制实施方案，取得的经验和成绩逐渐赢得业界的认可。

A集团建立的财务共享模式应收管理流程主要包括发票开具、应收入账、债权确认、债权核销、账龄分析与档案归档等环节。集团根据分子公司业务部提出的开票申请，首先出纳岗人员需人工打开CRM系统从内复制粘贴相关数据，后由初审岗对金额进行人工审核，审核无误后交付出纳岗开具发票并由总账FSSC核算岗进行应收入账。其次，在出纳岗确认收款后，由初审岗对金额、单号等信息人工审核对账，审核通过后进行债券核销。最后，根据此次客户的付款信息进行账龄分析，总账复核岗进行总结归档。A集团财务共享中心应收管理流程如图1所示。

（二）A集团财务共享中心应收账款问题分析

1.偏重事后评价，未建立客户事前信用评估机制

控制收款风险是企业施行应收管理的一大重要目标，因此针对客户的信用管理非常重要。目前A集团只存在“向下”信用管理，即对承包商、供货商等下行对象的信用考核，并未对客户施行“向上”的信用管理。其针对客户的信息管理仅是收到款项并完成销售发票与收款回单的审核后，由资金系统自动核销客户债权信息并根据各个公司会计政策的不同出具按年或按月的账龄分析表实现档案归档。这种仅事后分析没有事前审查的管理方式缺乏对应收账款收回风险的控制管理，容易造成呆账或坏账的发生。

2.跨系统数据无法自动采集，交接数据需要人工操作

在A集团中，当用户提出开票申请后公司的会计人员从CRM系统中的客户验工计量单、客户转账通知单以及相关合同协议书中复制粘贴相关开票数据后交予初审部门进行审核，初审部门人工审核无误后开具相应发票。这种通过人工移除、复制、粘贴、提取、合并的方式实现大量的数据从一个系统到另一个系统的跨系统数据转移，不仅效率低下，而且在手工操作过程中容易造成数据遗漏，其信息不完整且不准确的潜在性以及操作中解决方案可能出现的分散现象都反映了这是一项低效率且存在误差的作业活动。

3.未施行影像管理技术，信息采集需人工输入

当客户付款后，依据收款回单的不同形式有不同处理，出纳人员依据收款详细信息对其登账，若有客户采用转账或POS机等支付方式产生的电子回单，资金管理系统会自动登记收款；采用现金或承兑汇票等没有电子回单的，则需要出纳人员手工录入信息。鉴于目前电子票据并未完全普及，大量繁琐且低效率的纸质回单录入进一步造成了企业人工成本的增加、流程速度的降低与误差的不可控。收款核销是应收流程中的重要环节，对企业应收账款的风险管控和客户信用管理至关重要，企业若要准确控制最新的应收账款风险，需要财务人员及时匹配销售发票和收款记录，并清理出未付款客户。但我国企业尚未普及将发票编号等关键信息放入支付指令，加之大多企业长期习惯于合并付款，这增加了财务人员收款核销的难度，也让人们普遍认为此流程无法自动化，占用了大量人力成本。

由A集团财务共享中心的现状不难看出，当前财务共享服务应收流程虽存在一些技术能令已有数据自动生成凭证，但对大量基础性数据的录入、转移还需要人工操作，在耗费人力的同时还不能完全保障输入数据的正确性。同时，由于各信息系统间的跨系统信息集成需要很长的建设周期，现阶段企业主要手动解决，因此财务共享中心需要投入大量的人力来处理集中后各类跨系统、跨部门的繁重、枯燥且低价值的基础工作，从而难以抽出更多人手从事如战略决策、内部控制等高附加值的工作。若能在数据输入与信息匹配这些繁琐却有规则性的处理活动中有所改进，将在很大程度上推动应收流程管理的优化。

三、基于RPA的财务共享中心应收流程优化

目前已有众多企业启用财务共享中心，通过财务及人员的集中实现规模效应，统一业务流程，进而优化企业财务处理。相较于传统的线下财务处理方式，财务共享中心的启用无疑极大地提高了企业的效率，但这些企业的财务共享中心仍然有提升空间。根据安永的最新统计结果，当前有企业已经开始利用RPA技术自动化财务、税务或者业务的一些流程，通过扩大对不同金融系统和软件应用程序的整合大大减少手工操作时间。

RPA（Robotic Process Automation）是基于计算机编码以及基于规则的软件，通过执行重复的基于规则的任务将手工活动进行自动化的一种技术。RPA业务对象涵盖共享服务中心主管及业务流程外包合同的管理人员，这两类对象拥有客户系统众多的共性，且系统深度集成与自动化程度低，可靠RPA外挂做集成和自动化，通过流程自动机器人和共享中心系统的相互协助，进一步提升共享中心的效率和准确性。同时，RPA技术也可以对企业原有系统之间存在的差异化问题进行协调优化，实现系统之间的对接，帮助解决技术系统之外的沟通问题，使企业的财务流程处理更加透明与便捷。除RPA带来的效率提升，其成本效益与施行可行性也非常可观。考慮到RPA不需要存储任何交易数据也不需要数据库，相较于BPMN模型程序包，RPA方案不需要软件接口配置的编程技能，仅仅通过拖动、删除和连接图标就可实现。

当前大多企业应收环节中的数据录入都需要手动操作，存在一些长期被企业默认为人工处理的环节，如发票开具、票据识别与供应商数据处理等。而RPA技术能够针对这些重复性大、认知需求低、多系统访问及误差不可控的规则性数据进行处理，其在业务流程自动化方面的优势突出且技术相对成熟，可以针对业务流程自动化实现短平快的开发和应用。同时，其侵入性低，不用改变原有的业务和技术架构，只需要将企业内外部不同的系统连接起来，最终实现数据共享的目的。

针对财务共享中心应收管理的优化，需先对其流程进行规范化、标准化处理，以便进一步利用RPA对可行性环节进行流程优化。财务共享中心应收管理的优化，需要创立一个应收共享方案，建立从客户管理→开票→核销→应收账款管理的完整闭环，完整且规范化的流程可为RPA自动化处理建立基础环境，并更有利于财务共享中心跨系统管理，实现在共享中心对关键控制点的集中管控。因此，必须就共享中心和本地财务、业务涉及的客户管理系统、合同管理系统、订单到结算管理系统与应收管理系统的处理梳理清晰，如图2所示。基于A集团现行应收管理流程与图2所示的新闭合流程的RPA财务共享中心应收流程优化研究如图3所示。

（一）通过财务共享中心建立客户信用体系，实时监管收款风险

企业应收管理的目的之一是最大限度销售产品，达到销售额的最大化；其次是最大限度控制风险，将呆账、坏账控制在最低限度。若A集团针对客户的经营数据、账龄还款数据、违法合规等信息建立客户信用体系进行事前评价，则可对收款风险进行有效监控。在RPA技术下，机器人通过后台在CRM系统中获得客户信息并实现客户的基础数据管理，对客户名称、税号、银行账号、开户行等数据进行统一化管理。在已建立的主数据基础上，FSSC的CRM系统还能够依据企业的账期管理分解项目指标，依靠预先设置的关联规则算法进行客户评分的自动测算，若测算结果出现异常状况，机器人会识别出客户的异常信息，如负债比率过高、企业账期过长、虚假业绩数据等，随后发出预警并自动将不符合的客户筛选出来，谨慎选择与此类客户的合作。并以此根据每个客户的债款偿还能力进行分析，以便对每个客户的付款期进行设置，实现自动和人工催收管理，最终达到企业应收管理的收款时效最优化、坏账风险可控化。具体如表1所示。

（二）跨系统数据自动采集，实现自动开票

企业应收流程起源于业务部的合同签订，签订合同之前由财务共享中心的CRM系统（客户关系管理）收集采购信息，并对前期已有客户数据的信用管理中心进行账龄分析和信用审核，决定是否接受订单。CRM系统着重维护信息完整，针对客户数据的新建、更新与注销，售出商品数据的价格与折扣以及保存部分客户对个别发票和结算的特殊要求（如合并付款、分开发票等）进行信息存储与分析。RPA技术下机器人可在后台同步更新并直接提取CRM系统信息，不再需要财务人员进入CRM系统手动提取。合同中含有订单信息与客户税务信息等重要数据，当市场人员提供合同订单后，系统开始通过影像扫描、识别的方法来记录其中的关键信息，将合同信息数据化，通过计划任务方式从SAP等ERP系统中导出待开票数据至平台接口服务，实现跨系统数据支持自动开票。在开票过程中，开票系统实现合并拆分功能，进行按销售套开票、折扣处理、作废、冲红处理以及发票号码回写等基本开票项目；业务部对已有信息进行真实性确认，确认后将已生成的增值税发票预览传送至初审岗系统以进行对账审核；初审岗再次匹配CRM系统与合同管理系统中的相关数据进行对账，对账确认后交由领导审批、总账岗复核，最终自动生成发票凭证。具体如表2所示。

（三）采用影像管理技术，智能采集、传输数据后自动对账

影像管理系统通过控制不同的高速扫描仪对各种原始凭证、发票、报账单、合同等会计资料进行影像扫描、图像处理、条码识别、发票OCR识别等。当出纳岗收到账款后将收款回单交至FSSC初审岗位进行影像扫描，无论对方采取现金、汇款或支票等何种付款方式，其电子回单或纸质回单都统一采用ORC扫描自动识别回单数据并将数据导入系统下沉至数据库。初审扫描通过后自动匹配收款电子回单数据和前期的发票数据，机器人根据内置逻辑判断函数，自动匹配付款客户名称、付款客户账户与已开发票、金额，若发生差异则会基于预先设定的各不一致情况的异常处理程序将结果反馈给业务部门进行确认；如通过匹配则送至总账核算岗进行凭证生成，最后发送至复核岗位生成凭证，实现自动核销。具体如表3所示。

四、结语

本文基于RPA技术进行财务共享中心应收管理研究，引入当下财会界备受瞩目的RPA技术对财务共享中心应收流程进行优化。优化过程在保留现行流程的情况下进行，通过后台自动跨系统合作，最终达到降低施行成本、提升施行质量并完善共享中心处理能力的目的。希望通过本文分析能够对集团企业进行财务共享服务模式下的应收账款管理提供理论指导。

【参考文献】

[1] 程平，何雪峰.“云会计”在中小企业会计信息化中的应用[J].重庆理工大学学报，2011（1）：55-59.

[2] 何瑛，周访.我国企业集团实施财务共享服务的关键因素的实证研究[J].会计研究，2013（10）：59-66.

[3] 张瑞君，陈虎，张永冀.企业集团财务共享服务的流程再造关键因素研究：基于中兴通讯集团管理实践[J].会计研究，2012（17）：57-64.

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[5] AGUIRRE S，RODRIGUEZ A.Automation of a business process using robotic process automation （RPA）：a case study[M].Applied Computer Sciences in Engineering，2017：65-71.