如何做好涉密档案的保管与利用工作

崔小燕

【摘 要】随着我国市场经济的迅猛发展，档案管理工作逐渐引起人们的关注，档案作为一种记录社会信息的重要载体，对其的管理工作越来越受到各级各部门的高度重视。如何做好涉密档案的保管与利用工作，是当前档案管理中值得深思且不容忽视的问题。

【关键词】涉密档案；安全；保管；利用

一、完善设施设备，健全涉密档案保管硬件保障

涉密档案是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载国家秘密信息的各种文件、书刊、图纸、资料、光盘、磁盘、磁带等。涉密档案按照密级又可分为：绝密级、机密级和秘密级三个等级。涉密档案关系着国家的安全和利益，一旦泄露对国家的安全和利益造成不可估量的损失。因此，在日常档案管理工作中，首先要做好涉密档案的保管工作，我认为需要从以下几个方面入手：

（一）完善涉密档案制作、保管设施设备

一是从涉密档案的产生来看，低密级的设备不能处理高密级的信息，反之，高密级的电脑则可以处理低密级的信息。因此，在选择处理设备方面，要根据涉密档案的密级高低来配备制作涉密档案的电脑、打印机、复印机等，严禁在非密设备上进行涉密档案的制作和收发，每份涉密檔案要标注密级、保密期限、份号和发放范围，并做好收发登记，印制时要选择具有保密资质的单位进行印制，印制过程中产生的草稿、废稿、废页等应妥善保存，不需保存的应及时销毁。二是从涉密档案的保管设施设备来看，首先要按规定配齐涉密档案保管设施设备，设立涉密档案保管库房，配备档案保管设备，绝密级涉密档案需配备密码保险柜予以保管，机密级、秘密级涉密档案需配备密码文件柜予以保管。严禁把手机等通讯设备带到涉密档案保管库房，严禁在涉密档案库房中拨打电话、拍照等。三是从涉密档案的数字化上来看，严禁在非涉密计算机或秘密等级与涉密档案密级不相匹配的设备上进行涉密档案的数字化操作，严禁将涉密档案数字化委托给不具有保密资质的单位进行制作。

（二）建立健全涉密档案管理制度

建立健全分管档案工作副局长责任制、分管机关档案工作科长责任制、机关档案管理员责任制，档案保密制度、保管与保护制度、鉴定与销毁、安全事故问责办法等制度。涉密档案与普通机关档案要分开存放，并成立由分管领导、科室负责人及办公室具体经办人员负责的涉密档案管理领导小组，具体负责涉密档案的管理。确定涉密要害部位和人员，按照“谁主管谁负责”的原则，层层签订保密责任承诺书，层层落实涉密档案的保管责任。

（三）正确区分涉密档案的保管期限和保密期限

确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。保管期限一般为永久、30年、10年。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定，它表示国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，国家秘密的保密期限，除有特殊规定外，绝密级事项不超过三十年，机密级事项不超过二十年，秘密级事项不超过十年。保密期限在一年及一年以上的，以年计；保密期限在一年以内的，以月计。国家秘密的保密期限，自标明的制发日起算，不能标明制发日的国家秘密，自通知密级和保密期限之日起算。

二、细化利用环节，严格防范利用过程中的各类风险

涉密档案作为档案的一种，档案管理人员在保守国家秘密安全的同时，也要严格做好涉密档案的开发利用工作，充分发挥涉密档案应有的价值和作用。一是从查阅人员上来看，办公室要明确1-2名责任心强、业务素质高的人员专门负责涉密档案的调阅和使用。二是从查阅程序上来看，查阅人员需提供经领导签字同意的查阅许可书方可到涉密档案室查阅涉密档案。秘密、机密涉密档案经分管领导签字同意，绝密级档案须经主要领导签字同意。三是从涉密档案的利用上来看，涉密档案管理人员要做好涉密档案查阅登记，制定涉密档案查阅使用登记簿，明确写明查阅人员、查阅时间、查阅内容、查阅方式（是否有复印）、查阅用途等。特别要注意的是，绝密级的涉密档案原则上不允许复制、摘录和引用，机密、秘密级涉密档案可以摘录和引用，但是摘录和引用要进行派生定密。涉密档案的复印须在秘密等级相匹配的涉密复印机上进行复印，涉密档案复制的前提是都要经过定密机关审批，加盖专用的密件复印章，密件复印章内容包括单位名称、密件编号、密件日期以及复制密件按原件管理等内容。

三、加强宣传培训，强化档案管理人员保密意识和水平

涉密档案的保管和利用，从根本上来说，需要涉密档案管理人员的不懈努力。而提高涉密档案管理人员的保密意识和管理水平，为涉密档案管理人员提供理论支撑和思想基础，以正确应对和防范涉密档案保管和利用各个环节的风险就显得尤为重要。保守档案秘密是每个机关档案管理人员不可推卸的责任，在日常工作中，要采取与典型案例相结合的方式，定期组织档案管理人员特别是涉密档案管理人员学习保密法，不断增强档案管理人员保密意识，防止泄密事件发生。与此同时，还要加强档案管理人员业务培训，正确区分涉密档案的使用范围和使用权限，以确保在保证涉密档案安全的前提下充分发挥涉密档案的价值和作用。

参考文献：

[1]刘洪新，如何做好档案的保管期限与保密期限的区分工作；《医学创新研究》，2008年4月 第5卷 第12期。